Automatyzacja procesów biznesowych to działania, których znaczenie trudno przecenić. Algorytmy sztucznej inteligencji zwiększają dokładność działań biznesowych, przyspieszają procesy i pozwalają na znaczące ograniczenie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. To wszystko jednak są truizmy, ponieważ wdrożenie automatyzacji musi się opłacić. Problemem wielu firm jest jednak to, że nie potrafią ocenić stopy zwrotu z takiej inwestycji. W efekcie płacą duże pieniądze za zmianę, ale tak naprawdę nie wiedzą, czy na niej zarabiają. W jaki sposób wyliczyć, czy automatyzacja procesów operacyjnych się opłaci?
Od czego zacząć proces automatyzacji procesów biurowych lub biznesowych?
W praktyce każdy biznes funkcjonuje dzięki tuzinom różnych procesów. Nie możesz zautomatyzować wszystkich spośród nich od razu, a przynajmniej byłoby to bardzo trudne i kosztowne. Przedsiębiorstwa specjalizujące się w automatyzacji procesów często odwołują się do zasady High Value-Low Complexity. Zakłada ona, aby w pierwszej kolejności skupić się na procesach o możliwie niskim stopniu skomplikowania, które wnoszą najwyższą wartość dodaną dla przedsiębiorstwa. Dzięki temu wdrażanie nowych technologii można przeprowadzić relatywnie szybko i niskim kosztem, a firma już będzie mogła funkcjonować częściowo bez udziału człowieka.
Nie jest to jedyna strategia doboru priorytetów do automatyzacji. Inne koncepcje zakładają skupienie się na:
- procesach o ustrukturyzowanej budowie zawierającej jasno sprecyzowane dane wejściowe i wyjściowe;
- powtarzalnych zadaniach, gdzie bardzo rzadko pojawiają się wyjątki (a i one są przewidywalne);
- zadaniach, których wykonanie zajmuje najwięcej czasu.
Zalety automatyzacji to nie tylko większy zysk, ale także mniejsze obciążenie pracowników oraz wzrost zadowolenia z wykonywanej pracy.
Automatyzacja procesów biznesowych. Jak zmierzyć jej opłacalność?
W każdym biznesie obliczenie zysku jest prostsze, jeżeli uda się ustalić kluczowe wskaźniki efektywności, czyli KPI (ang. Key Performance Indicators). Szczególnie przydatnym KPI przy wyliczaniu zysku, jest ROI (ang. Return on Investment) – zwrot z inwestycji.
Wskaźnik ROI definiuje się jako stosunek zysku opodatkowanego do nakładów inwestycyjnych. Pozwala on określić, czy dana operacja gospodarcza jest opłacalna. Wylicza się go jako iloraz zysku operacyjnego i nakładów inwestycyjnych pomnożonych przez 100%. Im ROI jest wyższe, tym zysk z operacji będzie większy.
Odkryj, jak zaoszczędzić czas dzięki automatyzacji
ROI — jak liczyć, aby prawidłowo skalkulować zysk z inwestycji?
Aby wyliczyć opłacalność automatyzacji i ocenić rozwój biznesu trzeba porównać nakłady na proces biznesowy przed jego automatyzacją do nakładów po automatyzacji. Oczywiście sama automatyzacja też wymaga wydatków, które trzeba uwzględnić. Pojęcie ROI odnosi się też do możliwości generowania dodatkowych przepływów pieniężnych w szerokiej perspektywie. Zysków raczej nie zobaczysz po krótkim czasie. Zyskowność inwestycji wymaga ułożenia równania, które bierze pod uwagę różnego rodzaju zmienne. Jakie są to czynniki?
Czynniki istotne z punktu widzenia automatyzacji procesów — statyczne i dynamiczne
Efektywność automatyzacji wymaga uwzględnienia dwóch grup czynników – statycznych oraz dynamicznych. Przyjrzyjmy się najpierw tym pierwszym.
Full-Time Equivalent Resource (FTE)
Parametr FTE określa ile czasu pracownik spędza na wykonywaniu swoich obowiązków w określonej jednostce czasu. Przy pełnym etacie FTE wynosi 1 na osobę, przy 2 pracownikach zatrudnionych na pół etatu również. Na potrzeby automatyzacji i przyspieszenia działania firmy oblicz, ile FTE jest potrzebne, aby wykonać dany proces. Załóżmy, że nie wymagające kreatywności zadania, jak rozliczanie kadrowe pracowników wymagają zatrudnienia dwóch księgowych na pełen etat. W takiej sytuacji FTE będzie równe 2.
