Szacowanie wartości zamówienia często jest kluczowym kryterium przy wyborze partnera do współpracy. Nie chodzi przy tym wyłącznie o wysokość planowanych wydatków, ale także czas, jaki upływa od skierowania zapytania ofertowego do dokonywania wyceny. Wydłużenie procesu wyceny zamówienia może prowadzić nawet do utraty klienta, dlatego warto wdrożyć w firmie rozwiązania, które pozwalają go przyspieszyć. Przeczytaj, dlaczego analiza typowych problemów wpływających na efektywność pracy działu zamówień jest ważna i jak można usprawnić szacowanie zamówienia?
Czego dowiesz się z tego artykułu:
- Na czym polega szacowanie zamówienia?
- Jakie czynniki wpływają na wydłużenie procesu zamówienia?
- Jak eliminować opóźnienia w procesie zamówień?
- Dlaczego warto sięgnąć po automatyzację w przypadku zamówień udzielanych w reżimie ustawy PZP?
- Co zyskujesz dzięki wdrożeniu AI i automatyzacji w swojej firmie?
Co to znaczy szacowanie wynagrodzenia?
Kiedy mówimy o szacowaniu wynagrodzenia należy rozumieć pod tym pojęciem dążenie wykonawcy do ustalenia, ile będzie kosztowało zrealizowanie danego zamówienia. Załóżmy, że prowadzisz firmę produkującą sprzęt AGD, który potrzebuje zamówić w odlewni 5 tysięcy metalowych ram do pralki.
Jakich informacji potrzebuje Twój dział zamówień? Przede wszystkim ceny i czasu realizacji zamówienia. Oczywiście realia rynkowe są takie, że nie zawsze można ustalić ostateczną kwotę od razu, ale zamawiającemu zależy na maksymalnie dokładnym przybliżeniu tak, aby mógł spokojnie zaplanować budżet.
Tak naprawdę na tym etapie nie ma znaczenia, czy w danym przypadku jest przeprowadzane szacowanie wartości zamówienia publicznego, czy wyłączonego z reżimu prawa zamówień publicznych, ponieważ w końcowym rozrachunku liczy się przede wszystkim cena i czas wykonania.
Dlaczego ustalenie wartości szacunkowej zamówienia trwa zbyt długo?
Teoretycznie podstawą ustalenia wartości zamówienia powinno być całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy liczone bez podatku VAT. Może się więc wydawać, że taką kalkulację da się łatwo przeprowadzić. W praktyce nierzadko zapytania ofertowe leżą w działach sprzedażowych całym tygodniami. Dlaczego tak jest? Przyczyn może być przynajmniej kilka.
- Błędy ludzkie
Ludzki błąd jest przyczyną większości nieprzewidzianych sytuacji w firmach. Szacuje się, że odpowiada za 74% nieuprawnionego dostępu do danych informatycznych, 90% wypadków samochodowych i 75% przypadków utraty danych firmowych. Dlaczego więc pracownicy mieliby nie popełniać błędów na etapie przygotowywania oferty i szacowania wartości zamówienia?
Czasami wystarczy źle zaadresować maila, który zamiast do księgowej trafi do innego działu i zostanie usunięty. Innym razem dane przekazywane sobie przez pracowników są nieaktualne lub niepełne. Każda taka sytuacja prowadzi do wydłużenia procesu wyceny.
- Brak standaryzacji danych
W firmach produkcyjnych kluczową rolę w przygotowywaniu wszelkiego rodzaju dokumentacji odgrywa standaryzacja danych. Taka normalizacja ma zapewnić spójność danych, ich kompletność oraz wzajemną kompatybilność. Brak standaryzacji jest szczególnie dotkliwy wtedy, gdy dane przechodzą przez kilka działów i systemów informatycznych. Rodzi to ryzyko błędu i zmienności rezultatu. W efekcie taką wycenę trzeba korygować, co bywa czasochłonne.
- Skomplikowane procedury
Określenie szacunkowej wartości zamówienia utrudnia też biurokracja i nadmiernie rozbudowane procedury. Konieczność analizy dokumentów przez kilka osób i złożenia pod nimi podpisu często prowadzi do tego, że wycena trwa dłużej, niż powinna.
Przyśpiesz rozwój firmy z automatyzacją
- Wypadki losowe
Nie można wykluczyć również sytuacji, w której sporządzenie wyceny jest niemożliwe, np. z uwagi na chorobę pracownika lub nieobecność z innej przyczyny albo brak współpracy między różnymi systemami informatycznymi. Opóźnienia uzasadnione obiektywnymi przyczynami są na porządku dziennym w firmach zatrudniających personel.
