Automatyzacja procesów biznesowych: definicja, korzyści i zastosowania

Aby odnieść sukces w biznesie, dzisiaj nie wystarczy mieć dobry biznesplan i pomysł na firmę. Liczy się także efektywność. Sprawne dostarczanie produktów i usług pozwala wyprzedzić konkurencję i zachować przewagę rynkową. Żeby osiągnąć i utrzymać odpowiednio wysoki poziom efektywności coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych. Na czym polega automatyzacja procesów w przedsiębiorstwie? Czy rzeczywiście wszystkie procesy biznesowe trzeba automatyzować?

Na czym polega automatyzacja procesów biznesowych?

Dynamicznie zmieniające się środowisko biznesowe wymaga, aby każda organizacja płynnie dopasowywała się do zmian rynkowych. Niestety usprawnienie pojedynczych, powtarzalnych zadań to zbyt mało, pojawia się potrzeba poprawy płynności całych procedur. Służy temu automatyzacja procesów biznesowych firmy (ang. Business Process Automation. BPA). Pod tym pojęciem kryje się wykorzystanie technologii oraz osiągnięć informatycznych, które pozwalają na minimalizację ryzyka ludzkiego błędu, skrócenia czasu niezbędnego do wykonania zadań oraz redukcji kosztów.

Systemy automatyzacji pozwalają zwiększyć satysfakcję klientów z otrzymywanej usługi, a to z kolei buduje i umacnia pozycję firmy na rynku jako odpowiedzialnego, rzetelnego i doświadczonego specjalisty.

O tym, jak istotne dzisiaj w biznesie jest wprowadzenie automatyzacji, świadczą wyniki raportu przygotowanego 2022 przez firmę Deloitte. Z jego treści wynika, że aż 92% firm będących na etapie implementacji lub skalowania inteligentnej automatyzacji stosuje, lub w niedalekiej przyszłości planuje dążyć do zwiększenia efektywności operacyjnej właśnie poprzez szeroko rozumiane BPA.

Jakie techniki wykorzystuje automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzację procesów biznesowych można realizować na wiele sposobów. W zależności od specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej, oczekiwań klienta, stosowanej przez niego infrastruktury oraz wielu innych czynników może być to m.in.:

• Robotic Process Automation (RPA) – RPA to klasa programowalnych robotów tworzonych specjalnie z myślą o wsparciu biznesowym. Boty dobrze radzą sobie z prostymi i powtarzalnymi zadaniami, które wcześniej wymagały interakcji człowieka, np. wypełniania formularzy w Excelu, obsługa dużego wolumenu danych czy przetwarzanie powtarzalnych formularzy. Coraz częściej działania robotów RPA wspiera sztuczna inteligencja oraz uczenie maszynowe (tzw. RPA II);
• Usługi chmurowe (cloud computing) – dostęp do chmurowych systemów informatycznych ułatwia współdzielenie informacji, pracę z dowolnego miejsca i urządzenia, a także przyczynia się do stabilności i bezpieczeństwa;
• Systemy workflow — pozwalają na konfigurację i monitorowanie przepływu informacji między współpracującymi ze sobą osobami oraz różnymi systemami.

Rodzaje automatyzacji to także Business Intelligence, systemy ERP, CMR i WMS oraz różne odsłony Lean Managementu. W praktyce niekiedy łączy się różne technologie, np. RPA z AI tworząc inteligentną automatyzację (ang. Intelligent Process Automation). W każdym przypadku chodzi jednak o to, aby w miarę możliwości wyeliminować konieczność podejmowania działań przez ludzi lub ograniczyć je do niezbędnego minimum przy jednoczesnym utrzymaniu, lub zwiększeniu efektywności.

Pamiętaj, że tak jak są różne rodzaje procesów biznesowych, tak wyróżnia się różne strategie ich usprawniania. Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi na pytanie, co możemy zrobić dla Twojej firmy. Dlatego każdą współpracę zawsze poprzedzamy dokładnym audytem i analizą potrzeb klienta. Dopiero wtedy proponujemy przykładowe rozwiązania.

Aby móc odpowiednio zaprogramować algorytmy narzędzi do automatyzacji, musimy w pierwszej kolejności poznać Twój biznes od podszewki, zrozumieć, jak wygląda obieg informacji w Twojej firmie, gdzie znajdują się kluczowe elementy wymagające poprawy.

