Automatyzacja w Make.com. Przewodnik dla tych, którzy chcą zyskać czas i spokój.

Spędzasz godziny na ręcznym przenoszeniu danych, wysyłaniu tych samych maili i kopiowaniu informacji między narzędziami? Make.com może to zmienić – pokażemy, jak zautomatyzować rutynowe zadania i odzyskać kontrolę nad czasem.

Jak działa automatyzacja procesów?

Automatyzacja procesów biznesowych to klucz do zwiększenia efektywności każdej firmy, niezależnie od jej wielkości. Polega na wykorzystaniu oprogramowania do wykonywania powtarzalnych, manualnych zadań. Może to być wysyłanie e-maili, aktualizacja baz danych czy synchronizacja informacji między różnymi aplikacjami.

Jak zautomatyzować procesy w firmie?

Aby zautomatyzować procesy w firmie, musisz najpierw zidentyfikować zadania, które pochłaniają najwięcej czasu. Następnie, za pomocą narzędzi takich jak Make.com, tworzysz scenariusze (ang. scenarios) – sekwencje działań, które mają być wykonane automatycznie. W ten sposób automatyzacja procesów biznesowych staje się dostępna nawet dla małych i średnich przedsiębiorstw, które chcą wprowadzić automatyzację dla B2B.

Praktyczne przykłady automatyzacji procesów biznesowych

Automatyzacja procesów to nie tylko teoria. Poniżej znajdziesz konkretne przykłady, jak Make.com może zrewolucjonizować Twoje codzienne działania:

• Obsługa zamówień: Kiedy klient składa zamówienie w Twoim sklepie internetowym, Make.com może automatycznie zweryfikować płatność, wygenerować i wysłać fakturę, zaktualizować stan magazynowy i dodać klienta do Twojego systemu CRM.

• Wprowadzanie danych: Zamiast ręcznie przepisywać dane z formularzy kontaktowych do arkusza kalkulacyjnego, można stworzyć scenariusz, który automatycznie pobierze te dane i umieści je w wybranym miejscu.
• Automatyczne powiadomienia: W momencie, gdy status zamówienia ulegnie zmianie, Make.com może wysłać powiadomienie do klienta, a także do zespołu odpowiedzialnego za logistykę za pośrednictwem platformy komunikacyjnej, takiej jak Slack lub Microsoft Teams.
• Zarządzanie kampaniami marketingowymi: Nowy lead z Facebook Ads może być automatycznie dodany do listy mailingowej w Mailchimp i przypisany do odpowiedniego menedżera w systemie CRM, co znacznie skraca czas reakcji i zwiększa szanse na konwersję.

Czym jest Make.com i jak z niego korzystać?

Make.com (dawniej Integromat) to potężna platforma do automatyzacji firmy, która pozwala łączyć ze sobą różne aplikacje i usługi, tworząc złożone przepływy pracy. W przeciwieństwie do tradycyjnego programowania, wszystko odbywa się za pomocą interfejsu graficznego, co sprawia, że automatyzacja firmy jest dostępna dla każdego, bez konieczności pisania kodu.

3 problemy, które rozwiążesz dzięki Make.com

1. Marnowanie czasu na powtarzalne zadania
   To problem numer jeden, który dotyka chyba każdego. Ręczne wprowadzanie danych, wysyłanie podziękowań, dodawanie klientów do bazy — to wszystko pochłania Twój cenny czas. Make.com pozwala Ci stworzyć automatyzacje, które wykonają te zadania za Ciebie. W momencie, gdy klient wypełni formularz na Twojej stronie, automatycznie zostanie dodany do Twojej bazy CRM, otrzyma e-mail powitalny i zostanie przypisany do odpowiedniego opiekuna. A Ty? Ty w tym czasie możesz zająć się budowaniem relacji, a nie klikaniem.
2. Błędy ludzkie i nieścisłości w danych
   Gdy dane są przenoszone ręcznie, błędy są nieuniknione. Literówka w adresie mailowym, pominięty rekord w arkuszu, niekompletne dane klienta — to wszystko może prowadzić do poważnych problemów. Automatyzacja minimalizuje to ryzyko, ponieważ dane są przenoszone precyzyjnie i konsekwentnie za każdym razem.
3. Brak spójnej komunikacji i opóźnienia
   Czy zdarzyło Ci się zapomnieć o kontakcie z nowym klientem, bo byłeś zawalony pracą? Albo czy Twoje odpowiedzi na zapytania docierają z opóźnieniem? Make.com umożliwia natychmiastową reakcję. Automatyczne powiadomienia na Slacku, wysyłanie wiadomości e-mail w odpowiedzi na konkretne akcje czy synchronizacja danych w czasie rzeczywistym sprawiają, że Twoja firma działa płynnie i profesjonalnie.

