Czas to pieniądz. Prowadząc biznes, doskonale o tym wiesz. Jeśli jeszcze nie sprawdzałeś, czym jest automatyzacja procesów, czas się tym zainteresować. Poznaj konkretne rozwiązanie problemów, z którym boryka się Twoje przedsiębiorstwo.
Pewnie zauważasz, że Twoi pracownicy spędzają długie godziny na powtarzalnych zadaniach. Ich potencjał ulega zmarnowaniu, ponieważ te czynności mogłyby wykonać się… same. Właśnie takie możliwości oferuje automatyzacja procesów. I wcale nie musisz być ekspertem IT, żeby wykorzystać jej korzyści.
Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?
Automatyzacja procesów oznacza przekazywanie powtarzalnych zadań komputerowi. Twoi pracownicy nie muszą spędzać długich godzin na wpisywaniu danych z Excela do programu fakturowego, wysyłaniu maili do klientów lub tworzeniu skomplikowanych raportów sprzedażowych. Zamiast tego, mogą skupić się na zadaniach wymagających ich specjalizacji i kreatywności.
System wykonuje monotonne zadania szybciej, dokładniej i bez przestojów. A na dodatek bezbłędnie. Jak to robi? Automatyzacja działa na podstawie jasno zdefiniowanych reguł i wzorców. Przekazujesz komputerowi instrukcje, a on je wykonuje krok po kroku, w dokładnie określony sposób. To taki cyfrowy pracownik, za którego nie musisz płacić ZUS-u.
Kiedy warto pomyśleć o automatyzacji?
Automatyzacja przydaje się większości firm. Sygnałem, że warto o niej pomyśleć, są powtarzające wzorce w codziennej pracy. Jeśli Twoi pracownicy spędzają większość dnia na powtarzalnych czynnościach, czas to usprawnić. Zainteresuj się automatyzacją, zanim Twoi cenni pracownicy ulegną wypaleniu zawodowemu.
Widzisz rosnące koszty operacyjne w swoim przedsiębiorstwie? Chcesz się rozwijać przy małej inwestycji środków? Nie musisz zatrudniać kolejnej osoby do wykonywania prostych, powtarzalnych zadań, ani wymagać nadgodzin. Automatyzacja może wykonywać te same zadania 24 godziny na dobę bez dodatkowych kosztów.
W dokumentacji i procesach pojawiają się błędy? Boisz się, że narażą Cię one na utratę reputacji? Pomyłki w monotonnych czynnościach są naturalne. Przepisywanie danych męczy oczy i mózg, ale tylko w przypadku ludzi. Maszyny radzą sobie z tym wprost doskonale! Zainwestuj w automatyzację, a rozwiążesz ten problem.
Uwolnij czas na ważne zadania
Jakie są rodzaje automatyzacji?
Wyróżnia się 3 główne rodzaje automatyzacji, które wykorzystuje się w zależności od stopnia złożoności optymalizowanych procesów.
Zrobotyzowana automatyzacja procesów (z angielskiego RPA)
Zrobotyzowana automatyzacja procesów przejmuje najbardziej podstawowe zadania. Nie optymalizuje całej sekwencji czynności, ale wykonuje najprostsze z nich niczym cyfrowy asystent. Przykładem RPA są boty udzielające pomocy na czacie strony internetowej.
Automatyzacja procesów biznesowych (z angielskiego BPA)
Automatyzacja procesów biznesowych zajmuje się całymi procesami. Wykonuje złożone sekwencje działań i proste czynności w rodzaju generowania raportu. Możesz ją wykorzystać do zarządzania relacjami z klientami lub automatycznego tworzenia umów, rachunków i faktur. To rozwiązanie wymaga dokładnego zmapowania procesów, a w zamian oferuje kompleksową optymalizację sekwencji zadań.
Inteligentna automatyzacja (z angielskiego IPA)
Inteligentna automatyzacja łączy automatyzację ze sztuczną inteligencją. Ten system wykonuje zadania, uczy się na podstawie danych i podejmuje proste decyzje. Wykazuje odrobinę kreatywności i analityczne myślenie. IPA potrafi przewidzieć potrzeby magazynowe na podstawie historycznych danych sprzedażowych, dostosować komunikację z klientem do jego preferencji i zoptymalizować procesy produkcyjne.
Przykłady automatyzacji w firmie produkcyjnej
Jeśli jakieś zadanie jest powtarzalne i opiera się na jasnych regułach, prawdopodobnie można je zautomatyzować. Zaznaczmy, że nie mówimy tu o zastępowaniu pracowników, ale o uwalnianiu ich potencjału. Czy Twój handlowiec nie byłby bardziej skuteczny, gdyby zamiast wypełniać dokumenty, mógł poświęcić więcej czasu na bezpośredni kontakt z klientem?