Jakie problemy pomaga rozwiązywać automatyzacja procesów w biznesie?

Automatyzacja procesów biznesowych to na tyle szerokie pojęcie, że pewne jej aspekty można wdrożyć w wielu rodzajach działalności, gdzie pojawiają się powtarzalne zadania, praca na dużych zbiorach danych czy konieczność zapewnienia ujednoliconych standardów świadczenia usługi lub realizacji produkcji.

Automatyzację można wdrażać w kadrach i księgowości, controllingu, usługach prawniczych i finansowych oraz wielu innych sektorach. Z jakimi problemami najczęściej spotykają się firmy, z którymi współpracujemy? Mogą one dotyczyć m.in.:

• onboardingu nowych pracowników, czyli wdrożeniu ich w struktury i kulturę organizacyjną organizacji;
• agregacji danych pochodzących z różnych źródeł oraz analizy zależności między nimi;
• komunikacji między poszczególnymi działami i komórkami w firmie;
• organizacji wyjazdów służbowych, rezerwacji lotów samolotowych lub hoteli;
• zarządzania pracownikami tak, aby zmaksymalizować wydajność zakładu;
• zapewnienia obiegu dokumentacji oraz jej kompletności (np. dokumentacji księgowej, personalnej lub prawnej);
• zarządzania procesem produkcji i kompletacji zamówień oraz uzupełnianiem zasobów magazynowych.

Choć powyższa lista nie wyczerpuje przykładowych zastosowań dla automatyzacji procesów biznesowych, dobrze obrazuje, w jakich obszarach może ona wspomóc Twoją organizację. Automatyzacja procesów biznesowych wspiera takie działy, jak HR, marketing, administrację, księgowość, sprzedaż czy obsługę klienta.

Jakie korzyści niesie ze sobą automatyzacja procesów biznesowych firmy?

Automatyzacja procesów biznesowych niesie ze sobą mnóstwo potencjalnych korzyści dla przedsiębiorców. Można by wymieniać je długo, dlatego skupimy się wyłącznie na tych najważniejszych:

• poprawa efektywności pracowników — dzięki przejęciu powtarzalnych i uciążliwych czynności przez algorytmy, Twoi pracownicy mogą skupić się na elementach pracy wymagających innowacji, kreatywnego myślenia i nieszablonowego podejścia;
• niższe koszty prowadzenia biznesu — przeniesienie części procesów na algorytmy pozwala na ograniczenie wolumenu zatrudnienia. To z kolei pociąga za sobą redukcję stałych kosztów prowadzenia działalności;
• mniejszy odsetek błędów — automatyzacja procesów sprawdza się też jako metoda ograniczenia błędów będących efektem ludzkich przeoczeń, niedokładności pomyłek. Zdaniem Orange County Chamber of Commerce godzinna przerwa w świadczeniu usług IT będąca efektem pomyłki pracownika potrafi kosztować nawet 40 tysięcy dolarów;
• lepsza standaryzacja świadczonych usług — ujednolicone generowanie raportów czy narzędzia do masowego kopiowania danych lub analizy danych gwarantują, że jakość działań podejmowanych przez firmę będzie utrzymywała się na identycznym poziomie;
• przejrzystość i transparentność — wiedza o tym, w jaki sposób są programowane i konfigurowane algorytmy, pozwala z większym zrozumieniem analizować dane biznesowe, śledzić KPI lub inną metodologię metryk biznesowych;
• skalowalność — robotyzacja procesów biznesowych może być wdrażana stopniowo, nie ma konieczności ponoszenia bardzo wysokich kosztów już na samym początku, automatyzacja firmy przebiega krok po kroku.

Wszystkie te zalety zwiększają satysfakcję klientów z usług, które otrzymują pod warunkiem, że robotyzacja w biznesie jest przeprowadzona prawidłowo, to znaczy z uwzględnieniem potrzeb i celów konkretnego przedsiębiorstwa.

Kiedy warto decydować się na automatyzację procesów biznesowych?

W dobie nowych technologii i coraz powszechniejszej sztucznej inteligencji wiele firm wpada w błędne koło automatyzacji wszystkiego, co się da. Często przedsiębiorcy uważają, że w ten sposób gwarantuje się idealny przepływ pracy, niezależnie od stopnia złożoności procesów, a także automatyczne zwiększenie przychodów. Czy jednak rzeczywiście musi tak być?