Jak działa automatyzacja w Make.com?

Działanie Make.com jest proste i logiczne. To trochę jak układanie klocków. Cały proces opiera się na dwóch głównych elementach:

• Wyzwalacz (trigger): To wydarzenie, które rozpoczyna automatyzację. Może to być na przykład nowe zgłoszenie w formularzu, dodanie pliku na Google Drive czy nowy e-mail w skrzynce.

• Akcja (action): To zadanie, które ma zostać wykonane po uruchomieniu wyzwalacza. Przykładowe akcje to: stworzenie nowego rekordu w bazie danych, wysłanie powiadomienia na Slacka lub zapisanie pliku.

Zamiast pisać kod, łączysz te elementy wizualnie, tworząc scenariusz. Na przykład, aby każdy nowy kontakt z formularza trafił do Twojego CRM, tworzysz scenariusz:

1. Wyzwalacz: Nowe zgłoszenie w formularzu.
2. Akcja: Utwórz nowy kontakt w CRM, używając danych z formularza.

Możesz też tworzyć bardziej zaawansowane scenariusze, dodając routery, które kierują automatyzację na różne ścieżki, w zależności od warunków (np. jeśli e-mail zawiera załącznik, zrób X, a jeśli nie, zrób Y).

W ten sposób Make.com działa jak Twój cyfrowy pracownik, wykonując za Ciebie powtarzalne zadania w tle.

Do czego można wykorzystać Make.com?

Make.com służy do automatyzacji usług i integracji systemów CRM i ERP, ale jego zastosowania są znacznie szersze. Można go używać do:

• Automatycznego dodawania nowych klientów z formularza kontaktowego do Twojego CRM.
• Powiadamiania zespołu na Slacku o nowych zamówieniach.
• Tworzenia faktur w systemie księgowym po otrzymaniu płatności.
• Synchronizacji danych między różnymi arkuszami kalkulacyjnymi.
• Tworzenia raportów na podstawie danych z różnych źródeł.

Make.com vs. n8n – które narzędzie jest lepsze?

Wybór między Make.com a n8n zależy od Twoich priorytetów – łatwości obsługi, elastyczności i modelu hostingu.

Make.com jest świetnym wyborem, jeśli szukasz gotowego, łatwego w użyciu rozwiązania w chmurze, bez konieczności zarządzania infrastrukturą. n8n jest idealny dla zespołów, które potrzebują pełnej kontroli nad danymi i chcą hostować swoje automatyzacje na własnych serwerach.

Aspekty techniczne i finansowe Make.com

Czy korzystanie z Make.com jest płatne?

Make.com oferuje darmowy plan z ograniczoną liczbą operacji miesięcznie, co pozwala na przetestowanie platformy. Pełne możliwości są dostępne w płatnych planach, które różnią się liczbą operacji, liczbą scenariuszy i dostępem do zaawansowanych funkcji.

Ile kosztuje automatyzacja procesów biznesowych?

Koszt zależy od liczby operacji, czyli liczby akcji, które Twój scenariusz wykonuje. Elastyczne plany Make.com sprawiają, że automatyzacja dla małych firm może być wdrażana stopniowo, a koszt jest proporcjonalny do skali użycia.

Przykład kalkulacji, jeśli Twój scenariusz wykonuje 1000 operacji miesięcznie, koszt może być bardzo niski w porównaniu do oszczędności czasu, jaką zyskujesz. Pamiętaj, że koszt pojedynczej operacji w Make.com jest często niższy niż u konkurencji, co czyni go atrakcyjnym wyborem.

Powszechne pytania i mity na temat Make.com

Czy Make.com jest płatny i czy jest darmowa wersja?

