Wraz z rozwojem Twojej firmy coraz częściej będą pojawiać się głosy, że potrzebujecie więcej rąk do pracy. Zatrudnienie nowego pracownika wydaje się rozsądną decyzją, gdy zadania nawarstwiają się, a obecny zespół ledwo się wyrabia. Ale jeszcze rozsądniejszym podejściem jest zastanowienie się, czy na pewno wszystkie zadania muszą być wykonywane przez człowieka…
W przypadku niektórych czynności udział ludzi jest marnowaniem czasu. W przepisywaniu informacji między Excelem i CRM-em lub podstawianiu nowych danych do szablonu faktury dużo lepsze są komputery. Jeśli w Twojej firmie wykonuje się dużo powtarzalnych zadań niewymagających kreatywności, zorganizowane procesy i automatyzacja przyniosą Ci więcej korzyści.
Koszty zatrudnienia nowego pracownika, o których często się zapomina
Zanim opublikujesz ogłoszenie o pracę, zastanów się, czy na pewno potrzebujecie nowego pracownika. Kolejna osoba równa się koszty zatrudnienia (przy najniższej krajowej 4666 zł brutto całkowity koszt pracownika dla pracodawcy wynosi 5621,59). Rocznie oznacza to co najmniej 67 459,08 zł, a w tym wyliczeniu nie uwzględniliśmy opłat za stanowisko pracy, narzędzia, szkolenia i benefity.
Jeszcze zanim pracownik zacznie onboarding, musisz wydać pieniądze na rekrutację. Koszt pozyskania pracownika biurowego w Polsce to nawet 5000 zł, wliczając ogłoszenia i czas HR-u (za: BusinessInsider). W okresie wdrożenia (przez miesiąc, dwa lub trzy) nowy pracownik pracuje na 50-70% swojej docelowej efektywności, a Ty płacisz 100% wynagrodzenia. Jest jeszcze jeden, dużo mniej oczywisty i trudno mierzalny, koszt. Mamy na myśli tutaj nieefektywność systemu. Jeśli zatrudniasz nową osobę do niewydolnego procesu, de facto płacisz za powielanie problemów.
Pracuj.pl przeprowadziło ankietę dotyczącą postanowień noworocznych Polaków w 2025 roku. Aż 76% respondentów wspomniało w niej o chęci zmiany pracy. To oznacza, że Twoja inwestycja w rekrutację i wdrożenie nowego pracownika może wyparować szybciej, niż myślisz.
Co możesz zautomatyzować, zamiast zatrudniać?
Przed przeznaczeniem budżetu na rekrutację kolejnego pracownika, zbadaj, które procesy w firmie zjadają najwięcej czasu. Nasi klienci najczęściej typują poniższe czynności, więc zacznij właśnie od nich:
- obsługa faktur,
- tworzenie umów i dokumentów,
- obsługa zapytań ofertowych,
- raportowanie,
- rozliczanie czasu pracy,
- odpowiadanie na pytania klientów.
Kalkulacja ROI: automatyzacja vs nowy pracownik
Jak ocenić korzyści finansowe z automatyzacji i wdrożenia AI? Teraz pokażemy coś dla właścicieli i menedżerów, którzy decyzje podejmują na podstawie konkretnych liczb. Poniższe wyliczenia są tylko poglądowe. Jeśli chcesz, żebyśmy przygotowali kalkulację ROI dla Twojej firmy, skontaktuj się z nami.
Zatrudnienie pracownika biurowego w 2025 roku na najniższą krajową to koszt minimum 67 459,08 zł rocznie. Do tego dochodzą opłaty za stanowisko pracy, narzędzia, szkolenia; powiedzmy 8 000 zł na start. Łączny koszt: ponad 75 000 zł w pierwszym roku.
Odkryj, jak zaoszczędzić czas dzięki automatyzacji
Załóżmy, że pracownik zajmowałby się przede wszystkim bieżącymi zadaniami: obsługą faktur, przygotowywaniem umów, przepisywaniem danych i odpowiadaniem na powtarzające się pytania klientów.
