Czy tak wygląda codzienna praca w Twojej firmie? Pracownicy kopiują dane z jednego systemu i wklejają je do drugiego. Twoja księgowa pobiera faktury na dysk z maila i zapisuje je w folderze. Handlowcy przygotowują umową od podstaw dla każdego klienta. Te powtarzalne zadania zjadają czas. Sprawdź, jak pomoże Ci go oszczędzić automatyzacja procesów biznesowych.
W typowej firmie produkcyjnej pracownicy biurowi tracą nawet 5-7 godzin tygodniowo na powtarzalnych czynnościach, które mogłyby być wykonywane przez komputer. W kilka sekund. Bezbłędnie. Również poza godzinami pracy. Zespół mógłby wykorzystać zaoszczędzony czas na obsługę klientów, rozwój sprzedaży lub usprawnianie procesów.
Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?
Dawniej ludzie prali ubrania ręcznie. W rzece. Posługując się kamieniami. Z czasem wymyślono tarę, która przyspieszała cały proces. Była to mała zmiana, po której nastąpiła rewolucja – stworzenie pralki automatycznej. Od tej pory pranie wyglądało tak: wkładasz brudne ubrania, ustawiasz program i zapominasz o tym, aż urządzenie przypomni Ci o skończonej pracy za pomocą melodyjki.
Automatyzacja działa podobnie jak pralka automatyczna. Ustawiasz system raz, żeby pracował dla Ciebie 24 godziny 7 dni w tygodniu. Zgodnie z tą analogią ręczne przepisywanie danych przypomina pranie ubrań w rzece. Podstawowe narzędzia typu Excel nieco przyspieszają pracę, ale wciąż wymagają ogromnego wkładu pracowników.
To Ty wybierasz, czy chcesz, żeby Twoja firma działała sprawnie.
Komputer świetnie sobie radzi z powtarzalnymi zadaniami opierającymi się na prostej logice “JEŚLI… TO”:
- Faktura przychodzi na maila -> system zapisuje ją w odpowiednim folderze -> odczytuje dane za pomocą OCR -> wprowadza dane do systemu księgowego.
- Klient wypełnia formularz na stronie -> system sprawdza jego NIP w GUS-ie -> tworzy kartę klienta w CRM-ie -> przypisuje handlowca z danego regionu -> wysyła powitalnego maila.
Procesy są wykonywane bezbłędnie. Błyskawicznie (w sekundach i minutach, zamiast w godzinach). Zawsze w ten sam sposób.
Które procesy warto zautomatyzować?
Podstawowymi kryteriami do automatyzacji procesów są czynności powtarzalne, przewidywalne, podatne na błędy i zabierające dużo czasu pracownikom.
Procesy, które automatyzujemy najczęściej to:
- zarządzanie fakturami i dokumentami,
- tworzenie umów,
- obsługa zapytań od klientów.
1. Obsługa faktur i dokumentów
Jeden z Twoich pracowników raz w tygodniu zajmuje się sortowaniem maili z fakturami? Zapisuje je w odpowiednich folderach i ręcznie wprowadza do systemu księgowego? Mamy dobrą wiadomość. Ten proces da się łatwo usprawnić!
Po automatyzacji system będzie sam pobierał faktury z maila, odczytywał dane i zapisywał dokumenty w odpowiednich folderach. Sytuacja, w której pracownik wprowadził zły NIP do systemu, już się nie powtórzy.
2. Tworzenie umów i dokumentów
Nowy klient oznacza dla Twojego handlowa średnio od 30 do 45 minut pracy administracyjnej? Pracownik musi stworzyć ofertę, uzupełnić je o odpowiednie dane, sformatować, wysłać i oznaczyć status w CRM-ie. Albo zautomatyzowany system może zrobić to za niego.
Automatyzacja tworzenia umów umożliwia pobieranie danych z systemu CRM. Potrzebne informacje są podstawiane do szablonu. Nowy dokument powstaje w kilka minut, a następnie może być natychmiast wysyłany do klienta. A jego status „sam” się odznaczy.
3. Obsługa zapytań od klientów
Twoja strona internetowa działa 24/7, ale Twoja obsługa klienta najprawdopodobniej nie. Mamy rację? Jeśli potencjalny klient wypełni formularz kontaktowy o 22:00 w piątek, będzie musiał poczekać do poniedziałku, aż pracownik przepisze jego dane do systemu CRM, sprawdzi jego firmę i przypisze właściwego handlowca.
