CASE STUDY.
Jak średnia firma marketingowa zredukowała czas przetwarzania faktur o 75%

Opis klienta

Klientem EasyAutomate.pl jest średniej wielkości firma marketingowa z branży dystrybucji elektroniki, zatrudniająca ponad 50 pracowników. Jej działalność charakteryzuje się dużą liczbą transakcji B2B, generujących znaczną ilość dokumentacji księgowej, w tym faktur zakupowych.

Problem

Przed wdrożeniem automatyzacji, firma borykała się z czasochłonnym i podatnym na błędy procesem ręcznego wprowadzania danych z faktur PDF do wewnętrznych systemów księgowych i ich archiwizacji. Każdego miesiąca do przetworzenia trafiało średnio 300-400 faktur.

Analiza wykazała, że ręczne wprowadzanie danych z jednej faktury zajmowało pracownikom księgowości około 3-5 minut. To przekładało się na od 15 do 33 godzin pracy miesięcznie poświęconych wyłącznie na tę czynność. Ponadto, ręczne przepisywanie danych prowadziło do regularnych błędów w wysokości około 5-7% wszystkich wprowadzonych faktur. Korekta takich błędów generowała dodatkowe koszty operacyjne i opóźnienia w rozliczeniach z dostawcami. W skali roku, szacowane koszty związane z tym procesem, obejmujące czas pracy i konsekwencje błędów, wynosiły kilkadziesiąt tysięcy złotych.

Rozwiązanie

W odpowiedzi na zidentyfikowane wyzwanie, EasyAutomate.pl zaproponowało i wdrożyło rozwiązanie oparte na automatyzacji procesu obsługi faktur PDF. Proces ten integruje Google Drive do przechowywania dokumentów, zewnętrzny system OCR (Eagle OCR API) do ekstrakcji danych oraz Google Sheets do centralizacji i organizacji informacji.

Wdrożony system działa w następujących etapach:

1. Wykrywanie nowych faktur: Automatyzacja monitoruje dedykowany folder na Google Drive (/Faktury/Nowe). Każde dodanie nowego pliku PDF uruchamia proces.
2. Pobieranie pliku: Nowo dodana faktura jest automatycznie pobierana w celu przygotowania do analizy.
3. Przesyłanie do OCR: Plik PDF jest wysyłany do systemu Eagle OCR API. Po przetworzeniu, OCR zwraca odczytane dane w formacie JSON.
4. Parsowanie danych: Otrzymane dane JSON są parsowane i przekształcane w ustrukturyzowane informacje, gotowe do dalszego wykorzystania.
5. Analiza treści: System analizuje pełny tekst faktury oraz klasyfikuje jej typ (np. „zwolniona”, „mieszana”, „opodatkowana”) na podstawie zdefiniowanych słów kluczowych.
6. Weryfikacja poprawności danych: Następuje kontrola kluczowych danych, takich jak numer faktury, data wystawienia, nazwa wystawcy i kwota całkowita. W przypadku braku lub niezgodności danych, system przekierowuje proces do ścieżki obsługi błędów.
7. Organizacja i archiwizacja (dane poprawne):
   • Google Drive: Faktura jest przenoszona do odpowiedniego folderu, który jest dynamicznie tworzony na podstawie miesiąca i roku (np. /Faktury/07.2025). Jeśli folder już istnieje, plik jest do niego przenoszony.
   • Google Sheets: Dane z faktury są zapisywane w dedykowanym arkuszu Google Sheets. System sprawdza istnienie arkusza dla danego roku (np. „2025 Faktury”) oraz odpowiedniej zakładki dla danego miesiąca. W razie potrzeby tworzone są nowe arkusze i zakładki z nagłówkami. W arkuszu zapisywane są następujące informacje: numer faktury, nazwa wystawcy, pierwsza pozycja z faktury, data wystawienia, kwota netto, kwota VAT, kwota brutto oraz typ faktury.
8. Obsługa błędów (dane niekompletne/błędne): Jeśli dane z faktury są niekompletne lub niepoprawne, automatyzacja wysyła e-mail powiadomienie do wyznaczonej osoby (kamila.nawrat@easyautomate.pl). Wiadomość zawiera link do pliku i prośbę o ręczną weryfikację i przetworzenie dokumentu.