Marketing i sprzedaż
Proces sprzedażowy przypomina skomplikowaną układankę. Handlowcy żonglują dziesiątkami leadów, przygotowują specyfikacje techniczne i wyceny, prowadzą negocjacje i finalizują umowy. Automatyzacja znacząco usprawnia ten proces.
Wyobraź sobie typową sytuację:
- Potencjalny klient wypełnia formularz na stronie internetowej.
- System automatycznie analizuje zapytanie, kategoryzuje je według priorytetów i przydziela odpowiedniemu handlowcowi.
- Jednocześnie pobiera dane finansowe firmy na podstawie NIP-u i przygotowuje wstępną ocenę wiarygodności klienta.
- Handlowiec otrzymuje kompletną informację. Może od razu skupić się na przygotowaniu spersonalizowanej oferty.
Obsługa klienta
Dział obsługi klienta w firmie produkcyjnej musi radzić sobie z setkami zapytań dziennie. Automatyzacja może przejąć znaczną część tej pracy. Inteligentne chatboty obsługują podstawowe zapytania przez całą dobę. A bardziej złożone sprawy przekazują do odpowiednich specjalistów.
Przykład: klient pyta o status swojego zamówienia. System automatycznie identyfikuje sprawę, pobiera aktualne dane z systemu produkcyjnego i magazynu, a następnie wysyła odpowiedź. Co więcej, jeśli wykryje potencjalne opóźnienie, sam proaktywnie informuje klienta i proponuje satysfakcjonując.
Administracja i dokumentacja
Każde zamówienie generuje lawinę dokumentów: zamówienia, specyfikacje techniczne, umowy i faktury. Automatyzacja może radykalnie uprościć zarządzanie czynności biurowych.
Gdy system rejestruje nowe zamówienie, automatycznie generuje wszystkie wymagane dokumenty, wykorzystując dostępne szablony i dane. A w następnym kroku archiwizuje je. Odpowiednie osoby otrzymują powiadomienia o konieczności przeprowadzenia weryfikacji i złożenia podpisu. System śledzi terminy płatności i automatycznie wysyła przypomnienia.
Co więcej, dzięki OCR komputer automatycznie odczytuje dane z przychodzących dokumentów. A później wprowadza je do odpowiednich systemów bez ręcznego przepisywania.
HR i rekrutacja
Przeprowadzasz rekrutację kilka razy w roku? Wykorzystaj automatyzację, żeby znacząco przyspieszyć cały cykl zatrudnienia. System może automatycznie publikować ogłoszenia na różnych portalach. A następnie wstępnie filtrować aplikacje według zdefiniowanych kryteriów i umawiać pierwsze rozmowy kwalifikacyjne.
Po zatrudnieniu pracownika automatyzacja wspiera proces onboardingu. Pomoże Ci wygenerować umowę, przydzielić dostęp do systemów i zaplanować szkolenie. Pomaga również obecnym pracownikom. Ułatwia im śledzenie czasu pracy, tworzenie harmonogramów i zarządzanie wnioskami urlopowymi.
Analityka i raportowanie
Dane są podstawą podejmowania decyzji. Automatyzacja zbiera dane z różnych źródeł i prezentuje je w formie raportów lub interaktywnych prezentacji. Zaawansowane algorytmy mogą przewidywać trendy i potencjalne problemy.
Automatyzacja w każdym z tych obszarów oszczędza czas i zmniejsza liczbę błędów. Pracownicy mogą skupić się na zadaniach wymagających ludzkiej inteligencji, kreatywności i empatii. Wykorzystując nowoczesne technologie, tworzysz środowisko sprzyjające wydajnej pracy.
Dlaczego warto wybrać EasyAutomate do automatyzacji procesów?
W EasyAutomate najpierw przyglądamy się liczbom, a później podejmujemy decyzje. Zanim zaproponujemy Ci automatyzację, analizujemy Twoje procesy biznesowe. Liczymy, ile czasu zajmują czasu i ile kosztują. Robimy to po to, żeby poznać potencjalny zwrot z inwestycji.
Dlaczego tak robimy? Chcemy się upewnić, że automatyzacja się opłaci w Twoim przypadku. Nie oczekujemy, że zapłacisz nam, nie wiedząc, czy i kiedy inwestycja się zwróci. Jeśli ROI nie będzie zadowalające, znajdziemy inny proces. Nie będziemy Cię na siłę uszczęśliwiać nową technologią. Zajmujemy się rozwiązywaniem istniejących problemów.
Jeśli chcesz zgłębić temat automatyzacji i zobaczyć, co dałoby się usprawnić w Twojej firmie, skontaktuj się z nami.