Liczba zadań w ciągu dnia
Zautomatyzowanie procesów powinno uwzględniać wszystkie procesy danego typu, np. OCR-owanie dokumentów czy wystawianie faktur. Dlatego potrzebujesz ustalić, ile takich czynności wykonujesz w ciągu dnia. Dodatkowo trzeba określić, ile czasu zajmuje wykonanie tych powtarzalnych zadań. Ustal, ile czasu zajmuje np. wystawienie jednej faktury.
Całkowity koszt FTE, czyli ile tak naprawdę kosztuje pracownik
Pamiętasz wskaźnik FTE? Świetnie. Uwzględnij jednak, że godzina pracy danej osoby kosztuje więcej niż wynosi jej dniówka. Pracownik korzysta przecież z komputera, zużywa wodę, gaz i inną firmową infrastrukturę. Prawda jest też taka, że nie wykonuje swoich obowiązków przez pełne 8 godzin dziennie. Przerwa na kawę lub papierosa? Wycieczka na drugie piętro do gabinetu przełożonego po podpis? Czemu nie. Pamiętaj jednak, że to Ty płacisz za ten czas. Choć może się wydawać, że są to drobiazgi, składają się one na całkowity koszt prowadzenia działalności. Procesy automatyki biznesowej nie generują tego typu kosztów pośrednich. Oczywiście trzeba je co jakiś czas optymalizować i modernizować, ale są to wydatki możliwe do przewidzenia już na etapie planowania wdrożenia danego rozwiązania.
Początkowy koszt wdrożenia automatyki biznesowej
Implementowanie programowalnych botów usprawniających działanie firmy wiąże się z kosztami adaptacji rozwiązania informatycznego do indywidualnych potrzeb, a także wydatkami związanymi z licencjonowaniem oprogramowania.
Odwołując się do tych statycznych czynników, jesteś w stanie ocenić, ile kosztuje wdrożenie AI i automatyzacji na samym początku. Oczywiście są to tylko wartości wyjściowe. W miarę jak Twój biznes się rozwija również i one będą się zmieniały. Jeżeli Twoje przedsiębiorstwo się działa coraz prężniej, tempo poszczególnych procesów może zmieniać się wykładniczo, niekoniecznie liniowo. Tempo zmian będzie wpływało na koszty automatyzacji.
Wzrost ekonomiczny biznesu
Wzrost wydajności biznesu idzie w parze z tym, że procesów do automatyzacji jest coraz więcej i stają się one coraz bardziej rozległe. Załóżmy, że w ciągu miesiąca wystawiasz 50 faktur i rozliczasz 10 pracowników. Jeśli znalazłeś nowego klienta i wystawiasz 55 faktur oraz zatrudniłeś jednego pracownika, można powiedzieć, że Twój biznes wzrósł o 10%.
Miesięczny koszt narzędzi BPA oraz AI
Automatyka biznesowa wymaga regularnego ponoszenia kosztów związanych z utrzymaniem, nadzorem, rozwojem oraz kontrolą. W przypadku każdego dostawcy koszty te mogą prezentować się inaczej, dlatego wycenę wdrożenia i utrzymania systemów trzeba przeprowadzić dla każdego dostawcy oddzielnie. W EasyAutomate korzystamy z wielu różnych narzędzi, np. make.com oraz Airtable. Oferują one skalowalne pakiety – dla małych automatyzacji mogą być one darmowe. Dla większych koszt pakietów będzie wynosił odpowiednio 9$ i 20$ miesięcznej subskrypcji.
Automatyzacja w procesach biurowych, czyli liczymy ROI
Jeśli policzyłeś wartość każdego z tych wskaźników, możesz przejść do kolejnego kroku, czyli właściwego wyliczenia ROI dla automatyzacji procesów biurowych.
Etap I — Obecny koszt zadania
Na tym etapie będziesz potrzebował wartości FTE, czasu trwania zadania oraz dziennej liczby zadań. Wylicz wartość dla jednego dnia, tygodnia oraz miesiąca, aby zobaczyć wysokość wydatków dla różnych okresów. Skrócenie czasu na zadanie w ujęciu dziennym może przynieść zysk kilku minut, ale w ujęciu miesięcznym automatyzacja procesu pozwoli zyskać być może nawet kilka godzin.
Etap II — koszt implementowania rozwiązań BPA
Aby wdrożyć systemy automatyzacji, musisz ponieść określone koszty. W przeciwieństwie do typowych software house’ów nie skupiamy się na projektowaniu rozwiązań “od zera”. Z reguły bazujemy na gotowych produktach cyfrowych, które wdrażamy w środowisku klienta dopasowując do jego potrzeb. Możemy również uzupełnić usługę o integrację systemów lub ich automatyzację. Takie podejście do obsługi klientów pozwala nam zachować transparentność kosztów od początku do końca współpracy.