Z automatyzacją proces wygląda inaczej. System natychmiast pobiera dane z formularza i sprawdza NIP w GUS-ie. Karta klienta w CRM-ie powstaje właściwie „sama”, a odpowiedni handlowiec z danego regionu dostaje powiadomienie o nowym leadzie. W poniedziałek rano ma już komplet informacji i może od razu wykonać telefon.
Uwolnij czas na ważne zadania
Czy automatyzacja procesów biznesowych się opłaca? Policzmy
Zanim przystąpimy do pracy nad automatyzacją, liczymy zysk z inwestycji klienta. Pokażemy Ci to na przykładzie usprawnienia obsługi faktur.
- Koszt czasu pracownika (przy najniższej krajowej): 42 godziny miesięcznie × 30,5 zł/h (od stycznia 2025) = 1281 zł
- Roczne oszczędności: 15 372 zł
- Jednorazowy koszt wdrożenia automatyzacji: 3000 zł
- ROI = ((15 372 zł – 3000 zł) / 3000 zł) × 100% = 412,4%
Firma z przykładu z każdej zainwestowanej złotówki otrzymuje ponad 4 zł zwrotu. Są to oszczędności bezpośrednie, ponieważ do korzyści doliczają się również mniejsza liczba błędów i szybsza obsługa klientów.
Obawy związane z automatyzacją procesów biznesowych – Obalamy mity
- „Automatyzacja zabierze pracę moim pracownikom”
Automatyzacja uwalnia pracowników od monotonnych zadań. Nie sprawia, że będziesz musiał przeprowadzać redukcję etatów. Twoje zespoły mogą zająć się bardziej wartościową pracą: rozwojem relacji z klientami i usprawnianiem procesów.
- „Automatyzacja jest droga i skomplikowana”
Działamy w modelu subskrypcyjnym, więc koszty rozłożą się w czasie. Oszczędności zobaczysz już po kilku miesiącach. Żeby ograniczyć Twoje wydatki, wykorzystujemy narzędzia, które już masz w firmie. Nie musisz inwestować w drogie systemy.
- „Stracę kontrolę nad procesami”
Fakt, że nie będziesz musiał wszystkiego robić osobiście, nie oznacza, że stracisz kontrolę. Masz wgląd w każdy etap procesu. Możesz wprowadzić zmiany, gdy okaże się, że potrzebujesz dodatkowych usprawnień.
- „Moja firma jest za mała na automatyzację”
Wielkość firmy nie ma znaczenia. Liczy się liczba powtarzalnych zadań. Oszczędności czasu w małej firmie zobaczysz niemal natychmiast po wdrożeniu automatyzacji. Osoba, która do tej pory spędzała godzinę dziennie na monotonnych czynnościach, będzie mogła zaangażować się w bardziej kreatywne projekty.
- „Wdrożenie automatyzacji zatrzyma pracę firmy”
Automatyzację wprowadzamy etapami, bez przerywania bieżącej pracy. Pracownicy stopniowo uczą się nowych rozwiązań, gdy stare procesy wciąż działają.
Od czego zacząć automatyzację?
Nie musisz automatyzować wszystkiego na raz. Najlepiej zacząć od procesu, który zajmuje najwięcej czasu i generuje najwięcej błędów. Jak go znaleźć? Pomożemy Ci go zidentyfikować podczas bezpłatnej konsultacji:
- Przeanalizujemy Twoje procesy.
- Wskażemy te z największym potencjałem oszczędności.
- Przedstawimy plan działania.
- Policzymy zwrot z inwestycji.
Podejmiesz decyzję na podstawie danych, które przedstawimy Ci czarno na białym.
Czy automatyzacja procesów biznesowych zawsze się opłaca?
Nie. Nie wszystko warto automatyzować. To najważniejszy wniosek, do którego doszliśmy na początku naszej działalności.
Jeśli proces:
- jest wykonywany rzadziej niż raz w tygodniu,
- wymaga kreatywnego myślenia,
- ma zbyt wiele wyjątków i wariantów,
- zwrot z inwestycji nastąpiłby po więcej niż roku,
to odradzamy automatyzację.
Co nas wyróżnia? Nasze podejście! Zanim zaproponujemy jakiekolwiek rozwiązanie, policzymy ROI. Sprawdzimy, czy automatyzacja faktycznie przyniesie Ci korzyści. A jeśli uznamy, że coś się nie opłaca, powiemy Ci o tym wprost. Wolimy stracić potencjalnego klienta niż polecić mu rozwiązanie, które nie zwróci się w rozsądnym czasie.
Weź udział w bezpłatnej konsultacji. Podczas rozmowy przeanalizujemy jeden z Twoich procesów. Przedstawimy Ci konkretny plan działania i odpowiemy na pytania. Bez zobowiązań.
