Jak automatyzacja pomogła okiełznać rosnącą ilość zautomatyzowanych procesów i mieć aktualną bazę wiedzy o nich oraz podgląd w ich status?

Rosnąca liczba automatyzacji to zarówno błogosławieństwo, jak i wyzwanie dla współczesnych firm. To studium przypadku przedstawia, w jaki sposób wiodące przedsiębiorstwo z branży hotelarsko-rozrywkowej w Zielonej Górze, dzięki strategicznemu wdrożeniu inteligentnych narzędzi, skutecznie uporządkowało swoje procesy. Celem było uzyskanie kompleksowej i aktualnej bazy wiedzy o wszystkich automatyzacjach, wraz z bieżącym podglądem na ich status, co znacząco usprawniło operacje.

O Kliencie

Nasz klient to dynamicznie rozwijające się przedsiębiorstwo z sektora hotelarsko-rozrywkowego, zlokalizowane w Zielonej Górze. Firma oferuje szeroki zakres usług, w tym nowoczesną kręgielnię, eleganckie bary i restauracje, luksusowe centrum spa, a także hotel i sale konferencyjne. Działalność ta, charakteryzująca się bogatą ofertą i ciągłym rozwojem, generuje potrzebę efektywnego zarządzania licznymi procesami wewnętrznymi i zewnętrznymi.

Wyzwanie/Problem

Wraz z dynamicznym rozwojem i rozbudową oferty, nasz klient stanął przed poważnym wyzwaniem. Rosnąca liczba automatyzacji realizowanych za pomocą różnych narzędzi, takich jak Make.com (dawniej Integromat) i n8n, zaczęła generować chaos informacyjny. Brak centralnego repozytorium wiedzy o tych procesach skutkował:

• Brakiem aktualnej bazy wiedzy: Trudno było śledzić, jakie procesy są aktywne, za co odpowiadają i kto je nadzoruje. Informacje były rozproszone i często nieaktualne.
• Problemami z monitorowaniem statusu: Nie istniał prosty i efektywny sposób na szybkie sprawdzenie, czy dany proces działa poprawnie, czy wystąpił błąd, czy też jest celowo wyłączony. To prowadziło do opóźnień w reakcji na awarie i utraty cennego czasu.
• Trudnością w komunikacji międzydziałowej: Brak jednolitego standardu opisu i dostępności informacji o automatyzacjach utrudniał współpracę między zespołami, a osoby nietechniczne miały problem ze zrozumieniem złożoności procesów.
• Ryzykiem duplikacji pracy: Bez jasnego przeglądu istniejących automatyzacji istniało ryzyko tworzenia redundantnych rozwiązań.

Rozwiązanie

W odpowiedzi na te wyzwania, nasz klient wdrożył zaawansowane rozwiązanie oparte o platformę n8n w połączeniu z Notion jako centralną bazą wiedzy, oraz OpenAI do automatycznego opisu procesów. Kluczowe funkcje i etapy wdrożenia obejmowały:

1. Integracja z Make.com (dawniej Integromat):
   • Stworzono automatyzację w n8n, która cyklicznie pobierała listę wszystkich scenariuszy z Make.com za pośrednictwem API Make.com.
   • Dla każdego scenariusza pobierano również jego szczegółowy „blueprint” (opis struktury).
2. Automatyczne generowanie opisów z AI (OpenAI):
   • Najbardziej innowacyjnym elementem było wykorzystanie modelu GPT-4.1-MINI z OpenAI. Każdy pobrany scenariusz (zarówno z n8n, jak i Make.com) był przesyłany do AI, która generowała zwięzły, ale kompleksowy opis w formacie JSON. Opis ten zawierał kluczowe informacje:
     • Nazwa przepływu pracy
     • Marka (np. Park 79, Hades Pub, Wino i Grono)
     • Aktualny status (Działa, Awaria, Webhook, Wyłączona)
     • Szczegółowy opis działania, celu i rozwiązywanych problemów (dostosowany dla osób nietechnicznych)
     • Stos technologiczny (użyte narzędzia, API, kluczowe węzły n8n/Make.com)
     • URL webhooka (jeśli proces był uruchamiany przez webhook)
3. Centralizacja wiedzy w Notion:
   • Wszystkie wygenerowane informacje były przesyłane do Notion, do dedykowanej bazy danych nazwanej „Mapa procesów 2.0„.
   • Automatyzacja sprawdzała, czy dany proces już istnieje w Notion.
   • Jeśli proces był nowy, tworzono nowy rekord w Notion z pełnym opisem i metadanymi.
   • Jeśli proces już istniał, ale jego zawartość (blueprint) uległa zmianie (wykrywanej za pomocą sumy kontrolnej generowanej przez węzeł Crypto), rekord w Notion był automatycznie aktualizowany. Dzięki temu zapewniono stałą aktualność bazy wiedzy.
4. Monitorowanie statusu:
   • Pola statusu w Notion były na bieżąco aktualizowane, dając natychmiastowy podgląd w stan każdego procesu.

