Spis treści
Właściciele firm, którzy przetrwali ostatnie zawirowania gospodarcze, mają jedną tajemnicę. Nie jest to ani szczęście, ani wielkość firmy (zanim nastąpił kryzys), ani nawet branża, w której działają. Ich sekret to automatyzacja oparta na chmurze. To ona odpowiada za elastyczność biznesu w czasach zmian.
Firmy, które inwestują w przeniesienie procesów do chmury i ich automatyzację, zdobywają przewagę. Fala zwolnień i cięć kosztów dotyka ich w mniejszym stopniu. Wiele zadań wykonuje się bez udziału człowieka, a zespół może skupić się na czynnościach, które bezpośrednio przynoszą pieniądze.
Automatyzacja oparta na chmurze – dlaczego jedne firmy są odporne na kryzys?
Można powiedzieć, że kryzys to chwila prawdy. Jak na dłoni pokazuje wszystkie koszty i zmusza do sprawdzenia, czy naprawdę są potrzebne. Uwidacznia nieefektywne procesy, które tylko pożerają czas pracowników (powtarzalne zadania) i generują błędy.
W stabilnych czasach z tymi problemami da się żyć. Męczą, ale można nad nimi przejść do porządku dziennego. W kryzysie zabijają organizację.
Firmy, które adaptują się szybko, mają dwie cechy: wiedzą, co dzieje się w ich biznesie i reagują od razu na zmiany. Automatyzacja oparta na chmurze sprawia, że większość operacji nie jest uzależniona od pracowników.
Co zmienia automatyzacja oparta na chmurze w małej firmie?
Automatyzacja w chmurze nie jest marketingowym sloganem, ponieważ przynosi mierzalne korzyści dla firm (małych, średnich i dużych).
1. Dostęp do danych i procesów z każdego miejsca
Reorganizacja pracy nie jest taka straszna, jeśli wszystkie dane i procesy biznesowe znajdują się w chmurze. Właściciel firmy nie musi „wyciągać” dokumentów od pracowników; ma dostęp do wszystkiego, czego potrzebuje w danym momencie.
2. Skalowalność w dół i w górę
Sezonowe wahania popytu są codziennością wielu zmian. Automatyzacja oparta na chmurze pozwala dostosować zasoby do aktualnych potrzeb. Płacisz tylko za to, co wykorzystujesz w danym momencie. W okresie spadku zamówień spadają również koszty firmowe.
3. Automatyzacja tam, gdzie przynosi największy zwrot
Najważniejszą lekcją z automatyzacji jest: nie wszystko warto automatyzować. Potencjał mają tylko powtarzalne i pochłaniające dużo czasu procesy. Automatyzacja w chmurze umożliwia wdrażanie rozwiązań etapami bez gigantycznych inwestycji w infrastrukturę.
Zdobądź wiedzę, która pomoże Ci zarządzać firmą mądrzej
Jak zwiększyć elastyczność biznesu?
Wiesz już, że automatyzacja oparta na chmurze odpowiada za elastyczność biznesu. Przyjrzyjmy się teraz, dlaczego tak się dzieje.
Po pierwsze, automatyzacja w chmurze eliminuje wąskie gardła procesowe. To taka sytuacja, gdy informacja utyka w jednym miejscu, np. u księgowej, która ma nawał pracy; u handlowca, który wyjechał na urlop; lub w przeciążonym zamówieniami dziale logistyki. Jak poprawić przepływ informacji w firmie? Gdy mamy wszystkie dokumenty w chmurze, dane płynął nieprzerwanie, niezależnie od dostępności pojedynczych pracowników.
Po drugie, automatyzacja informacji w chmurze przyspiesza podejmowanie decyzji. Nie musisz czekać na raporty, ponieważ widzisz sytuację na bieżąco i możesz reagować na spadki lub wzrosty niemal od razu.
Po trzecie, automatyzacja daje możliwość testowania nowych rozwiązań bez wysokiego ryzyka. Chmurę możesz testować bez zobowiązań przez określony czas (np. tydzień lub miesiąc), żeby sprawdzić, czy Ci odpowiada.
Klienci, którzy wdrożyli automatyzację opartą na chmurze, raportują o 64% szybszy czas reakcji na zmiany rynkowe (za: PwC).
Procesy, które warto zautomatyzować w chmurze
Powtarzalne procesy wymagające dużego nakładu ręcznej pracy – to je warto wyeliminować automatyzacją w chmurze. Poniżej znajdziesz 5 przykładów, za które trzeba się zabrać w pierwszej kolejności:
- Zarządzanie dokumentacją. Odczytywanie i kategoryzowanie faktur, umów i specyfikacji technicznych. Wprowadzanie danych. Automatyzacja procesów księgowych.
- Obsługa klienta i zamówień. Automatyczne potwierdzenia, aktualizacje statusu zamówienia, przypomnienia o płatnościach i alerty o opóźnieniach.
- Integracja między systemami: sprzedażowym, ERP, magazynowym i księgowym.
- Raportowanie i analityka. Automatyczne pulpity informacyjne dla zarządu, powiadomienia o odchyleniach od planów i prognozy.
- Zadania administracyjne. Miesięczne zestawienia czasu pracy, powtarzalne emaile oraz przypomnienia o terminach.
Automatyzacja w chmurze – co zrobisz z odzyskanym czasem?
Automatyzacja procesów biznesowych oparta na chmurze zwiększa odporność firmy na nieprzewidziane wydarzenia rynkowe. Gdy rutynowe zadania wykonują się same, Ty i Twój zespół możecie skupić się na dostosowywaniu się do sytuacji kryzysowej.
W EasyAutomate nie oferujemy szablonowych rozwiązań. Wszystkie nasze propozycje będą w 100% dostosowane do specyfiki Twojego biznesu. Proces współpracy zaczynamy od analizy ROI, czyli wspólnie identyfikujemy procesy, których automatyzacja przyniesie największe korzyści. Nigdy nie automatyzujemy dla samej automatyzacji.
Jeśli chcesz porozmawiać o tym, co usprawni automatyzacja w Twojej firmie, umów się na bezpłatną konsultację. Policzymy razem potencjalny zwrot z inwestycji i opracujemy plan działania.