Okazuje się, że czasami bywa wręcz przeciwnie, a wraz z postępującą automatyzacją procesów związanych z biznesem jego rentowność zaczyna spadać. Paradoks? Nic bardziej mylnego!

Wyobraź sobie następującą sytuację. Do tej pory jako dyrektor małego software house’u dojeżdżałeś do pracy malutkim Volkswagenem Lupo, który na każde 100 kilometrów spalał 3,8 litra paliwa. Postanowiłeś jednak znaleźć dla siebie coś znacznie bardziej prestiżowego. Samochód, który będzie wygodny, przestronny i nowoczesny, godny lidera organizacji. W ten sposób wybór padł na sportowego sedana Dodge Charger Hellcat, który spala, bagatela 15,4 litra na 100 kilometrów. Jeździ się nim świetnie. Problem polega jednak na tym, że cały czas pokonujesz tę samą trasę, a części zastępcze nagle stały się jakby droższe. Zadaj sobie teraz pytanie, czy warto było decydować się na taką zmianę.

My również zadajemy sobie takie pytanie przed stworzeniem projektu automatyzacji dla naszego klienta. Może się zdziwisz, ale niekiedy odradzamy naszym partnerom przeprowadzanie automatyzacji procesów biznesowych na danym etapie, a niekiedy nawet w ogóle. Dlaczego? Dlatego, że głęboko wierzymy, że jeśli masz zapłacić za daleko idącą zmianę w firmie, musi się ona opłacić. I w tym momencie na scenie pojawia się wskaźnik ROI. Jeśli śledzisz księgowość swojej firmy, mogłeś się z nim zetknąć, ale przyjrzyjmy mu się nieco bliżej.

Czym jest ROI w automatyzacji procesów biznesowych?

Wskaźnik ROI (ang. Return on Investment) określa stosunek zysku operacyjnego do nakładów inwestycyjnych. Wykorzystuje się go w biznesie do obliczania rentowności inwestycji. W celu obliczenia ROI należy podzielić zysk operacyjny, opodatkowany przez nakłady inwestycyjne, a następnie wynik pomnożyć przez 100%. Im wartość ROI jest wyższa, tym więcej zarobisz na cyfrowej transformacji w firmie. Oczywiście nie zawsze musi chodzić o zarobek bezpośrednio. Automatyzacja procesów biznesowych BPA to również znacząca oszczędność czasu. A to już przekłada się na wymierny zysk.

Co zrobić z otrzymanym wynikiem? W praktyce często przyrównuje się go do WACC (ang. Weighted-Average Cost of Capital), czyli średniej ważonej kosztu kapitału. Jeżeli ROI jest przynajmniej równe (a najlepiej wyższe niż WACC), inwestycję uznaje się za opłacalną. W przeciwnym razie jej realizacja nie przyczyni się do zwiększenia rentowności biznesu.

Doradzając naszym klientom, zawsze w pierwszej kolejności staramy się wyliczyć ROI. Po pierwsze dlatego, że pokazuje on „czarno na białym”, czy automatyzacja biznesu się opłaci. Po drugie dla przedsiębiorców zajmujących się produkcją lub świadczeniem usług wskaźniki ekonomiczne są znacznie bardziej czytelne i przystępne niż skomplikowane informatyczne algorytmy.

Co w sytuacji, kiedy nie da się określić ROI?

Oczywiście możesz powiedzieć, że branża, w której pracujesz jest na tyle specyficzna, że nie da się w niej wyliczyć ROI. Rzeczywiście, nawet najlepsza mapa procesów w firmie usługowej nie zawsze będzie wystarczająca dla obliczenia rentowności inwestycji.

W takiej sytuacji ważne jest badanie satysfakcji pracowników. Jeżeli dzięki nowoczesnym narzędziom będą oni pracowali sprawniej, popełniali mniej błędów, a zadowolenie z wykonanej pracy wzrośnie, automatyzację również można rozważyć, ale wymaga to indywidualnych ustaleń z klientem.

Jak w praktyce wygląda automatyzacja procesów w firmie?