Tak, Make.com jest usługą płatną, jednak oferuje również darmowy plan. Pozwala on na przetestowanie platformy i stworzenie prostych scenariuszy. Ceny płatnych planów są elastyczne i zależą od liczby operacji (zadań, które wykonuje automatyzacja) w miesiącu. To sprawia, że automatyzacja dla małych firm może być wdrażana stopniowo, a koszt jest proporcjonalny do skali użycia.

Czy Make.com jest bezpieczny i zgodny z RODO?

Tak, Make.com jest zgodny z RODO. Platforma poważnie traktuje bezpieczeństwo danych i zapewnia, że Twoje informacje są chronione. Warto jednak pamiętać, że to Ty, jako właściciel automatyzacji, odpowiadasz za to, jakie dane przekazujesz między aplikacjami.

Czy Make.com współpracuje z Microsoftem?

Zdecydowanie tak. Make.com oferuje integracje z wieloma produktami Microsoftu, takimi jak Microsoft Teams, OneDrive, Excel, SharePoint i wiele innych. Dzięki temu możesz zautomatyzować procesy w swoim ekosystemie Microsoft, np. zapisując załączniki z poczty na OneDrive lub wysyłając powiadomienia na Teams po otrzymaniu nowego zgłoszenia.

Najlepsze praktyki w automatyzacji z Make.com

Aby w pełni wykorzystać potencjał automatyzacji w Make.com, warto przestrzegać kilku zasad:

• Zaczynaj od prostych scenariuszy. Nie próbuj zautomatyzować całego biznesu od razu. Zacznij od małych, powtarzalnych zadań, które przyniosą szybkie rezultaty.
• Testuj każdy krok. Po zbudowaniu scenariusza, zawsze używaj funkcji „Run once” (Uruchom raz), aby sprawdzić, czy działa poprawnie, zanim wdrożysz go na stałe.
• Używaj routerów i filtrów. Te narzędzia pozwalają na tworzenie inteligentnych, warunkowych ścieżek, dzięki czemu Twoje automatyzacje będą precyzyjne i wydajne.
• Dokumentuj swoje scenariusze. Po zbudowaniu złożonego scenariusza, dodawaj notatki i opisy, aby Ty lub inny członek zespołu wiedział, do czego służy dany przepływ pracy.
• Monitoruj działanie. Regularnie sprawdzaj historię wykonanych operacji w Make.com, aby upewnić się, że wszystko działa zgodnie z planem i szybko reagować na ewentualne błędy.

Dla kogo jest Make.com?

Make.com to narzędzie dla każdego, kto jest zmęczony powtarzalnymi zadaniami i szuka sposobu na to, by jego cyfrowe narzędzia pracowały w zespole.

• Dla właścicieli firm i freelancerów. Dla tych, którzy chcą zautomatyzować procesy sprzedaży, marketingu, obsługi klienta i administracji, by skupić się na strategicznym rozwoju.
• Dla marketerów. Dla tych, którzy chcą zautomatyzować kampanie emailowe, zbieranie danych z formularzy, publikowanie treści na social mediach czy tworzenie raportów.
• Dla zespołów IT i operacyjnych.: Dla tych, którzy chcą uprościć procesy wewnętrzne, zintegrować różne systemy i usprawnić przepływ informacji między działami.

Podsumowanie

Make.com to narzędzie, które może w sposób rewolucyjny odmienić sposób, w jaki działa Twoja firma. To potężna platforma, która eliminuje nudne, powtarzalne zadania, pozwala na integrację systemów CRM i ERP oraz uwalnia Twój czas, byś mógł skupić się na strategicznych aspektach biznesu. Jego wizualny interfejs sprawia, że automatyzacja procesów biznesowych jest dostępna dla każdego, a elastyczny model cenowy dopasowuje się do rosnących potrzeb przedsiębiorstwa.

Dzięki Make.com możesz w końcu zacząć myśleć o swojej firmie jak o sprawnym, zintegrowanym systemie, a nie zbiorze odizolowanych procesów.

Jeśli chcesz wdrożyć bardziej skomplikowane procesy lub potrzebujesz wsparcia, wypełnij formularz poniżej, a skontaktujemy się z tobą i porozmawiamy jak możemy tobie pomóc.