Tym wszystkim problemom można zapobiec! Pomocne w tym celu okazują się technologie sztucznej inteligencji oraz automatyzacji procesów biznesowych.
Jak eliminować opóźnienie w procesie zamówień?
Skoro wykonawcy zależy na tym, aby procesy sprzedaży „zamykać” jak najszybciej, pora zastanowić się, w jaki sposób można to zrobić bez narażania na szwank dokładności wyceny. W EasyAutomate proponujemy naszym klientom dwa sposoby, które mogą uzupełniać się wzajemnie — automatyzację oraz wykorzystanie narzędzi AI. Dzięki nim wartości zamówień zostaną ustalone z należytą starannością, a jednocześnie w krótkim czasie. W jaki sposób nowoczesne narzędzia wspierają proces zamówień w firmie?
#1 Analiza potrzeb i wymagań zamawiającego
Na podstawie danych historycznych oprogramowanie może przeanalizować możliwości firmy pod kątem konkretnego zamówienia i przygotować do niego plany produkcyjne. Ustalenie wartości zamówienia oraz czasu jego realizacji odbywa się z uwzględnieniem faktycznych możliwości produkcyjnych i zapasów magazynowych. Sztuczna inteligencja usprawnia przekazywanie informacji między działami. Algorytmy mogą brać pod uwagę takie czynniki, jak zmiany wartości zamówienia, czy też automatycznie sugerować możliwość realizacji zamówienia na kilka sposobów.
Jeżeli podczas szacowania wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności, wystarczy wprowadzić stosowne dane do systemu, aby nastąpiła powtórna kalkulacja. Jednocześnie system ustala, czy trzeba dzielić zamówienia na odrębne części, czy też można zrealizować je jednorazowo.
#2 Automatyczne odczytywanie zamówień
Automatyzacja to także usprawnienie procesu odczytywania treści zamówień. Zwłaszcza w przypadku złożonych operacji gospodarczych, np. wprowadzania na rynek zupełnie nowego towaru, treść zamówienia może liczyć sobie wiele stron. Dlatego firmy produkcyjne zyskają, mogąc przeanalizować te dane automatycznie. W taki sposób od razu będzie wiadomo, czy szacowanie zamówienia jest możliwe, czy trzeba zwracać się do zamawiającego z prośbą o uzupełnienie zapytania.
#3 Automatyczne przydzielanie dokumentacji
Zastanów się, jak często w Twojej firmie miała miejsce sytuacja, kiedy dokumentacja trafiła nie tam, gdzie powinna lub też pracownicy zwyczajnie zapomnieli jej sobie przekazać. Dzięki automatyzacji i połączeniu ze sobą różnego typu oprogramowania zamówienie może trafić od razu do działu wyceny, księgowego lub prawnego z jednoczesnym śledzeniem zmian, jakie nastąpiły na poszczególnych etapach oceny.
Automatyzacja a zamówienia publiczne
Na automatyzację procesu zamówień w firmie produkcyjnej warto spojrzeć nie tylko z perspektywy wykonawcy na rzecz podmiotów prywatnych, ale też publicznych — kiedy obowiązkowe staje się stosowanie przepisów ustawy PZP (Prawo zamówień publicznych).
Ubieganie się o udzielenie zamówienia publicznego ma swoją specyfikę. To silnie sformalizowana procedura, która nakłada określone ograniczenia zarówno na zamawiającego, jak i podmioty ubiegające się o udzielenie zamówienia.
Automatyzację i AI warto wdrożyć również na potrzeby postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Narzędzia przeanalizują treść przetargu i pomogą dopasować do niego ofertę. W zależności od tego, czy przedmiotem zamówienia są dostawy, czy usługi, wycena zostanie zrealizowana z uwzględnieniem szczególnych wymagań procedury.
Co zyskujesz w sytuacji, gdy szacowanie wartości zamówienia na usługi lub towary dokonuje oprogramowanie?
Wykorzystanie nowoczesnych technologii, jak AI i automatyzacja może znacząco skrócić cały proces wyceny. Wartość szacunkowa zamówienia zostanie obliczona nie tylko szybciej, ale też znacznie dokładniej, co przyczynia się do szybszego zamknięcia sprzedaży. W efekcie klienci są bardziej zadowoleni i chętniej wracają do współpracy, która przebiegła sprawnie i bezproblemowo. Dla Twojej firmy oznacza to poprawę wizerunku, ale też sprawniejsze realizowanie procesów biznesowych.
