Nie masz aktualnego obrazu finansów własnej firmy? Księgowa narzeka na bałagan w fakturach? Pracownicy spóźniają się z raportowaniem wydatków? Te problemy dotykają większość małych i średnich firm. Czy da się coś z tym zrobić? Oczywiście, podpowiadamy Ci jedno rozwiązanie: automatyzacja procesów finansowych.
Codziennie rozmawiamy z właścicielami firm o ich zmaganiach z finansowym chaosem. Oni sami lub ich pracownicy spędzają kilka godzin tygodniowo na zadaniach, które już od kilku lat z powodzeniem mogłyby wykonywać komputery. Automatyzacja nie wymaga przeprowadzenia rewolucji w firmie, ale daje rewolucyjne korzyści. Poznaj je!
Które procesy finansowe warto zautomatyzować?
Te czynności najczęściej marnują czas pracowników i są źródłem błędów:
- odbieranie i przetwarzanie faktur od dostawców,
- wystawianie faktur klientom,
- rozliczanie delegacji i wydatków pracowników,
- generowanie raportów finansowych.
Ile czasu zajmują w Twojej firmie? Te godziny można uznać za stracone, dlatego zainteresuj się automatyzacją.
1. Odbieranie i przetwarzanie faktur od dostawców
Zastanów się nad automatyzacją, jeśli proces obsługi faktury kosztowej w Twojej firmie wygląda następująco:
- pracownik odbiera fakturę mailem lub w formie papierowej,
- przekazuje ją do akceptacji przełożonemu,
- faktura wędruje do działu finansowego, gdzie jest wprowadzana do systemu księgowego.
Na każdym z tych etapów dokument może utknąć. Co gorsza, przy większej liczbie faktur trudno kontrolować terminy płatności. Opóźnienia pogarszają relacje z dostawcami.
Automatyzacja tego procesu wyeliminuje większość problemów.
System samodzielnie odbiera faktury z maila, rozpoznaje ich treść i wprowadza do systemu księgowego. Odpowiednie osoby otrzymują powiadomienia o fakturach wymagających ich akceptacji.
2. Wystawianie faktur sprzedażowych
Ręczne wystawianie faktur jest podatne na błędy. Można pomylić kwoty, wstawić literówkę w danych klienta, a nawet zapomnieć wysłać dokument. I po prostu długo trwa.
Zautomatyzowany system fakturowania może pobrać dane z systemu zamówień. Następnie automatycznie stosuje ustalone ceny i rabaty. Gotowe dokumenty trafiają na skrzynkę odbiorczą klienta.
3. Rozliczanie delegacji i wydatków pracowników
Pracownicy zwlekają z rozliczeniem wydatków do ostatniej chwili, ponieważ mają inne sprawy na głowie. W międzyczasie paragony gubią się, a dział finansowy marnuje czas na wysyłanie przypomnień.
Nowoczesne systemy dają możliwość fotografowania paragonów telefonem od razu po zakupie. OCR rozpoznaje kwoty i dane. System automatycznie przygotowuje rozliczenie. Menedżerowie mogą zaakceptować wydatki jednym kliknięciem po otrzymaniu powiadomienia.
4. Generowanie raportów finansowych
Przygotowanie miesięcznego raportu finansowego w Twojej firmie trwa dłużej, niż byś chciał? Gdy ten proces jest wykonywany ręcznie, długo trwa.
Automatyzacja tego procesu pobiera dane z różnych systemów. Następnie przelicza je według ustalonych formuł i prezentuje w czytelnej formie. Będziesz je miał na skrzynce mailowej w ustalonym dniu, o ustalonej porze. Bez opóźnień.
Zautomatyzuj procesy i oszczędź czas
Automatyzacja procesów finansowych – gotowe rozwiązanie
1. Problem: Monitorowanie płatności i windykacja
Jak wygląda u Ciebie proces ściągania należności za niezapłacone faktury? Najczęściej firmy mają jedną osobę, która co tydzień przegląda dokumenty i ręcznie wysyła przypomnienia. Ten proces często wydłuża się przez natłok pracy, a odzyskanie pieniędzy staje się trudne.
Rozwiązanie
System przejmuje całą pracę związaną z monitorowaniem płatności. Na trzy dni przed terminem automatycznie wysyła przyjazne przypomnienie do klienta. W wiadomości znajduje się numer faktury, kwota do zapłaty, kopia dokumentu i wszystkie dane potrzebne do przelewu.
Jeśli termin płatności minie, system wysyła serię powiadomień. Jeśli klient nadal nie zapłaci, sprawa automatycznie trafia do działu windykacji. Zarząd regularnie otrzymuje aktualny raport o przeterminowanych należnościach.
Korzyści
Klienci płacą szybciej, a liczba przeterminowanych faktur spada. Nie będziesz już dostawać maili pt. „zapomnieliśmy o płatności”.
2. Problem: Tworzenie raportów finansowych
Jak długo trwa u Ciebie przygotowanie miesięcznego raportu finansowego? Kilka dni roboczych każdego miesiąca? Typowy scenariusz wygląda tak: księgowa eksportuje dane do Excela, dział kontrolingu dodaje swoje analizy, a analitycy dopisują prognozy. To po prostu musi trwać, jeśli procesem zajmują się ludzie.
Rozwiązanie
System zbiera dane z księgowości, sprzedaży, magazynu. Przelicza je według ustalonych wzorów i prezentuje w przejrzystej formie. Pracownicy nie muszą ręcznie kopiować danych i przeklejać liczb do pliku. Komputer może nawet wyliczyć trendy i porównać wyniki z poprzednimi okresami.
Korzyści
Raport finansowany jest dostępny od ręki. Zarząd widzi aktualną sytuację firmy w każdej chwili. A Twoi pracownicy mogą wreszcie skupić się na analizie danych, a nie na ich zbieraniu.
Współpraca z EasyAutomate usprawnia procesy finansowe
Podejmujemy się współpracy wtedy, gdy to faktycznie ma sens. Co to znaczy? Twoja automatyzacja procesów finansowych szybko się zwróci. Jeśli uznamy, że wybrane czynności nie nadają się do automatyzacji, powiemy Ci o tym wprost.
Wolimy stracić potencjalnego klienta, niż narazić go na nietrafioną inwestycję.
Umówmy się na rozmowę. Przeanalizujemy Twoje procesy. Przedstawimy konkretne wyliczenia. Policzymy zwrot z inwestycji. Zero marketingowej ściemy. Bez koloryzowania rzeczywistości. Skupimy się na liczbach.
