System operacyjno-finansowy z AI zamiast 3 systemów = pełna kontrola nad food costem i rentownością

W gastronomii dynamicznie zmieniające się marże potrafią zaskoczyć. Port Royal miał dane o sprzedaży, kosztach i recepturach, ale wszystkie funkcjonowały w oddzielnych systemach. Żeby zobaczyć realny wynik finansowy lokali, menedżerowie musieli ręcznie składać dane z kilku źródeł i arkuszy.

Wspólnie z Port Royal stworzyliśmy dedykowany system operacyjno-finansowy Port Royal Operations, który automatycznie łączy sprzedaż z iDPOS, faktury kosztowe z Saldeo, receptury z Excela oraz wybrane dane z Google Sheets. Każdej nocy system sam pobiera, porządkuje i przelicza informacje, dzięki czemu rano kadra zarządzająca widzi aktualny PNL, food cost i potencjalne anomalie kosztowe.

Efekt? Zamiast ręcznego składania raportów – automatyczna kontrola rentowności każdego lokalu, każdego dnia.

Kim jest Port Royal?

Port Royal to rozwijająca się sieć gastronomiczna prowadząca restauracje w Gdańsku i Sopocie. Przy biznesie multi-lokalowym sama kontrola sprzedaży przestaje wystarczać – trzeba wiedzieć również, jak zmieniają się ceny produktów, jaki jest realny food cost, gdzie pojawiają się straty i które elementy działalności najmocniej wpływają na rentowność.

W Port Royal szczególnie istotne są trzy obszary kosztowe: kuchnia, bar oraz chemia. Wraz ze wzrostem skali rosła jednak również liczba danych do zebrania, sprawdzenia i zestawienia. To właśnie back-office zaczął stawać się jednym z ograniczeń dalszego skalowania.

Punkt wyjścia: dane były, ale systemy ze sobą nie rozmawiały

Największym problemem nie był brak informacji. Port Royal miał ich bardzo dużo – tyle że były rozsiane po różnych narzędziach i wymagały ręcznego łączenia.

Sprzedaż znajdowała się w iDPOS, dokumenty kosztowe w Saldeo, a receptury oraz część danych operacyjnych w Excelu i Google Sheets. W praktyce oznaczało to, że uzyskanie jednej odpowiedzi na pytanie „ile naprawdę zarobiliśmy?” wymagało sięgania do kilku źródeł.

Gdy system operacyjno-finansowy nie istniał, najważniejsze wyzwania wyglądały tak:

• brak jednego źródła danych o sprzedaży, kosztach i recepturach,
• opóźniony PNL, bo wynik wymagał ręcznego przygotowania,
• food cost wykrywany za późno – wzrost cen produktów od dostawców nie był automatycznie porównywany z założeniami receptur,
• papierowe procesy operacyjne związane m.in. z raportami kasowymi, incydentami i stratami,
• coraz większa liczba ręcznych czynności wraz z otwieraniem i obsługą kolejnych lokali.

Problem był więc prosty do zdefiniowania: im bardziej rosła sieć, tym więcej czasu pochłaniało samo dowiadywanie się, jak radzi sobie biznes.

Nie zmienialiśmy systemów. Połączyliśmy te, które już działały w jeden system operacyjno-finansowy

Zamiast wymieniać technologiczny ekosystem Port Royal i zmuszać zespół do nauki kilku nowych narzędzi, zaprojektowaliśmy rozwiązanie, które korzysta z tego, co w firmie już funkcjonowało.

Powstała kompletna aplikacja webowa – frontend, backend i baza danych – wdrożona w architekturze klienta w kontenerach Docker. Jej zadaniem jest automatyczne pobieranie danych ze źródeł zewnętrznych, normalizowanie ich oraz przeliczanie wskaźników potrzebnych do zarządzania restauracjami.

Co ważne, system operacyjno-finansowy od początku zaprojektowaliśmy tak, aby nowe lokale można było dodawać konfiguracyjnie, bez modyfikowania kodu aplikacji.