Wyzwania wdrożenia

Wdrożenie systemu automatyzacji wiązało się z kilkoma rzeczywistymi wyzwaniami:

1. Integracja z zewnętrznym OCR: Początkowe testy z różnymi dostawcami OCR wymagały kalibracji i dostosowania, aby osiągnąć optymalną precyzję odczytu danych specyficznych dla faktur klienta. Zdarzały się przypadki, gdzie Eagle OCR API zwracało niepoprawne dane (np. zamieniało cyfry „0” i „O” lub błędnie interpretowane polskie znaki), co wymagało dodatkowych reguł parsowania po stronie EasyAutomate.pl.
2. Różnorodność formatów faktur: Klienci firmy otrzymywali faktury od wielu dostawców, co oznaczało dużą różnorodność ich układu i formatowania. Konieczne było zaprojektowanie elastycznych reguł parsowania danych oraz mechanizmów weryfikacji, które poradziłyby sobie z różnymi szablonami. Początkowo około 15% faktur wymagało ręcznej interwencji ze względu na ich niestandardowy układ.
3. Adaptacja pracowników: Wprowadzenie nowego systemu wymagało okresu adaptacji dla pracowników księgowości. Konieczne było przeprowadzenie szkoleń z obsługi nowego procesu oraz wyjaśnienie, kiedy i w jaki sposób interweniować w przypadku błędów wykrytych przez automatyzację. Był to proces stopniowy, trwający około 3-4 tygodnie, zanim zespół w pełni zaakceptował nowe procedury.

Realistyczne rezultaty

Wdrożenie automatyzacji faktur przyniosło klientowi wymierne i realistyczne korzyści:

• Redukcja czasu przetwarzania: Czas poświęcony na przetwarzanie pojedynczej faktury został zredukowany o około 75%. Zamiast 3-5 minut, automatyzacja przetwarza większość faktur w mniej niż 1 minutę. To pozwoliło na zaoszczędzenie około 10-25 godzin pracy miesięcznie, które mogą być teraz przeznaczone na bardziej analityczne zadania.
• Zmniejszenie liczby błędów: Liczba błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych została zredukowana o około 85%. System wychwytuje większość nieprawidłowości, a jedynie około 0,5-1% wszystkich faktur wymaga obecnie ręcznej korekty po stronie klienta.
• Uporządkowana archiwizacja: Proces automatycznego tworzenia folderów i arkuszy na Google Drive i Google Sheets znacząco poprawił organizację dokumentacji. Archiwizacja jest teraz spójna i intuicyjna, co ułatwia odnajdywanie potrzebnych faktur.
• Skrócony czas rozliczeń: Dzięki szybszemu przetwarzaniu faktur, firma odnotowała skrócenie czasu potrzebnego na comiesięczne rozliczenia z dostawcami.

Warto zaznaczyć, że pomimo automatyzacji, około 5-10% faktur, ze względu na swoją złożoność lub niestandardowy format, nadal wymaga okresowego nadzoru i ewentualnej ręcznej interwencji, co było zgodne z oczekiwaniami.

Wnioski

Wdrożenie automatyzacji faktur w firmie handlowej jest przykładem efektywnego rozwiązania problemów operacyjnych poprzez zastosowanie technologii. Projekt pokazał, że przemyślana automatyzacja może znacząco poprawić wydajność i dokładność procesów biznesowych, nawet w obliczu różnorodności danych i potrzeby adaptacji.

Zastanawiasz się, jak automatyzacja zmieni Twoją firmę?

Jeśli historia agencji marketingowej rezonuje z Twoimi wyzwaniami, EasyAutomate.pl może pomóc. Specjalizujemy się w eliminowaniu powtarzalnych zadań, takich jak ręczne przetwarzanie faktur.

Wyobraź sobie, że Twoja firma ma faktury automatycznie zeskanowane i archiwizowane, dane są zawsze poprawne, a zespół może skupić się na strategicznych działaniach.

Umów się na bezpłatną konsultację. Przeanalizujemy Twoje obecne procesy i wskażemy konkretne obszary, gdzie automatyzacja przyniesie największe korzyści.