Automatyzacja procesów biznesowych może przynieść nawet kilkusetprocentowy zwrot z inwestycji. Pod jednym warunkiem: musi być dobrze zaplanowana. Niestety, wciąż zdarza się, że firmy przekreślają swoje szanse na duże korzyści już na początku.
Poznaj nasze spostrzeżenia, jak uniknąć 5 najczęstszych błędów przy wdrażaniu automatyzacji. Damy Ci też sprawdzone sposoby na ich uniknięcie, które możesz zastosować od razu na własną rękę lub korzystając z usług sprawdzonej firmy.
Błąd 1: Automatyzacja bez spisanych procesów
Przerażająca liczba nieudanych wdrożeń zaczyna się od chęci szybkiej automatyzacji procesów, które zajmują za dużo czasu. Problem polega na tym, że nikt nie wie, jak wygląda obecny proces. Każdy sobie rzepkę skrobie. Jeden handlowiec tworzy oferty w Excelu, a drugi w Wordzie. Gdyby wymienili się doświadczeniami, okazałoby się, że ich propozycje wartości są bardzo różne…
Automatyzacja nieuporządkowanego procesu skutkuje większym bałaganem. System nie wie, które dokumenty ma przetwarzać. Pracownicy nie rozumieją, dlaczego mieliby korzystać z nowego rozwiązania. A firma traci podwójnie, ponieważ zmaga się z niepotrzebnie wydłużonym procesem, a jednocześnie płaci za automatyzację.
Uporządkuj proces przed automatyzacją
- Stwórz mapę procesu.
Zapisz każdy krok i zidentyfikuj, w którym miejscu pracownicy robią to samo zadanie na różny sposób.
- Uporządkuj proces.
Wybierz najlepszą metodę wykonywania zadania, a następnie stwórz instrukcję krok po kroku i przetestuj ją z zespołem.
- Dokumentuj proces dokładnie.
Stwórz bazową dokumentację procesu. Dodaj do niej problemy, które firma napotyka po drodze, i propozycje ich rozwiązania.
Błąd 2: Automatyzacja wielu procesów w tym samym czasie
Niektóre firmy podchodzą do automatyzacji z dużym entuzjazmem i jeszcze większą niecierpliwością. Kończy się to tak, że kupują dostęp do 5 narzędzi automatyzacji, po to, żeby jednocześnie wdrożyć je w księgowości, dziale handlowym i obsłudze klienta. Po miesiącu połowa pracowników wraca do starych metod pracy, ponieważ nie rozumie sensu nowego rozwiązania.
Równoległe wdrażanie kilku automatyzacji to przepis na katastrofę, ponieważ brakuje czasu na dopracowanie procesu. Pracownicy są rzucani na głęboką wodę i nie mają warunków, żeby zmienić wieloletnie nawyki.
Wdrażaj automatyzacje etapami
- Określ, który proces ma największy potencjał.
W tym celu zmierz czas poświęcany na zadanie i oblicz koszt procesu. Weź pod uwagę również jego ważność oraz częstotliwość występowania błędów.
- Przeprowadź testy.
Daj pracownikom kilka tygodni na przyzwyczajenie się do pracy w nowym systemie. W międzyczasie zbierz ich feedback i popraw błędy.
Błąd 3: Niesprawdzenie, czy automatyzacja się opłaci
Niektóre automatyzacje wyglądają świetnie na papierze, ale jeśli pracownicy wykonują daną czynność rzadko, zwrot z inwestycji może nastąpić dopiero po… 10 latach. W takim przypadku wdrażanie nowych rozwiązań nie ma sensu, ponieważ okażą się tylko finansową pułapką.
Dobrą praktyką jest liczenie ROI dla każdego procesu, który chcesz zautomatyzować. To podejście sprawdza oszczędność czasu i pieniędzy, biorąc pod uwagę wszystkie koszty (wdrożenie, licencje oprogramowania, szkolenia pracowników, poświęcony czas itd.).
Najpierw policz zwrot z inwestycji
- Oblicz koszty obecnego procesu.
Zrobisz to przez pomnożenie czasu pracy pracowników przez stawkę godzinową. Do tego dochodzą czynniki, które liczy się trudniej, czyli koszt poprawiania błędów i utraconych możliwości.
- Oszacuj wszystkie koszty automatyzacji.
Na ostateczny koszt składają się wdrożenia, miesięczne opłaty i poświęcony czas.
- Ustal próg opłacalności.
Konkretny zysk powinien być widoczny w mniej niż 12 miesięcy.
Zdobądź wiedzę, która pomoże Ci zarządzać firmą mądrzej
Błąd 4: Pomijanie pracowników podczas automatyzacji
Automatyzacja często spotyka się z oporem zespołu. Pracownicy boją się, że będą musieli zmienić sposób działania, który przecież zawsze działał. Niekiedy zdarza się również, że nie korzystają z nowych narzędzi, nie zgłaszają błędów i wracają do starych metod przy pierwszym problemie. I w ten sposób sabotują wdrożenie. Niestety, kadra zarządzająca jest często nieświadoma tego oporu, ponieważ pracownicy nie mówią wprost, że zmiany się im nie podobają.
Uwzględnij potrzeby pracowników
- Porozmawiaj z osobami zaangażowanymi w proces.
Spisz ich przemyślenia i pokaż, że automatyzacja nie przysporzy im więcej pracy, a wręcz przeciwnie, rozwiąże codzienne problemy.
- Jasno komunikuj korzyści.
Pokaż, że automatyzacja zdejmie z nich nudne, męczące zadania.
- Przeprowadź szkolenie zespołu.
Wytłumacz zespołowi, jak powinien korzystać z nowych rozwiązań.
Błąd 5: Brak długoterminowej strategii
Procesy w firmie zmieniają się, gdy firma się rozwija. Stare rozwiązania w pewnym momencie stają się niedopasowane i wymagają aktualizacji. W przeciwnym wypadku automatyzacja przestanie przynosić zyski.
Wyznacz plan na przyszłość
- Zbieraj feedback od użytkowników.
Rozmawiaj z zespołem, żeby dowiedzieć się, co działa dobrze, a co wymaga poprawy.
- Nawiąż współpracę dotyczącą utrzymania automatyzacji.
Specjaliści zdejmą z Ciebie kolejne aktualizacje i udoskonalanie procesów.
Automatyzacja z głową z EasyAutomate
Automatyzacja dla samej automatyzacji nie ma sensu, ponieważ staje się wtedy tylko następnym wydatkiem. Z tego powodu, zanim zaczniemy pracę, analizujemy dany proces pod kątem zwrotu z inwestycji. Jeśli koszt wdrożenia przewyższa potencjalne oszczędności, otwarcie odradzamy automatyzację. Wolimy stracić zlecenie niż narazić firmę na nieopłacalną inwestycję.
Skorzystaj z bezpłatnej 30-minutowej rozmowy, podczas której porozmawiamy o Twoich procesach. Pomożemy Ci podjąć decyzję opartą na liczbach, bez ślepego pędu za cyfrową transformacją za wszelką cenę. Umów się już dziś, żeby wybrać dogodny termin.