Integracja iDPOS, Saldeo, Excela i Google Sheets

Sercem projektu było połączenie danych, które wcześniej żyły osobno. Tworząc system operacyjno-finansowy dla Port Royal, połączyliśmy dane z Excel, systemu POS i programu fakturowego.

Dane sprzedażowe z iDPOS

Port Royal Operations automatycznie pobiera transakcje z ostatnich 7 dni. System filtruje realny przychód netto i przypisuje sprzedaż do odpowiedniego obszaru – np. kuchni lub baru.

Zastosowanie kroczącego, siedmiodniowego okna pozwala dodatkowo uwzględnić ewentualne spóźnione fiskalizacje i ogranicza ryzyko, że dane sprzedażowe będą niepełne.

Faktury kosztowe z Saldeo 3.0

System automatycznie pobiera pozycje z e-faktur, również dokumentów związanych z KSeF, a następnie:

• mapuje kategorie księgowe,
• przypisuje koszty do właściwego lokalu,
• zabezpiecza proces przed duplikacją dokumentów.

Dzięki temu dane kosztowe trafiają do analityki bez ręcznego przepisywania faktur.

Receptury z Excela

Nie chcieliśmy odbierać zespołowi prostego sposobu pracy z recepturami. Administrator nadal może więc korzystać z plików .xlsx.

Wgranie nowej wersji karty dań trwa kilka sekund. System aktualizuje założone koszty receptur, a wcześniejsze wersje archiwizuje, dzięki czemu można zachować historię zmian.

Dane operacyjne z Google Sheets

Wybrane procesy – m.in. inwentaryzacje i straty – pozostały w znanych zespołowi arkuszach. Port Royal Operations automatycznie synchronizuje potrzebne informacje również z Google Sheets.

W rezultacie nie było potrzeby przeprowadzania „rewolucji narzędziowej”. Zbudowaliśmy warstwę, która spina istniejące źródła danych w jeden system zarządczy.

Automatyczny PNL zamiast ręcznego składania wyniku

Samo zebranie danych nie rozwiązywało problemu. Kluczowe było ich przełożenie na informacje, na podstawie których właściciele i menedżerowie mogą podejmować decyzje.

System operacyjno-finansowy Port Royal Operations automatycznie przygotowuje tygodniowy oraz miesięczny rachunek zysków i strat, uwzględniający około 19 kategorii kosztowych, m.in. czynsz, media czy wynagrodzenia.

Każdego ranka kadra zarządzająca może więc sprawdzić aktualny obraz rentowności bez czekania na ręczne zestawienia.

A w poniedziałek właściciel otrzymuje dodatkowo automatyczny raport tygodniowy z:

• najważniejszymi wynikami,
• trendami,
• anomaliami,
• zmianami kosztów.

Nie musi nawet logować się do aplikacji – podsumowanie trafia bezpośrednio na jego skrzynkę.

Food cost pod kontrolą – alert przy wzroście ceny o ponad 5%

Jednym z najważniejszych zastosowań, jeśli chodzi o system operacyjno-finansowy z AI, stworzony z EasyAutomate, jest bieżąca kontrola cen produktów używanych w kuchni.

Port Royal Operations automatycznie porównuje ceny produktów na fakturach z kosztami założonymi w recepturach. Jeżeli cena składnika rośnie o więcej niż 5%, odpowiednia osoba otrzymuje alert mailowy.

Dzięki temu szef kuchni lub menedżer nie dowiaduje się o problemie dopiero przy analizie wyniku miesiąca.

Na bazie danych, które automatycznie generuje system operacyjno-finansowy, może zareagować praktycznie od razu:

• renegocjować cenę,
• zmienić dostawcę,
• zweryfikować recepturę,
• skorygować cenę dania.

W gastronomii kilka dni opóźnienia może oznaczać zauważalny spadek marży. Tutaj reakcja jest możliwa w ciągu 24 godzin.

Cyfryzacja codziennych operacji restauracji

Projekt nie skończył się na warstwie finansowej. Do Port Royal Operations przenieśliśmy również część codziennych procesów zarządzania lokalami. Właśnie dlatego system operacyjno-finansowy stał się centrum zarządzania restauracjami.