Wdrożenie przebiegło w kilku kluczowych etapach, począwszy od konfiguracji połączeń API, przez stworzenie logiki przetwarzania danych, aż po integrację z Notion i testowanie poprawności działania całego przepływu.

Rezultaty i Korzyści:

Wdrożenie tej automatyzacji przyniosło naszemu klientowi znaczące i mierzalne korzyści, odpowiadając bezpośrednio na postawione wyzwania:

• 100% aktualna baza wiedzy: Firma zyskała kompletną i zawsze aktualną „Mapę procesów” w Notion, eliminując problem rozproszonych i nieaktualnych informacji. To oznacza, że każda osoba z odpowiednimi uprawnieniami ma dostęp do najnowszych danych o każdej automatyzacji.
• Natychmiastowy podgląd statusu: Dzięki automatycznym aktualizacjom pól statusu w Notion (np. „Działa”, „Awaria”, „Webhook”, „Wyłączona”), czas reakcji na ewentualne problemy z automatyzacjami został skrócony o ponad 80%. Zamiast ręcznego sprawdzania, wystarczyło spojrzeć na Notion.
• Znacząca oszczędność czasu: Szacuje się, że pracownicy odpowiedzialni za zarządzanie procesami oszczędzają dziesiątki godzin miesięcznie na ręcznym dokumentowaniu, sprawdzaniu i aktualizowaniu informacji o automatyzacjach. Te godziny mogą być teraz poświęcone na rozwój i optymalizację.
• Lepsza komunikacja i zrozumienie biznesowe: Opisy procesów generowane przez AI są zrozumiałe dla osób nietechnicznych, co usprawniło komunikację między działami i zwiększyło ogólne zrozumienie złożonych automatyzacji w organizacji.
• Wzrost efektywności operacyjnej: Dzięki lepszemu zarządzaniu i przejrzystości, firma może efektywniej planować nowe automatyzacje, unikać duplikacji i szybko identyfikować obszary do poprawy.
• Zwiększone ROI z automatyzacji: Inwestycja w narzędzia automatyzacji, takie jak Make.com i n8n, zaczęła przynosić jeszcze większe zwroty, ponieważ całe portfolio procesów jest teraz efektywnie zarządzane i monitorowane.

Podsumowanie i Wnioski

Wdrożenie zaawansowanej automatyzacji do zarządzania workflowami okazało się kluczowe dla centrum rozrywki i relaksu w Zielonej Górze. Dzięki centralizacji wiedzy w Notion, automatycznemu generowaniu opisów przez AI oraz bieżącemu monitorowaniu statusu procesów, firma skutecznie okiełznała rosnącą ilość automatyzacji. Ten przypadek pokazuje, jak strategiczne wykorzystanie narzędzi takich jak n8n, Make.com, Notion i OpenAI może przekształcić wyzwania związane z zarządzaniem danymi w przewagę konkurencyjną.

Zacznij Okiełznywać Swoje Procesy Automatyzacji Już Dziś!

Czy Twoja firma również boryka się z chaosem informacyjnym związanym z rosnącą liczbą zautomatyzowanych procesów? Skontaktuj się z EasyAutomate.pl, aby dowiedzieć się, jak możemy pomóc Ci wdrożyć podobne rozwiązania. Oferujemy bezpłatne konsultacje i wsparcie w automatyzacji Twoich procesów, dostosowane do Twoich unikalnych potrzeb. Przestań tracić czas na ręczne zarządzanie i zyskaj pełen podgląd w Twoje automatyzacje!