Etap III — porównanie zysków i strat
Ostatni etap obejmuje wyliczenie zysków lub strat dla danego modelu biznesowego. Stwórz tabelę obejmująca okres przynajmniej 12 kolejnych miesięcy. W pierwszej kolumnie notuj, ile kosztują Cię procesy operacyjne aktualnie (bez AI i BPA). W drugiej przewidywany koszt z BPA. W trzeciej zaś różnicę między tymi wartościami. Najprawdopodobniej automatyzacja w pierwszym okresie będzie przynosiły straty, ponieważ wydatki związane z jej wdrożeniem są wysokie. W miarę upływu czasu i rozwoju Twojego biznesu straty powinny zamienić się w zyski, a te z kolei będą rosły z miesiąca na miesiąc.
Można to porównać do procentu składanego i efektu kuli śnieżnej. Podobno sam Albert Einstein powiedział kiedyś, że “ (…) procent składany to ósmy cud świata. Ci, którzy go rozumieją, zarabiają na nim. Ci, którzy nie rozumieją, muszą go zapłacić (…)”.
ROI a TCA. Czym te wskaźniki różnią się między sobą?
Przy szacowaniu stopy zwrotu z inwestycji możesz niekiedy spotkać się również ze skrótem TCA (ang. Total Cost of Automation). Odnosi się on do całkowitych kosztów związanych z wdrożeniem procesów automatyzacyjnych w firmie. Wskaźnik TCA pozwala określić, ile tak naprawdę kosztuje Cię korzystanie z narzędzi AI/BPA i uwzględnia wydatki związane z:
- kosztem stworzenia rozwiązania BPA(np. wydatki na samą automatyzację czy serwery);
- kosztem spersonalizowania rozwiązania, jego przetestowania i wdrożenia;
- kosztem utrzymania infrastruktury w firmie.
Wskaźnik TCA i dane użytego do jego wyliczenia pojawiały się już wcześniej, więc nie powinny stanowić dla Ciebie niespodzianki. W ten sposób otrzymujesz jednak zagregowane dane dotyczące wydatków. Pamiętaj, że nie zawsze obniżenie kosztów implementacji poprzez wybór np. prostszego rozwiązania będzie dobrym pomysłem. Postaraj się raczej spojrzeć na swoją firmę z odległości i zastanów się, gdzie będzie Twoje przedsiębiorstwo za rok, pięć lub dziesięć lat. Dzięki temu eliminujesz powtarzalne czynności i zwiększasz efektywność pracy na długi czas do przodu.
Jak wybierać technologie AI i BPA, aby zwiększyć wydajność firmy mniejszym kosztem?
Ogromny wpływ na wydajność narzędzi do automatyzacji ma ich struktura oraz model licencjonowania. Naszym klientom oferujemy rozwiązania typu High-Code. Jest ono wprawdzie droższe od Low-Code, ale oferuje większy stopień personalizacji aplikacji i możliwość dopasowania każdego jej elementu do Twoich potrzeb.
Jednocześnie narzędzia Low-Code rodzą większe ryzyko technologicznego lock-out (uzależnienie od jednego podmiotu), ponieważ dostawcy często wykorzystują autorskie rozwiązania, a umowa obliguje przedsiębiorcę do korzystania z pomocy w przypadku wystąpienia awarii. Technologia High-Code oferuje pod tym względem większe bezpieczeństwo, a automatyzacja wspierać pracę biurową w zależności od aktualnych potrzeb.
Jak wybierać zespół wdrożeniowy?
Firmy, które dopiero zaczynają przygodę z RPA w biznesie mogą skorzystać z modelu BPA-as-a-service. To sposób na otrzymanie skalowalnych rozwiązań, obniżenie początkowych kosztów i zwiększenie ROI.
Poprawa jakości biznesu, który już wdrożył modele automatyzacji i wykorzystuje je na dużych inwestycjach lepszym i tańszym rozwiązaniem, może być skorzystanie z zespołu, który zaproponuje zindywidualizowane narzędzia.
Co zyskasz dzięki automatyzacji z EasyAutomate?
W każdym biznesie automatyzacja wiąże się z wysokimi wydatkami, dlatego tak ważne jest, aby kontrolować, czy nie przekroczą one przypadkiem zysków. Inaczej cała inwestycja przestanie mieć sens. Korzystając z pomocy APIdigm otrzymujesz wsparcie techniczne zespołu o wysokich kwalifikacjach, ale nie tylko. Naszym priorytetem jest zaplanowanie i wdrożenie procesów, które przyniosą przedsiębiorcy realny zysk.
Każdą współpracę poprzedzamy szczegółowym audytem. Jeżeli uznamy, że w danym przypadku automatyzacja się nie opłaci, odradzamy jej przeprowadzenie. Oczywiście, że zależy nam na pieniądzach. Ale jeszcze bardziej zależy nam, aby w Twojej firmie panowały zadowolenie i porządek.
