Firmowe skrzynki odbiorcze pękają w szwach. Codziennie na świecie wysyłane jest ponad 361 miliardów e-maili, a do 2027 roku będzie to już 408 miliardów (za Cropink). Część z nich wyląduje w inboxie Twojej organizacji, a Ty pewnie już teraz czujesz, że nie nadążasz, że przydałby Ci się dodatkowy pracownik do obsługi wiadomości… A może tak naprawdę potrzebna Ci jest automatyzacja skrzynki e-mail?
Jeśli Twoi pracownicy tracą pół dnia na czytanie wiadomości, katalogowanie ich, odpowiadanie na te same pytania i ręczne przepisywanie danych do CRM-u, to potrzebujesz zautomatyzować komunikację biznesową. W przeciwnym razie tracisz czas, klientów i przewagę konkurencyjną. Zresztą, sam zobacz…
E-maile zjadają czas Twojej firmy
Brak efektywnej komunikacji jest główną przyczyną niepowodzeń firmy. Twój biznes po prostu nie może się rozwijać, jeśli nie odpowiadacie na e-maile klientów (bo zgubiły się w skrzynce), a faktury czekają tygodniami na zaksięgowanie.
Przeciętnie pracownik biurowy otrzymuje od kilkunastu do nawet 100 e-maili dziennie. Przy takiej liczbie łatwo przeoczyć wiadomość od potencjalnego klienta, a tym samym narazić firmę na utratę zysków. Nawet jeśli e-mail dotrze do odpowiedniej osoby, to pojawia się kolejny problem – trzeba na niego szybko odpisać. Większość klientów oczekuje odpowiedzi w ciągu 24 godzin, ale tak na dobrą sprawę im szybciej, tym lepiej. Kolejne minuty zwłoki zwiększają szansę konkurencji na przejęcie leada.
Ponadto szukanie informacji na skrzynce mailowej i przełączanie się między zadaniami wybija pracowników z rytmu pracy. Muszą oni poświęcić kolejne minuty na wdrożenie się w dany task, a później znaleźć odpowiednie informacje. W konsekwencji brak kategoryzacji wiadomości kosztuje firmę utratę nawet kilku godzin tygodniowo.
Zobacz, kiedy można zautomatyzować zadania w firmie (a nawe trzeba).
Automatyzacja e-mail – co można zrobić?
Automatyzacja e-mail obejmuje wiele działań, które minuta po minucie zaoszczędzą czas Tobie i Twoim pracownikom oraz wpłyną na wydajność firmy.
1. Sortowanie i kategoryzacja wiadomości
Ręczne przerzucanie e-maili do odpowiednich folderów nie jest już potrzebne. Automatyzacja może:
- oznaczać wiadomości od kluczowych klientów i nadać im najwyższy priorytet;
- segregować je według tematu i kierować do odpowiednich folderów;
- nadawać priorytety według ustalonych reguł, np. wiadomościom ze słowami „pilne”, „problem” lub „reklamacja”.
2. Automatyczne przetwarzanie faktur
Wysłana faktura nie powinna czekać na ręczne wprowadzenie do systemu. Odpowiednio zaprojektowana automatyzacja e-mail może wyciągać kwoty, daty płatności, numery NIP i dane kontrahenta przy pomocy technologii OCR, przenosić je do systemu zarządzania fakturami, a następnie zapisywać dokumenty w odpowiednim folderze, nadając im nazwę ułatwiającą identyfikację (np. NIP_data_kwota.pdf). Automatyzacja procesów księgowych ułatwi pracę działowi księgowości, który będzie pełnił nad nią funkcję nadzorczą.
3. Integracja z CRM
Automatyzacja systemu e-mail rozpoznaje, czy nadawca jest istniejącym, czy nowym klientem, na podstawie adresu. Jeśli kontakt jest nowy, stworzy mu kartę klienta w CRM; jeśli do kontaktu już przypisano kartę klienta – uzupełni ją o nową wiadomość. Następnie, system doda zapytanie do CRM jako zapytanie ofertowe, prośba o wsparcie, reklamacja itd., oraz przypisuje odpowiedniego handlowca i informuje go o nowym zadaniu.
Zobacz też, jak poprawić przepływ informacji w firmie i zlikwidować silosy danych.
4. Automatyczne odpowiedzi na typowe pytania
Twój zespół spędza dużo czasu na odpowiadaniu na te same pytania („czy produkt X jest dostępny” lub „ile trwa realizacja zamówienia?”). Nawet jeśli pracownicy w tym celu korzystają z gotowych szablonów, to i tak muszą poświęcić czas, żeby je odszukać i przekleić w wiadomość e-mail.
Automatyzacja e-mail może rozpoznawać popularne zapytania i odpowiadać na nie na podstawie firmowej bazy danych. Wiadomość będzie spersonalizowana, rzeczowa, pomocna i często tak naturalna, że klienci nawet nie poczują braku kontaktu ze strony „białkowego” pracownika. Nietypowe sprawy, wymagające uwagi zespołu, będą nadal kierowane do odpowiednich osób.
Uwolnij czas na ważne zadania
Automatyzacja e-mail w firmie – jak ją wdrożyć?
Automatyzacja systemu e-mail w firmie powinna być wdrożona krok po kroku, w logiczny sposób.
Krok 1: Zidentyfikuj powtarzalne wzorce
Przeanalizuj przychodzące i wychodzące wiadomości z ostatniego miesiąca. Sprawdź, jakie zapytania powtarzają się najczęściej i pogrupuj je według kategorii: zapytania o cenę, pytania o dostępność produktów, problemy techniczne, reklamacje itd.
Krok 2: Zmierz obecny czas obsługi
Następnie zmierz, ile czasu zajmuje obsługa skrzynki i jakie działania pochłaniają najwięcej zasobów. W tym celu możesz poprosić pracowników o rejestrowanie każdej minuty poświęconej na czytaniu i odpisywaniu na e-maile przez tydzień. Następnie oblicz średni koszt godziny pracy i pomnóż go przez liczbę zaangażowanych osób i liczbę godzin spędzonych na pracy z wiadomościami. Z tego równania wyjdzie Ci koszt obsługi skrzynki mailowej.
Krok 3: Zautomatyzuj najbardziej czasochłonne działania
Umów się z nami na bezpłatną konsultację, żebyśmy mogli sprawdzić, jak duże oszczędności przyniesie Ci automatyzacja e-mail. Przeanalizujemy Twoją sytuację, policzymy ROI i zasugerujemy, jakie zadania wymagają uwagi w pierwszej kolejności.
Jesteśmy partnerem w automatyzacji e-mail, nie sprzedawcą rozwiązań
Automatyzacja e-mail ma sens tylko wtedy, gdy przynosi wartość Twojej firmie i dlatego nie wciskamy jej tam, gdzie się nie opłaca. Jeśli proces występuje zbyt rzadko, jest zbyt zmienny lub zwrot z inwestycji byłby ujemny – szczerze Ci to powiemy, ponieważ celujemy w długofalową współpracę. Chcemy, żebyś zobaczył w nas partnera, któremu zależy na Twoim rozwoju, a nie jednorazowego dostawcę usług.
Nasze wdrożenia opieramy w pierwszej kolejności na istniejących narzędziach, a ich efekty mierzymy wskaźnikami pokazującymi opłacalność inwestycji. Dodatkowy pracownik do obsługi skrzynki e-mail jest w Twoim zasięgu. Skontaktuj się z nami przez formularz kontaktowy, jeśli potrzebujesz automatyzacji.
