Prowadzisz firmę i widzisz, że wydatki rosną szybciej niż przychody? Nie jesteś sam. Znalezienie dobrego pracownika nie jest proste, a koszty energii i ceny materiałów wciąż rosną. Sprawdź, jak skalować działalność bez dodatkowych kosztów.
Średnie koszty prowadzenia działalności wzrosły w ostatnim roku o 20-30%. Utrzymanie nowych pracowników staje się coraz droższe ze względu na podwyżki płacy minimalnej. Wiesz, że możesz zwiększyć moce przerobowe swojej firmy bez zatrudniania kolejnych osób?
Gdzie uciekają pieniądze w firmie produkcyjnej?
Największym ukrytym kosztem w firmie produkcyjnej jest czas Twoich pracowników poświęcany na powtarzalne zadania biurowe. Handlowiec spędza godzinę dziennie na ręcznym tworzeniu ofert i umów. Księgowa traci 2-3 godziny na przepisywanie danych z faktur. Kierownik produkcji poświęca codziennie 45 minut na pobieranie raportów z kilku maili.
Monotonne czynności administracyjne
Te czynności pochłaniają czas, który mógłby zostać wykorzystany na obsługę klientów, planowanie produkcji i rozwój firmy. Godziny spędzone na wykonywaniu monotonnych zadań przekładają się na stratę pieniędzy.
Policzmy to na konkretnym przykładzie. Przy minimalnej krajowej (4300 zł brutto) jedna godzina pracy kosztuje firmę 28,10 zł. Jeśli Twoi pracownicy spędzają łącznie 4 godziny dziennie na ręcznym przepisywaniu danych, miesięcznie generuje to koszt ponad 2300 zł. Rocznie to już prawie 28 000 zł. Te zadania można zautomatyzować za ułamek tej ceny.
Kosztowne pomyłki
Do tego dochodzą koszty błędów w ręcznie wykonywanych zadaniach. Pomyłka w ofercie może kosztować kilka tysięcy złotych straty. Źle przygotowana faktura generuje dodatkowe godziny pracy księgowości i opóźnienia w płatnościach. Błędny raport produkcyjny może prowadzić do przestojów wartych dziesiątki tysięcy złotych.
Stracone szanse
Najdroższe są jednak stracone szanse biznesowe. Gdy Twoi handlowcy spędzają czas na papierkowej robocie zamiast na rozmowach z klientami, tracisz potencjalne zlecenia.
Gdy kierownik produkcji, zamiast optymalizować procesy, składa raporty, tracisz możliwości zwiększenia wydajności.
Gdy księgowość, zamiast analizować przepływy finansowe, ręcznie wprowadza faktury, tracisz szansę na lepsze zarządzanie gotówką. Te niewykorzystane możliwości kosztują Twoją firmę znacznie więcej niż sam czas pracowników.
Jak uwolnić czas i pieniądze w firmie?
Zamiast zatrudniać kolejnych pracowników do obsługi rosnącej liczby dokumentów, możesz uwolnić czas obecnego zespołu dzięki prostej automatyzacji. Nie musisz zatrudniać programistów i tworzyć skomplikowanego systemu wymagającego dużych nakładów finansowych. Wystarczy, że zautomatyzujesz niektóre procesy biznesowe.
1. Automatyzacja obsługi faktur
Zamiast ręcznego przepisywania faktur, zautomatyzuj odczytywanie dokumentów przychodzących mailem. System wyciągnie najważniejsze dane – kwoty, daty, numery dokumentów – i prześle je do programu księgowego. Twoja księgowość dostanie gotowe dane.
2. Automatyczne tworzenie dokumentów
Nie ma potrzeby ręcznego tworzenia umów i ofert. System potrzebuje 5 sekund na pobranie danych klienta z CRM i wygenerowanie kompletnego dokumentu. Nie pomyli się podczas wpisywania informacji. Nie zmieni przypadkowo formatu.
3. Automatyczne raportowanie
Samodzielne zbieranie danych z różnych działów nie ma sensu. System automatycznie łączy informacje z maszyn produkcyjnych, magazynu i działu sprzedaży. Codziennie rano (lub w dowolnym innym momencie) na Twoim mailu wyląduje gotowy raport. Możesz podejmować decyzje wtedy, gdy Ci wygodnie, bez czekania, aż ktoś przyniesie Ci dokument.
4. Inteligentna obsługa zamówień
Gdy zamówienie wpływa przez stronę internetową lub pocztę elektroniczną, rozpoczyna się automatyczny proces. System natychmiast tworzy kartę klienta w CRM. W tym samym momencie sprawdza dostępność produktów w magazynie. Na podstawie tych danych generuje potwierdzenie zamówienia i kompletuje wszystkie dokumenty potrzebne do realizacji.
Skalowanie działalności firmy z automatyzacją
Twoja firma dostaje dwa razy więcej zamówień. W tradycyjnym modelu oznaczałoby to zatrudnienie dodatkowych osób do obsługi dokumentacji, faktur i raportowania. Jeśli zautomatyzujesz te procesy, nie będzie takiej potrzeby.
System obsłuży taką samą liczbę faktur i umów w kilka minut, niezależnie czy będzie ich 10, czy 100. Twoi pracownicy mogą skupić się na tym, co wymaga ich uwagi. Przestają być niewolnikami powtarzalnej pracy biurowej. Zamiast spędzać godziny na kopiowaniu danych między arkuszami czy generowaniu standardowych raportów, mogą skupić się na tym, w czym są najlepsi.
Co zyskujesz, skalując przy pomocy automatyzacji?
- oszczędność czasu i pieniędzy,
- mniej błędów w dokumentach,
- szybszą obsługę klientów,
- zadowolonych pracowników, którzy mogą skupić się na wartościowych zadaniach,
- skalowalny biznes bez proporcjonalnego wzrostu kosztów.
Zacznij skalować biznes
Twoja firma może rosnąć już teraz, bez zatrudniania kolejnych pracowników i zwiększania kosztów operacyjnych. Automatyzacja uwolni Twój czas i da przestrzeń, abyś przetestował nowe pomysły biznesowe.
W ciągu jednego spotkania pokażemy Ci, które zadania można zautomatyzować najszybciej i jakie to przyniesie oszczędności. Policzymy ROI dla każdego procesu, żebyś wiedział, na czym najwięcej zyskasz.
Skontaktuj się z nami, żeby zidentyfikować procesy, które najbardziej obciążają Twój zespół.