Cyfrowa transformacja w firmie wymaga odpowiedniego przygotowania, planowania i jest to proces wieloetapowy. O ile jednak większość firm na rynku traktuje automatyzację jak zwykłą operację IT, czyli po prostu ją wdraża i na tym poprzestaje, w EasyAutomate stawiamy na zupełnie inną jakość usług. Zależy nam, aby relacja z Twoją firmą miała charakter długotrwały i była nakierowana na rozwój. Co to oznacza w praktyce?

Między innymi to, że nie zostawimy Cię z niedziałającym kodem, systemami, które wymagają wewnętrznej integracji czy problemami, które w trakcie korzystania z narzędzi nagle zaczną pojawiać się szybciej niż przysłowiowe grzyby po deszczu. Oczywiście wymaga to zaangażowania osób odpowiedzialnych za kierowanie Twoim przedsiębiorstwem w proces automatyzacji, ale w ślad za tym idzie poprawa jakości świadczonych usług, większa wydajność pracowników i oczywiście zwiększony przychód. Nasze działania dzielimy na pięć etapów:

1. Etap pierwszy to Consulting, podczas którego ustalamy Twoje potrzeby oraz wymagania rynku. Ważne jest nie tylko to, co ma zostać zautomatyzowane, ale także dokładnie określone oczekiwania wobec efektu końcowego. Nasz zespół przygotowuje dwie lub trzy propozycje działań ukierunkowanych na poradzenie sobie z danym wyzwaniem;
2. Etap drugi obejmuje sporządzenie projektu i kosztorysu. Dzięki nim będziesz znał ramy czasowe z podziałem na poszczególne etapy oraz koszt całej inwestycji. Nigdy nie zaskakujemy naszych klientów nieplanowanymi wydatkami i trzymamy się wytyczonego harmonogramu prac. Nie musisz obawiać się przestojów w biznesie;
3. Etap trzeci to praca nad automatyzacją biznesu. W przypadku każdej firmy będzie ona wyglądała inaczej, ale zawsze obejmuje dwie warstwy — zarówno UI/UX, czyli stronę widoczną z punktu widzenia użytkownika, jak i kod źródłowy, czyli to, co sprawia, że „rzeczy dzieją się same”;
4. Etap czwarty obejmuje testy. Skoro aplikacja jest gotowa, pora sprawdzić, czy wszystko działa, jak należy. Każdorazowo piszemy testy pod wymagania konkretnego projektu, eliminując zarówno błędy ludzkie, jak i potknięcia na etapie kodowania. W rezultacie Ty otrzymujesz narzędzie do automatyzacji procesów dokładnie tak, jak potrzebujesz;
5. Etap piąty to utrzymanie — każdy projekt IT powinien być nadzorowany, aby gwarantować odpowiednio wysoką jakość. Nasz zespół zajmuje się utrzymaniem aplikacji, jej aktualizacją, a także rozwojem software’u.

Jakie zagrożenia idą w parze z automatyzacją procesów biznesowych?

Decydując się na automatyzację procesów biznesowych w firmie, pamiętaj, aby upewnić się, że dostawca usług zadba o dwie, kluczowe kwestie:

1. Pierwsza z nich to zapewnienie ochrony danych osobowych. Usprawnianie działań firmowych nie może prowadzić do naruszenia gromadzonych przez Ciebie danych osobowych pracowników, klientów czy kontrahentów. Dlaczego? Dlatego, że RODO przewiduje w takich sytuacjach bardzo wysokie kary i to Ty — jako administrator danych osobowych — będziesz je musiał zapłacić.
2. Druga kwestia dotyczy Vendor Lock-In. Część software house’ów dąży do nieuczciwego przywiązania do siebie klienta poprzez odpowiednio skonstruowane zapisy umowne. Chodzi o doprowadzenie do sytuacji, w której zmiana dostawcy usług IT będzie niewspółmiernie droga, skomplikowana, a przez to nieopłacalna.

Współpracując z EasyAutomate nie musisz obawiać się tych zagrożeń. Działamy w pełni transparentnie, a Ty dokładnie wiesz, na jakich zasadach i za co płacisz. Dbamy o to, aby automatyzacja procesów zawsze była zgodna z przepisami prawa oraz standardami branżowymi.

Więcej informacji

• Jak BPM, BPMS i BPMN wpływają na zarządzanie procesami biznesowymi?