Prowadzisz firmę i czujesz, że coś blokuje jej rozwój? Twoi pracownicy spędzają za dużo czasu na powtarzalnych zadaniach, a koszty operacyjne wciąż rosną? Pewnie już wiesz, że automatyzacja procesów biznesowych mogłaby pomóc, ale nie wiesz, od czego zacząć. Spotykamy się z tym codziennie.
Księgowa spędza godziny na przepisywaniu faktur. Handlowcy tracą czas na ręczne tworzenie tych samych umów. Asystentka przeszukuje 10 skrzynek mailowych w poszukiwaniu ważnych dokumentów. A Ty, jako właściciel, zastanawiasz się, czy da się to wszystko zrobić sprawniej. Odpowiedź jest prosta: da się. Sprawdź, od czego zacząć automatyzację w firmie.
Krok 1: Znajdź odpowiedni proces do automatyzacji
Pierwsza zasada automatyzacji brzmi: zacznij od czegoś prostego i powtarzalnego. Nie próbuj od razu automatyzować skomplikowanych procesów, które angażują wiele działów. Zamiast tego, szukaj zadań, które:
- wykonywane są regularnie (codziennie lub kilka razy w tygodniu),
- zabierają dużo czasu pracownikom,
- są podatne na błędy ludzkie,
- nie wymagają kreatywnego myślenia.
Idealny proces do automatyzacji ma jasne zasady i określoną kolejność działań. Jeśli możesz dokładnie opisać, co trzeba zrobić krok po kroku, bez miejsca na interpretację – świetnie.
Przykłady procesów idealnych do automatyzacji na początek:
- zbieranie i segregowanie faktur,
- tworzenie standardowych umów,
- wprowadzanie danych klientów do CRM,
- obsługa zapytań od klientów,
- raportowanie czasu pracy,
- przydzielanie zadań.
Krok 2: Policz potencjalne oszczędności
Zanim zdecydujesz się na automatyzację, musisz wiedzieć, czy się opłaca. Oto prosty wzór na obliczenie ROI (zwrotu z inwestycji):
ROI = [(Zaoszczędzony czas × Stawka godzinowa × 12 miesięcy) – Koszt automatyzacji] / Koszt automatyzacji × 100%
Przykładowe wyliczenie:
Weźmy jako przykład proces zbierania i segregowania faktur w niewielkiej firmie.
- Pracownik spędza 2 godziny dziennie na wykonywaniu zadania (42 godziny miesięcznie)
- Stawka godzinowa: 28,10 zł (przy najniższej krajowej od lipca 2024)
- Koszt automatyzacji: 3000 zł
Roczne oszczędności:
- 42 godziny × 28,10 zł × 12 miesięcy = 14 162,40 zł
ROI = (14 162,40 zł – 3000 zł) / 3000 zł × 100% = 372%
Oznacza to, że z każdej zainwestowanej złotówki firma otrzymuje prawie 4 złote zwrotu. To bardzo dobry wynik, który uzasadnia automatyzację.
Uwaga: Automatyzacja nie opłaca się, gdy:
- proces wykonywany jest rzadko (raz na kwartał lub rzadziej),
- wymaga dużo kreatywnego myślenia i podejmowania złożonych decyzji,
- koszt wdrożenia przewyższa potencjalne oszczędności w perspektywie 12 miesięcy,
- proces często się zmienia.
Zarządzaj firmą mądrzej
Krok 3: Przygotowanie do wdrożenia automatyzacji.
Zanim rozpoczniesz automatyzację, musisz dokładnie zrozumieć obecny proces. Przygotuj mapę procesu zawierającą wszystkie kroki od początku do końca. Uwzględnij osoby zaangażowane w dane etapy, używane narzędzia i punkty decyzyjne.
Zaangażuj pracowników. Sukces automatyzacji w dużej mierze zależy od tego, jak Twój zespół podejdzie do zmian. Wyjaśnij, dlaczego wprowadzasz nowe rozwiązania. Podkreśl, że celem nie jest zwolnienie ludzi. Od początku pokazuj, jak automatyzacja ułatwia pracę i jakie korzyści przynosi.
Przed rozpoczęciem automatyzacji zrób inwentaryzację używanych narzędzi. Sprawdź, czy mają możliwość integracji przez API. Zastanów się, czego używasz rzeczywiście, a co nie jest Ci już potrzebne.
Krok 4: Skorzystaj z pomocy firmy pomagającej we wdrożeniu automatyzacji
Na rynku znajdziesz wiele narzędzi do „samodzielnej” automatyzacji, ale nie zachęcamy do ćwiczenia na żywym organizmie, którym jest Twoja firma. Współpraca z doświadczonym partnerem zaoszczędzi Ci wielu problemów i kosztów.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy wykonującej automatyzację?
Dobra firma wdrożeniowa powinna zacząć od liczenia ROI. Zanim przejdziecie do technicznych szczegółów, musisz być pewien, że automatyzacja Ci się opłaca. Jeśli firma od razu próbuje sprzedać Ci swoje usługi bez analizy opłacalności, szukaj dalej.
Profesjonaliści najpierw sprawdzą, jakich narzędzi już używasz i jak można je lepiej wykorzystać. Nie powinni od razu proponować zakupu nowych, drogich systemów.
Proces wdrożenia powinien być podzielony na jasne etapy. Firma musi poznać Twoje procesy, zmapować je, wykonać wdrożenie, przetestować je, a w razie potrzeby zaproponować szkolenie pracowników i późniejsze wsparcie.
Czerwone flagi, czyli na co uważać przy wdrożeniu:
- brak transparentności w kosztach,
- obietnice natychmiastowych rezultatów,
- brak doświadczenia i referencji,
- nacisk na długoterminowy kontrakt.
Twój partner w automatyzacji
Nasi klienci już dziś oszczędzają średnio 40 godzin miesięcznie na zautomatyzowanych procesach. To prawie cały tydzień pracy, który możesz przeznaczyć na rozwój firmy zamiast na żmudne, powtarzalne zadania.
Jest jeden haczyk. Nie każdą automatyzację warto wdrażać. W EasyAutomate, zanim zaproponujemy Ci jakiekolwiek rozwiązania, dokładnie liczymy, czy to się opłaca. Jeśli koszt przewyższa potencjalne zyski, uczciwie Ci to powiemy. Znajdziemy inny proces, który zautomatyzujemy z korzyścią dla Twojej firmy.
Odezwij się do nas, żeby przestać tracić czas i pieniądze na ręczne wykonywanie zadań, które może zrobić za Ciebie automat.
