Twoja firma wykorzystuje nowoczesne programy, ale pracownicy wciąż poświęcają cenne godziny na prace administracyjne, a menedżerowie są zajęci koordynacją działań? To główny powód, dlaczego brakuje czasu na działania strategiczne. Jeśli zauważasz ten schemat u siebie, zadaj sobie pytanie, „czy moja firma potrzebuje wsparcia w automatyzacji?”.
Postęp technologiczny zwalnia ludzi z robienia powtarzalnych zadań. Nie ma już potrzeby wykonywania manualnie rzeczy, które lepiej robi komputer. Potrzebujesz tylko, żeby ktoś ustawił Ci odpowiednio system. Jeden zautomatyzowany proces zastępuje długotrwałe operacje ręczne, a pracownicy zyskują czas na myślenie kreatywne i projektowanie nowych rozwiązań.
Kiedy warto pomyśleć o automatyzacji? Pierwsze sygnały ostrzegawcze
Jeśli rozpoznajesz przynajmniej dwie lub trzy z opisanych sytuacji, Twoja firma prawdopodobnie traci środki na nieefektywne procesy.
Rosnące koszty operacyjne
Rosnące koszty operacyjne i stojące w miejscu przychody to mieszanka wybuchowa, która bezpośrednio szkodzi rentowności biznesu. To zjawisko występuje, gdy Twoi pracownicy przepalają czas na zajęcia nieprzynoszące dochodu, np. obsługę dokumentacji i wprowadzanie danych.
Powtarzające się błędy
Pomyłki są rzeczą ludzką, ale nie wszystkie czynności muszą być wykonywane przez ludzi. Komputer lepiej sprawdza się we wprowadzaniu danych do faktur i generowaniu umów oraz raportów. Co więcej, przestrzega wypracowanego schematu, dzięki czemu będzie zapisywał pliki w ustalonych folderach.
Brak czasu na rozwój
Jako właściciel lub menedżer spędzasz ponad 70% swojego czasu na rozwiązywaniu bieżących problemów operacyjnych? Takie obciążenie i „gaszenie pożarów” sprawia, że nie masz czasu na planowanie strategiczne. Brak myślenia przyszłościowego odbija się na obecnej działalności firmy.
Problemy z przepływem informacji
Bieżący wgląd w to, co się dzieje, pozwala Ci podjąć poinformowane decyzje. Gdy musisz dopytywać pracowników o status zadań, traci na tym efektywność całej organizacji. Punktem zapalnym są raporty przygotowywane ręcznie i przekazywane z opóźnieniem, ponieważ uniemożliwiają podjęcie decyzji biznesowych na czas.
Oceń gotowość swojej firmy na automatyzację
Kiedy można zautomatyzować zadania w firmie? Na podstawie doświadczeń z sektora MŚP, wyróżniliśmy obszary, które warto przeanalizować jako pierwsze, żeby ocenić, czy przedsiębiorstwo jest gotowe na automatyzację.
Powtarzalność procesów
Ile czasu w Twojej firmie zajmują powtarzalne czynności biurowe? Jeśli jest to kilka godzin tygodniowo, najprawdopodobniej tracisz czas. Obecnie nie ma potrzeby, żeby człowiek przygotowywał umowy dla klientów, przepisywał dane z maili do systemu CRM i wprowadzał faktury do systemu księgowego. Te obszary jako pierwsze kwalifikują się do automatyzacji.
Odkryj, jak zaoszczędzić czas dzięki automatyzacji
Skala działania
Wbrew powszechnej opinii, automatyzacja nie jest zarezerwowana dla dużych korporacji. Jeśli Twoja firma obsługuje miesięcznie choćby 20-30 faktur, przetwarza dokumenty i codziennie odpowiada na zapytania klientów, możemy w tym miejscu wskazać miejsce na oszczędności.
Obecne procesy
Zanim rozpoczniemy optymalizację, muszą istnieć procesy. Jeśli masz już wdrożone podstawowe systemy informatyczne, ale nie połączyłeś ich ze sobą, problem ten można łatwo rozwiązać automatyzacją. Z drugiej strony, jeśli w Twojej firmie procesy nie są jeszcze jasno zdefiniowane i każdy pracownik wykonuje zadania po swojemu, najpierw trzeba je uporządkować.
Kompetencje zespołu
Przeciążenie pracowników nadmiarem zadań administracyjnych powinno być sygnałem, że coś jest nie tak. Komponując swój zespół, zwracałeś uwagę na umiejętności i doświadczenie specjalistów, więc teraz pozwól im, żeby je wykorzystali, zamiast spędzać połowę czasu nad dokumentami.
Co automatyzacja da Twojej firmie?
Wdrożenie automatyzacji skutkuje wymiernymi korzyściami już w pierwszych miesiącach od wdrożenia.
Skokowy wzrost wydajności operacyjnej
Twój zespół zyskuje czas na ważne zadania, które do tej pory były odkładane na bok. Oszczędność może wynosić nawet 40 godzin miesięcznie, więc jest o co się starać. Automatyzację ustawia się raz i później tylko kontroluje, usprawnia i wprowadza aktualizacje, gdy pojawiają się zmiany w firmie.
Widoczne oszczędności finansowe
Spójrz na liczby. Pracownik zarabiający najniższą krajową (4666 zł brutto), który spędza jedynie godzinę dziennie na zadaniach możliwych do zautomatyzowania, generuje roczny koszt ponad 7 594,5 zł. Pomnóż to przez liczbę pracowników w swojej firmie. Automatyzacja pomaga obsłużyć rosnącą liczbę zadań administracyjnych bez przeprowadzania rekrutacji. Zobacz, jak skalować działalność bez dodatkowych kosztów.
Mniej błędów
Ludzie się męczą, rozpraszają i mają gorsze dni, a maszyny zawsze pracują tak samo. Nie stawiają literówek w umowach, nie księgują podwójnie faktur i nie przeoczają maili od klientów. Wszystkie zadania wykonują równie dokładnie, zgodnie z ustalonym procesem.
Większa kontrola nad firmą
Nie musisz prosić o raporty różnych działów. W dowolnym momencie możesz sprawdzić status zamówień, poziom zapasów, wyniki sprzedaży i przepływ dokumentów. Masz wgląd w pełen obraz firmy.
EasyAutomate – doświadczony partner od automatyzacji
Rosnące koszty operacyjne i przemęczeni pracownicy pewnego dnia zmuszą Cię do szukania rozwiązań. Nie czekaj na ten moment, tylko zadziałaj wcześniej. Skorzystaj z pomocy specjalistów.
W EasyAutomate najpierw analizujemy sytuację Twojej firmy, żeby wskazać procesy warte automatyzacji. Nie wciskamy gotowych rozwiązań. Skupiamy się na tym, co przyniesie korzyści Twojej firmie. Jeśli widzimy, że automatyzacja danego zadania się nie opłaci, otwarcie Ci to powiemy. Dostaniesz konkretne wyliczenia potencjalnego zwrotu z inwestycji. Napisz do nas, żeby sprawdzić, ile możesz zyskać na zautomatyzowanych procesach.
