Większość małych przedsiębiorstw marnuje setki godzin miesięcznie na powtarzalne zadania. Twoi pracownicy spędzają mnóstwo czasu, kopiując dane między Excelem a systemem księgowym, ręcznie wysyłając przypomnienia do klientów i szukając faktur? Sprawdź, kiedy można zautomatyzować zadania w firmie i zaoszczędzić czas.

Automatyzacja jest osiągalna dla Twojej firmy już teraz. Jej wdrożenie nie kosztuje dziesiątek tysięcy, a zwrotu z inwestycji możesz spodziewać się już po pół roku. Uporządkowane procesy uwolnią Twój zespół od monotonnych zadań, na które do tej pory marnował swoją energię.

Kiedy NIE warto automatyzować?

Zaczniemy przewrotnie. Automatyzacja nie zawsze się opłaca i możesz na nas liczyć, że powiemy Ci to jako pierwsi. Zaczynamy pracę z klientami tylko, gdy jesteśmy pewni, że na tym skorzystają.

Niestandardowe rozmowy z klientami

Jednym z takich procesów są negocjacje z klientem VIP. Każde spotkanie z nim wygląda inaczej. Raz rozmawiacie o dostosowaniu produktu do specyficznych wymagań, innym razem o warunkach płatności, a jeszcze kiedy indziej o terminach dostaw. 

Dynamiczna wymiana maili wymaga ludzkiego doświadczenia i umiejętności dostosowania się do sytuacji. Zautomatyzowany system nie poradzi sobie ze zmiennym procesem. Algorytm nie wyczuje, że klient potrzebuje czegoś innego niż to, o co pyta.

Zadania kreatywne

Nie warto automatyzować zadań wymagających kreatywności. Twój zespół najlepiej opracuje nową strategię marketingową. Połączy różne perspektywy, wykorzysta intuicję i wyjdzie poza standardowe schematy działania. 

W takich sytuacjach zdolność do nieszablonowego myślenia są bezcenne. Bot świetnie przetworzy tysiące wierszy w Excelu, ale nie wymyśli kreatywnej kampanii reklamowej.

Zadania wykonywane rzadko

Czasami automatyzacja po prostu się finansowo nie opłaca. Przykładem są procesy, które wykonujesz raz na kwartał, np. analizy finansowe i przeglądy strategiczne. Stworzenie, wdrożenie i utrzymanie systemu automatyzującego takie zadanie może kosztować kilka lub nawet kilkanaście tysięcy złotych. 

Koszt 4 dni pracy rocznie pracownika wykonującego to zadanie ręcznie jest znacznie niższy. W takich przypadkach automatyzacja to klasyczny przykład strzelania z armaty do muchy.

Podstawą automatyzacji są uporządkowane procesy

Czy Twoja firma jest gotowa na automatyzację? Zanim rzucisz się w wir przekazywania zadań komputerowi, upewnij się, że masz uporządkowane procesy. Nie chcesz stworzyć systemu do automatycznego wystawiania faktur, tylko po to, żeby za każdym razem musieć ręcznie zmieniać format, ponieważ na co dzień używasz kilku szablonów.

Spójrz na swoje codzienne zadania. Jeśli Twój zespół sprzedażowy codziennie wysyła podobne oferty, tylko zmieniając dane klienta i ceny, to masz idealny proces do automatyzacji. 

Podobnie ma się publikowanie postów w mediach społecznościowych. Jeśli wiesz, że co tydzień publikujesz promocję produktu według tego samego schematu, nie musisz tracić czasu na robienie tego ręcznie. 

Uwaga: jeśli każda oferta jest totalnie inna i wymaga kreatywnego podejścia, automatyzacja przyniesie więcej szkody niż pożytku.

Automatyzuj uporządkowane procesy. Nie ma sensu przekazywać systemom czegoś, co dopiero raczkuje. Wiesz, jak to jest: wdrażasz nowy sposób obsługi reklamacji, a po dwóch tygodniach okazuje się, że połowa przypadków nie pasuje do wymyślonych kategorii. Szukaj procesów, które sprawdziły się w boju.

Automatyzacja bałaganu to przepis na katastrofę. Jeśli Twoi handlowcy wprowadzają dane klientów do CRM każdy po swojemu, najpierw ustal jeden standard. Jeśli dokumenty przychodzą w 7 różnych formatach, najpierw je ujednolić. Dopiero gdy proces działa powtarzalnie, możesz myśleć o automatyzacji.

Co tak naprawdę można zautomatyzować?

Wyobraź sobie typowe biuro (może nawet tak to wygląda w Twojej firmie?). Twoi księgowi spędzają po 4 godziny tygodniowo na ręcznym wprowadzaniu faktur do systemu. Zadanie jest monotonne i podatne na błędy. Łatwo przesunąć przecinek lub zrobić literówkę. Aby temu zapobiec, wszystkie dane muszą zostać podwójnie zweryfikowane. Automatyzacja wykona tę samą pracę w 15 minut.