Automatyzacja jednego z procesów (tego najbardziej czasochłonnego) na tym tle wypada w ten sposób:
- Jednorazowe wdrożenie: 3 000 zł
- Miesięczny abonament: 600 zł (roczny koszt: 7 200 zł)
- Całkowity koszt w pierwszym roku: 10 200 zł
ROI w pierwszym roku: (75 000 zł – 10 200 zł) / 10 200 zł × 100% = 635%
ROI w drugim roku: (75 000 zł – 7 200 zł) / 7 200 zł × 100% = 941%
A na dodatek działa 24/7 i nie bierze L4 ani urlopu, więc zwrot kosztu z inwestycji jest nawet wyższy.
Kiedy jednak potrzebujesz nowego pracownika?
Automatyzacja w biznesie nie jest panaceum na wszystkie problemy kadrowe. W niektórych zadaniach nie da się zastąpić człowieka. Należy do nich przede wszystkim kreatywne rozwiązywanie problemów. Pozostajemy najlepsi w projektowaniu nowych produktów, opracowywaniu strategii marketingowych i znajdowaniu innowacyjnych dróg rozwoju.
Programy komputerowe nie myślą kreatywnie, a na dodatek nie mają empatii. Z tego powodu chatboty oparte na AI potrafią odpowiadać na podstawowe pytania, ale nie zbudują prawdziwej relacji biznesowej. Oznacza to, że do rozwoju działu sprzedaży, nadal potrzebujesz pracowników.
Przydadzą Ci się oni również w obszarach wymagających złożonej oceny sytuacji. Człowiek potrafi uwzględnić nieprzewidziane okoliczności i podjąć decyzje na podstawie niepewnych danych. Maszyna radzi sobie z tym znacznie gorzej. Optymalnym rozwiązaniem jest połączenie sił. Potrzebujesz „białkowych” pracowników do zadań wymagających typowo ludzkich umiejętności i automatyzacji do powtarzalnych czynności wykonywanych zgodnie ze schematem.
Nowy pracownik czy automatyzacja procesów biznesowych? Garść statystyk
- W raporcie firmy Deloitte Global Robotics Survey aż 95% menedżerów z 530 firm na świecie przyznało, że automatyzacja powtarzalnych procesów przyczyniła się do wzrostu wydajności organizacji.
- Barometr Rynku Pracy Gi Group ustalił, że aż 52,2 proc. firm zatrudniających ponad 10 pracowników szukało oszczędności w automatyzacji (już w 2023 roku!).
- Analizy należącej do ING firmy SAIO pokazują, że polskie firmy MŚP coraz częściej decydują się na automatyzację procesów biznesowych.
- Badania ProcessMaker wskazują, że jeden pracownik biurowy poświęca 1,5 godziny na wyszukiwanie i organizowanie plików oraz 2,5 godziny na obsługę skrzynki mailowej w tygodniu. Według nich aż 50% czasu pracy jest poświęcane na powtarzalne czynności, które automatyzacja mogłaby wykonać w kilka(naście) minut.
- Również ProcessMaker ustalił, że 20-osobowy zespół wykonuje rocznie nawet milion operacji kopiuj wklej.
Nasza obietnica: automatyzacja się opłaci
EasyAutomate powstało z założeniem, że automatyzacja ma się opłacać. Udowadniamy to podczas każdego projektu. Współpracę z nową firmą zaczynamy od pytania, czy to ma sens biznesowy, a później obliczamy ROI dla danego procesu.
Jeśli automatyzacja miałaby zwrócić się dopiero po 5 latach czy nawet 2, otwarcie Ci to powiemy i zasugerujemy skupienie się na innym procesie. Nie mamy interesu w zrobieniu fortuny na usprawnianiu niedziałających procesów. Naszym celem jest przyspieszenie działania Twojej organizacji. Jeśli zależy Ci na partnerskim podejściu w automatyzacji, skontaktuj się z nami.
