CASE STUDY.
Push Buttons: jak zautomatyzowaliśmy faktury dla dwóch firm jednocześnie.

Push Buttons to butikowa agencja UX z Mikołowa, założona przez Sebastiana Białasa, eksperta z 15-letnim doświadczeniem w branży IT. Sebastian jest właścicielem dwóch firm, co sprawia, że zarządzanie finansami i dokumentami jest jeszcze większym wyzwaniem. Push Buttons specjalizuje się w projektowaniu doświadczeń użytkownika (UX), badaniach oraz tworzeniu aplikacji mobilnych i stron internetowych.

Wyzwanie: Ręczna obsługa faktur dla dwóch firm i ukryte koszty

W małej firmie każda godzina pracy właściciela jest bezcenna. Mimo to, w firmach Sebastiana procesy administracyjne, takie jak obsługa faktur, wymagały całkowicie ręcznej obsługi, a ta manualna praca pochłaniała cenne 4 godziny miesięcznie. Czas ten Sebastian mógłby poświęcić na bardziej strategiczne zadania, takie jak pozyskiwanie nowych klientów czy rozwój biznesu.

Jak to wyglądało? Proces był na pozór prosty, ale jego ręczna obsługa generowała wiele drobnych, irytujących zadań, które dodatkowo komplikowało prowadzenie dwóch firm jednocześnie:

• Otwieranie e-maila z fakturą i pobieranie pliku PDF.
• Ręczne odfiltrowywanie załączników z reklamami, co utrudniało szybką pracę.
• Ręczne zapisywanie plików w odpowiednim folderze na Google Drive.
• Decydowanie, do której firmy należy faktura, a następnie wysłanie jej na odpowiednie konto w programie księgowym.

Łączny czas: 4 godziny miesięcznie, co przekładało się na koszt około 800 zł miesięcznie (9600 zł rocznie). Było to wyzwanie, które utrudniało zmniejszenie kosztów operacyjnych.

Rozwiązanie: Inteligentna automatyzacja szyta na miarę

EasyAutomate.pl wdrożyło zautomatyzowany proces w zaledwie 7 dni roboczych, eliminując przestoje w pracy biura. Dzięki temu firmy Sebastiana zyskały skuteczny system do zarządzania fakturami, który został zaprojektowany z uwzględnieniem specyficznych wyzwań związanych z prowadzeniem dwóch firm.

Jak działa nowy proces?

• Automatyzacja faktur: Automatyczne pobieranie faktur z e-maili (Gmail API).
• Inteligentne filtrowanie: System automatycznie odróżnia i usuwa materiały reklamowe, bazując na wcześniej zdefiniowanych regułach.
• Odczytywanie danych: Technologia OCR precyzyjnie odczytuje dane z faktur, takie jak data i numer, aby poprawnie je sklasyfikować.
• Automatyczne rozdzielanie do firm: System weryfikuje, do której firmy należy faktura, a następnie przypisuje ją do odpowiedniego folderu na Google Drive.
• Automatyczna wysyłka do księgowości: Faktury są automatycznie wysyłane na dedykowane, osobne adresy systemów księgowych dla każdej z firm.

Wyzwania wdrożenia

Wdrożenie nie było wolne od wyzwań. Kluczowym było nauczenie systemu rozpoznawania i ignorowania plików, które nie były fakturami. Dodatkowo, aby system księgowy akceptował pliki, konieczna była konfiguracja nie tylko adresu e-mail, ale również dokładnej nazwy nadawcy, co było istotnym, technicznym szczegółem, mającym wpływ na poprawne działanie całego procesu.

Szczegóły techniczne i bezpieczeństwo

Wdrożone rozwiązanie oparte jest na solidnych integracjach z kluczowymi narzędziami (Gmail API, Google Drive API oraz system księgowy). Sercem rozwiązania jest technologia OCR, która umożliwia precyzyjne odczytywanie danych z dokumentów. Priorytetem było bezpieczeństwo, dlatego wszystkie dane są przechowywane wyłącznie na Google Drive klienta. EasyAutomate.pl nie przechowuje żadnych kopii, co gwarantuje pełną kontrolę nad firmowymi dokumentami. System działa w tle, jest w pełni skalowalny i bez problemu radzi sobie z rosnącą liczbą faktur.

Osiągnięte rezultaty: ROI 220% w pierwszym roku

Dzięki wdrożeniu automatyzacji, firmy Sebastiana zyskały wymierne korzyści, które przełożyły się na znaczną oszczędność czasu i pieniędzy. Cały proces, który wcześniej zajmował 4 godziny miesięcznie, został całkowicie zautomatyzowany, co oznacza całkowitą oszczędność w wysokości 9600 zł rocznie.

Koszt wdrożenia wyniósł 3000 zł, co przełożyło się na imponujący zwrot z inwestycji (ROI) na poziomie 220% w pierwszym roku. Inwestycja zwróciła się w niespełna 4 miesiące.

Ponadto, firmy zyskały szereg dodatkowych korzyści: eliminację błędów przy ręcznej archiwizacji, natychmiastową dostępność wszystkich faktur w odpowiednim systemie księgowym oraz automatyczne tworzenie porządku w dokumentacji, co wcześniej wymagało ręcznej pracy i dodatkowego sortowania.

Opinia klienta

„Przed automatyzacją, obsługa faktur w moich firmach była irytującym, ale koniecznym obowiązkiem, który dodatkowo wymagał uwagi, żeby niczego nie pomylić. Teraz nawet o tym nie myślę – wszystko dzieje się w tle, a faktury trafiają dokładnie tam, gdzie powinny. Zyskany czas przeznaczam na projekty dla klientów, a nie na administrację.”

— Sebastian Białas, CEO Push Buttons

Podsumowanie

Automatyzacja procesów administracyjnych to jeden z najszybszych sposobów na uwolnienie czasu i zmniejszenie kosztów operacyjnych w małych firmach, szczególnie jeśli zarządzasz więcej niż jedną. W przypadku Push Buttons, inwestycja zwróciła się w niespełna 4 miesiące, a ROI w pierwszym roku wyniosło aż 220%.

Jeśli zastanawiasz się, jak odzyskać cenny czas i pieniądze w swojej firmie, skontaktuj się z nami. Umów się na darmową analizę procesu i dowiedz się, ile możesz zyskać dzięki automatyzacji.