Dzienny raport kasowy

Menedżer może zamknąć dzień bezpośrednio w aplikacji, wprowadzając m.in.:

• utargi,
• odpisy,
• saldo kasy.

Część informacji może zostać automatycznie pobrana z iDPOS, co dodatkowo ogranicza ręczną pracę.

Cyfrowy dziennik zmian

Incydenty, awarie, straty i inne ważne zdarzenia przestały funkcjonować w papierowych notatkach.

Dziennik posiada mechanizm soft delete. Wpis można usunąć z bieżącego widoku, ale operacja wymaga podania uzasadnienia i pozostawia pełny ślad audytowy.

Dzięki temu menedżerowie dostają jedno miejsce do kontroli operacji, a informacje nie znikają wraz z kartką papieru.

Jeden system operacyjno-finansowy, różne lokale i różne poziomy dostępu

Przy sieci restauracji ważne było również odpowiednie zarządzanie dostępem do informacji.

Wprowadziliśmy role:

• administrator,
• menedżer,
• pracownik.

Każdy użytkownik widzi wyłącznie dane, których potrzebuje. Przykładowo kierownik konkretnej restauracji ma dostęp do danych finansowych swojego lokalu, ale nie musi widzieć informacji z całej sieci.

Jeśli chodzi o system operacyjno-finansowy i przyszłość sieci restauracji, zaprojektowaliśmy automatyzacje i integracje z myślą o dalszym rozwoju Port Royal. Dodanie kolejnego lokalu nie wymaga budowania nowego systemu ani przebudowy kodu.

Efekty współpracy

Najważniejszą zmianą jest przejście od zarządzania na podstawie opóźnionych, ręcznie przygotowywanych raportów do codziennego zarządzania na podstawie aktualnych danych, które gromadzi jeden system operacyjno-finansowy.

Dobrze zaprojektowany i mądrze wdrożony system operaryjno-finansowy to:

• 0 godzin ręcznego przygotowywania PNL – tygodniowy i miesięczny wynik generuje się automatycznie,
• wynik finansowy dostępny każdego ranka zamiast po kilku dniach ręcznego zestawiania danych,
• reakcję na wzrost cen w ciągu 24h dzięki alertom dla zmian przekraczających 5%,
• 100% cyfrowy ślad operacyjny dla strat, incydentów i zmian,
• gotowość do dalszego skalowania sieci bez przebudowy aplikacji,
• 5 technologii pracujących razem: iDPOS, Saldeo, Excel, Google Sheets oraz SMTP.

Najważniejsze jest jednak to, że menedżerowie nie muszą już szukać odpowiedzi w kilku systemach. System operacyjno-finansowy Port Royal Operations przekłada rozproszone dane na jeden obraz kondycji biznesu.

Port Royal o współpracy z Easy Automate

„Trzy kluczowe systemy w naszych restauracjach, które wcześniej kompletnie ze sobą nie rozmawiały, dziś działają jak jeden organizm. Dzięki nocnej automatyzacji zamiast tracić czas na przepisywanie danych do Excela, każdego ranka otwieram gotowy raport i od razu wiem, jak radzi sobie dany lokal oraz gdzie ucieka nam marża. To zupełnie nowy poziom kontroli nad biznesem gastronomicznym.”

Właściciel sieci restauracji Port Royal

Twój biznes też utonął w arkuszach Excel? Odzyskaj kontrolę nad marżą

Nie musisz wymieniać całego stacku technologicznego, żeby połączyć dane z POS-u, księgowości, magazynu czy własnych arkuszy. Stworzymy dla Ciebie jeden system operacyjno-finansowy, który sprawi, że narzędzia używane już dziś przez zespół zaczną ze sobą rozmawiać.

Porozmawiajmy o tym, jak połączyć Twoje dane operacyjne i finansowe w jedno źródło danych – bez kolejnych godzin ręcznego raportowania.

[Umów bezpłatną konsultację z ekspertem EasyAutomate!]