Generowanie raportów

Lubisz czytać raporty do porannej kawy? Już nie musisz czekać, aż ktoś Ci je przygotuje. Zautomatyzuj ten proces, a potrzebne zestawienia będą gotowe, zanim pierwsza osoba przyjdzie do biura.

Zarządzanie wnioskami urlopowymi

Nawet prozaiczna akceptacja wniosków urlopowych będzie przebiegać sprawniej z automatyzacją. Algorytm w mgnieniu oka sprawdzi dostępne dni i limity, oszczędzając czas pracownikom i działowi HR.

Obsługę powtarzalnych zapytań klientów

Automatyzacja poprawia doświadczenia klienta. Nikt nie lubi czekać, a już najmniej osoby składające zamówienie czekające 15 minut na połączenie tylko po to, by zapytać o status lub procedurę zmiany adresu dostawy. 

Bot może udzielić tej informacji natychmiast. Inteligentny system automatycznie pokieruje bardziej złożone sprawy do odpowiednich specjalistów, a zgłoszenia zostaną obsłużone bez udziału człowieka.

Marketing

Potencjalny klient jest zainteresowany Twoimi usługami, więc wypełnia formularz kontaktowy na stronie. Dwa dni później odezwie się do niego zajęty handlowiec, ale będzie już za późno. Klient zdąży w tym czasie skorzystać z usług konkurencji. Zabezpiecz się przed tym ryzykiem. Zautomatyzuj ten proces, żeby wysyłać spersonalizowaną ofertę.

Sprzedaż

System śledzi zachowania użytkowników na stronie i automatycznie na nie reaguje. Może wysłać przypomnienie o produktach pozostawionych w koszyku. 

Bardzo pomocna jest aktualizacja danych w CRM. Zamiast polegać na tym, że handlowcy będą sumiennie wprowadzać każdą interakcję z klientem, system będzie robił to za nich.

Kiedy jest czas na automatyzację procesów biznesowych?

Twoja firma właśnie podwoiła liczbę klientów. Gratulacje! Niestety, nagle okazuje się, że handlowcy nie wyrabiają z ofertami, dział obsługi klienta tonie w zapytaniach, a księgowość ma zaległości w fakturach.

To pierwszy sygnał, że czas pomyśleć o automatyzacji.

Jeśli chcesz szybko rosnąć i wyprzedzić konkurencję, nie możesz robić wszystkiego ręcznie jak 10 lat temu. Świat biegnie do przodu. Twoja konkurencja już pewnie automatyzuje, co się da, podczas gdy Twoi pracownicy wciąż przepisują na klawiaturze dane między Excelem a systemem księgowym.

W miarę wzrostu firmy Twoje procesy stają się coraz bardziej skomplikowane? Kiedyś wystarczyło wysłać klientowi ofertę mailem. Teraz trzeba sprawdzić historię w CRM, dostosować cennik do wielkości zamówienia, uzgodnić terminy z produkcją, wygenerować umowę i dopilnować jej podpisania. Jeden proces, a tyle kroków! Bez automatyzacji łatwo o pomyłkę lub przeoczenie ważnego etapu.

Im więcej manualnej pracy, tym większe ryzyko pomyłek. Wystarczy, że pracownik będzie zmęczony albo się spieszy i źle wprowadzi cenę w ofercie lub pomyli się w numerze faktury. Automaty się nie męczą i nie robią literówek. To Ty będziesz potem odpowiadał przed klientami za te pomysły.

Gdy masz 5 pracowników, jeszcze ogarniasz kto, czym się zajmuje. Przy 20 osobach bez automatyzacji przepływu informacji szybko zrobi się bałagan. System może sam przydzielać zadania, pilnować terminów i informować o postępach. Jednym kliknięciem sprawdzisz, kto jest odpowiedzialny za dany task, bez wymiany maili.

Jeśli te sytuacje wydają się znajome, to pora pomyśleć o automatyzacji.

Kiedy można zautomatyzować zadania w firmie? TERAZ

Automatyzacja nie należy do projektów „na kiedyś tam”. Teraz jest najlepszy czas na usprawnianie procesów, żeby nie zostać w tyle. Inwestycja zwróci się po kilku miesiącach w pieniądzach, braku błędów i wolnym czasie Twojego zespołu. 

Nie wiesz, od czego zacząć? Porozmawiajmy. Pomożemy Ci zidentyfikować procesy, które najłatwiej zautomatyzować w Twojej firmie. Skontaktuj się z nami, żebyśmy mogli policzyć, ile czasu zaoszczędzisz już w pierwszym miesiącu.