Prowadzisz firmę produkcyjną i zmagasz się z górą dokumentów. Faktury przychodzą na różne maile, część na WhatsApp, a jeszcze inne pracownicy przynoszą w formie papierowej. Pod koniec miesiąca Ty albo Twoja księgowa spędzacie długie godziny na przeszukiwaniu skrzynek mailowych. Znasz to?
Automatyzacja procesów księgowych usprawni ten proces. Porządkowaniem faktur zajmie się komputer, który się nie męczy i nie myli. Ty lub Twoja księgowa będziecie zajmować się trudniejszymi przypadkami i weryfikacją. Zachowasz pełną kontrolę nad procesem.
Co można zautomatyzować w księgowości?
- Automatyczne zbieranie i sortowanie dokumentów
Centralny adres email do otrzymywania faktur ułatwia życie. Wszystkie dokumenty trafiają w jedno miejsce. System nieustannie monitoruje skrzynkę. Gdy pojawi się nowy dokument, automatycznie go pobiera i analizuje. Faktury są nazywane według ustalonego schematu i wklejane do odpowiedniego folderu.
2. Odczytywanie treści dokumentów
Nowoczesne systemy OCR rozumieją strukturę dokumentu. Natychmiast lokalizują numer dokumentu, daty, dane kontrahenta, kwoty netto i brutto, termin płatności czy numer konta bankowego. Jeśli regularnie otrzymujesz faktury od tego samego dostawcy, program będzie coraz lepiej rozpoznawał ich układ. I automatycznie eksportował je do Twojego systemu księgowego.
3. Automatyzacja księgowania powtarzalnych dokumentów
Opłaty za czynsz, media, abonamenty i leasing powtarzają się co miesiąc. Zawsze są księgowane tak samo. System może nauczyć się rozpoznawać te faktury. Będzie im automatycznie przypisywać odpowiednie konta księgowe. Wystarczy, że księgowa zweryfikuje poprawność i zatwierdzi operację.
4. Inteligentny system płatności
Zarządzanie płatnościami dotyczy również pilnowania przelewów. System automatycznie śledzi płatności i wysyła powiadomienia o zbliżających się terminach. Możesz go zintegrować z systemem bankowym, żeby oznaczał faktury jako opłacone, gdy wykryje przelew.
Usprawnij pracę firmy
Jak usprawnić procesy księgowe w firmie?
1. Problem: Zagubione faktury
W typowej firmie produkcyjnej faktury przychodzą różnymi kanałami: część na mail główny, część na maile pracowników, a niektóre docierają w formie papierowej.
Gdy księgowa lub kontroler finansowy potrzebuje konkretnego dokumentu, zaczyna się poszukiwanie.
Rozwiązanie
Ten chaos trzeba najpierw uporządkować. Tworzymy adres e-mail przeznaczony jedynie na faktury, np. faktury@twojafirma.pl. Informujesz o tym wszystkich dostawców. System automatycznie monitoruje skrzynkę i wyłapuje każdy dokument.
System OCR analizuje fakturę i wyciąga z niej numer, dane sprzedawcy, kwoty netto i brutto oraz termin płatności. Nie trzeba już tego robić ręcznie. System samodzielnie kategoryzuje faktury według ustalonych reguł i archiwizuje je w odpowiednim folderze.
System jest zintegrowany z programem księgowym. Dane są wprowadzane bez udziału człowieka. Sztuczna inteligencja oznacza dokumenty wymagające szczególnej uwagi: np. te z nietypowo wysokimi kwotami lub nowymi kontrahentami.
Korzyści
Pracownicy działu finansowego oszczędzają 2-3 godziny tygodniowo. Nie muszą już szukać i segregować dokumentów. Mają czas na bieżące zadania. Od razu zauważysz spadek błędów. Uporządkowany system przyspiesza również proces zwrotu VAT.
2. Problem: Spóźnianie się z płatnościami
Mała firma produkcyjna może miesięcznie dostawać nawet 100 faktur z różnymi terminami płatności. Dział finansowy ręcznie sprawdza każdą fakturę. Do jego obowiązków należy pilnowanie terminów. Zdarza się, że niektóre płatności są pomijane lub realizowane po terminie. Spóźnienia psują relacje z dostawcami.
Rozwiązanie
Automatyzacja procesu płatności zaczyna się od momentu wpłynięcia faktury. System archiwizuje dokument i tworzy harmonogram płatności. Faktury są automatycznie dodawane do kalendarza płatności z odpowiednim wyprzedzeniem. Na 7 dni przed terminem system wysyła pierwsze przypomnienie do działu finansowego.
Jeśli faktura pozostaje nieopłacona, kolejne przypomnienie przychodzi na 3 dni przed terminem (lub w inne ustalonej dacie). System jest zintegrowany z bankowością elektroniczną firmy. Gdy wykrywa przelew, paruje go z odpowiednią fakturą i oznacza jako opłacony.
Korzyści
Automatyzacja płatności przynosi natychmiastowe rezultaty. Dział finansowy oszczędza czas na śledzeniu płatności. Liczba przeterminowanych faktur spada drastycznie. System pomaga zarządzać płynnością finansową. Masz dokładny obraz nadchodzących płatności. Możesz lepiej planować wykorzystanie środków.
Automatyzacja procesów księgowych jest bezpieczna.
Wszystkie dokumenty w systemie są szyfrowane. Dostęp do nich mają tylko uprawnieni użytkownicy. Pod względem bezpieczeństwa nic się nie zmienia. System automatycznie tworzy kopie zapasowe i przechowuje historię wszystkich operacji. Wiesz dokładnie, kto i kiedy przeglądał lub modyfikował dokument.
Automatyzujemy tylko to, co się zwraca
Nie każdy proces w księgowości warto automatyzować. Niektóre zadania wymagają osądu doświadczonej osoby. Tak powinno zostać. Przed rozpoczęciem współpracy analizujemy procesy w Twojej firmie i wyliczamy ROI dla każdego z nich.
Zaczynamy zawsze od procesów, które:
- pochłaniają najwięcej czasu Twoich pracowników,
- są najbardziej narażone na błędy,
- dają najszybszy zwrot z inwestycji.
Jeśli dany proces nie spełnia tych warunków, zaproponujemy inne rozwiązanie. Nie przeprowadzamy automatyzacji na siłę. Umów się na bezpłatną konsultację, żebyśmy mogli przeanalizować sytuację Twojej firmy.
