CASE STUDY.
WeUpgrade

Jak automatyzacja procesu tworzenia umów zaoszczędziła klientowi 46 godzin rocznie? Case study

Raz na koniec miesiąca klient poświęcał 4h na ręczne tworzenie umów o dzieło oraz rachunków do nich. Przepisywał dane potrzebne do uzupełnienia dokumentów do Google Docs, a następnie organizował je. 

Brakowało systemu, który by je uporządkował bez udziału człowieka. Zamiast na powtarzalne czynności, czas ten można było przeznaczyć na rozwój biznesu.

Postawiliśmy sobie za cel wyeliminowanie monotonnej pracy ręcznej.

W tym celu wykorzystaliśmy:

• Airtable – do wyliczania podatków i przechowywania danych,
• Make.com – do zbudowania procesów,
• Google Drive jako centralne miejsce zarządzania plikami.

Jesteś ciekawy, jak wyglądał cały proces i jakie efekty osiągnęliśmy?

Jak wyglądało wdrożenie automatyzacji tworzenia umów i rachunków?

Każdy etap automatyzacji oszczędza czas i ułatwia sprawy administracyjne w firmie. Zależało nam, żeby jak najbardziej uprościć procesy. Od momentu dodania rekordu w Airtable użytkownik nie musi robić nic więcej.

1. Automatyzacja procesu tworzenia umów o dzieło

Jako bazę danych wykorzystaliśmy Airtable. Tutaj wprowadzane są ważne informacje: dane klienta (imię, nazwisko, PESEL, adres, e-mail), opis dzieła, termin wykonania oraz wynagrodzenie. Każdy rekord w Airtable zawiera zdefiniowane pola:

•  „Wygeneruj” – wskazuje na konieczność wygenerowania umowy,
•  „Wyślij” – wskazuje na konieczność wysłania umowy.

Po wykryciu nowego wpisu Make.com sam inicjuje proces i pobiera dane z Airtable. Na podstawie wcześniej przygotowanego szablonu w Google Docs system tworzy kompletną umowę w formacie PDF. Wszystko dzieje się w tle, bez udziału użytkownika.

Dokument PDF zapisuje się od razu w Google Drive. Pliki są porządkowane i umieszczane w folderach odpowiadających wykonawcom. Jeśli folder nie istnieje, proces automatycznie go tworzy. Ostatni krok to aktualizacja rekordu w Airtable. Pole „Wygeneruj” jest resetowane, a status zmieniany na „Umowa stworzona”. Zapobiega to powtórnemu tworzeniu dokumentu.

2. Automatyzacja tworzenia rachunków do umów o dzieło

Podobny mechanizm zastosowaliśmy do rachunków do umów. Klient wprowadza informacje, jakiej umowy dotyczy rachunek, opis, datę wykonania, wynagrodzenie i stawkę podatku do Airtable. Potrącenia podatkowe są wyliczane automatycznie na podstawie zdefiniowanych w programie formuł.

Make.com sam pobiera dane z tabeli „Rachunki do umów” i umieszcza je w szablonie Google Docs. Rachunek do umowy o dzieło automatycznie powstaje w formacie PDF. Dokument jest eksportowany do Google Drive i umieszczany w folderze przypisanym do konkretnego wykonawcy. Jeśli folder nie istnieje, proces go tworzy. 

Na koniec status rekordu w Airtable zmienia się na „Rachunek stworzony”, a flagi „Wygeneruj” i „Wyślij” zostają wyzerowane.

Klient dostał prostą instrukcję obsługi systemów do generowania umów o dzieło i rachunków wraz z opisem funkcji poszczególnych pól. Może w pełni samodzielnie korzystać z automatyzacji.

Jakie efekty przyniosła automatyzacja?

Nie musieliśmy sięgać po płatne oprogramowanie. Cały proces oparliśmy na 3 ogólnodostępnych narzędziach (Airtable, Make.com i Google Drive). Klient Nie musiał kupować subskrypcji ani uczyć się ich używać.

Czas potrzebny na tworzenie umów spadł do zaledwie 10 minut miesięcznie. Firma nie musi już przeznaczać pół dnia pracy pracownika na realizację jednego zadania.

ROI : (46-5) / 5 * 100 = 820%

Klient oszczędza 46h rocznie. Wdrożenie automatyzacji zajęło 5h. Zysk z inwestycji wyniósł 820%.

Chcesz usprawnić procesy w Twojej firmie?

Automatyzacja procesów biznesowych ma sens, gdy przynosi zysk. Zanim zaczniemy pracować nad usprawnieniem zadań w Twojej firmie, sprawdzimy, czy Ci się to opłaci. Jesteśmy na wskroś transparentni. Nigdy nie zaczęliśmy projektu, który nie przyniósł korzyści klientowi.

Wprowadzimy porządek do Twoich procesów i przyspieszymy wykonywanie zadań. Wszystko po to, żebyś miał więcej czasu na rozwój biznesu lub prywatne hobby. Wypełnij formularz kontaktowy, żebyśmy mogli porozmawiać.