Platforma B2B do produktów personalizowanych – krótszy czas ofertowania z 8 godzin do kilku minut

W sprzedaży B2B personalizacja potrafi być największą przewagą i jednocześnie największym operacyjnym problemem. Diwine.pl przygotowuje dla klientów biznesowych spersonalizowane zestawy prezentowe, ale każda kolejna oferta oznaczała ręczne kompletowanie produktów, wycenę, tworzenie wizualizacji, kontakt z dostawcami i przygotowanie dokumentów. Jedno zapytanie mogło zająć właścicielce od kilkudziesięciu minut do nawet 8 godzin – również wtedy, gdy klient finalnie nie zdecydował się na zakup.

Wspólnie z Diwine.pl stworzyliśmy dedykowaną platformę sprzedażową B2B, która automatyzuje cały proces od pierwszej konfiguracji prezentu aż po logistykę i rozliczenie zamówienia. Klient sam buduje zestaw, system pilnuje jego poprawności, AI przygotowuje wizualizację z logo firmy, a po akceptacji kolejne informacje automatycznie trafiają do dostawców i systemu finansowego.

Efekt? Platforma B2B i automatyzacja sprzedaży B2B sprawiły, że proces ofertowania zajmuje kilka minut, zapytania obsługiwane są 24/7, a sprzedaż nie jest już uzależniona od bieżącej dostępności właścicielki.

Kim jest Diwine.pl?

Diwine.pl specjalizuje się w winiarskich zestawach prezentowych dla biznesu, realizując zamówienia hurtowe od 20 sztuk wzwyż. Klientami marki są przede wszystkim firmy zamawiające prezenty dla pracowników, klientów i partnerów biznesowych.

W tym segmencie sama cena to za mało. Zestaw musi być estetyczny, odpowiednio spersonalizowany i dopasowany do budżetu klienta, a przy większych zamówieniach trzeba dodatkowo skoordynować produkty od kilku dostawców.

Sprzedaż wspiera także sieć partnerów, m.in. handlowców oraz współpracujących z firmą Kół Gospodyń Wiejskich. Wraz ze wzrostem liczby zapytań coraz większą barierą stawała się jednak skala pracy wykonywanej ręcznie.

Punkt wyjścia: każda oferta była małym projektem

Przed wdrożeniem platformy przygotowanie propozycji dla klienta przypominało pracę nad osobnym projektem.

Trzeba było dobrać produkty, sprawdzić ich ceny i dostępność, policzyć finalną wartość zestawu, stworzyć wizualizację w Canvie, uzyskać akceptację, przygotować ofertę, a później skoordynować zakup produktów i dokumenty.

Najważniejsze problemy wyglądały tak:

• od 30 minut do nawet 8 godzin pracy nad jedną ofertą, zanim było wiadomo, czy klient w ogóle ją zaakceptuje,
• ręczne przygotowywanie każdej wizualizacji produktu w Canvie,
• właścicielka jako wąskie gardło procesu akceptacji,
• ręczne składanie zamówień do dostawców i ryzyko pomyłek w liczbie sztuk, kolorach lub wariantach,
• brak pełnej widoczności statusów dla partnerów przekazujących leady,
• duży koszt operacyjny również przy ofertach, które nie kończyły się sprzedażą.

Przy większej liczbie zapytań problemem przestało być więc pozyskanie klienta. Problemem stała się przepustowość samego procesu sprzedaży. Dlatego kluczowa była tu automatyzacja sprzedaży B2B.

Platforma B2B: zamiast przyspieszać ludzi, usprawniliśmy system

Nie chcieliśmy zbudować kolejnego formularza ofertowego, który na końcu nadal wymagałby ręcznej pracy pracownika.

Zaprojektowaliśmy platformę, która przejmuje dużą część procesu operacyjnego. System powstał na backendzie Medusa JS i obejmuje 18 modułów domenowych, odpowiadających za kolejne elementy sprzedaży, konfiguracji, akceptacji i realizacji.

Powstały osobne środowiska dla trzech grup użytkowników:

• klienta,
• administratora,
• partnera sprzedażowego.

Każda z nich widzi dokładnie te funkcje i informacje, których potrzebuje na swoim etapie procesu.

Klient sam buduje zestaw prezentowy

Pierwszą dużą zmianą było przeniesienie części pracy związanej z przygotowaniem oferty bezpośrednio do konfiguratora.

Klient wskazuje:

• budżet,
• liczbę zestawów,
• oczekiwany termin realizacji.

Na tej podstawie system może od razu zaproponować 3 gotowe warianty zestawów.

Jeżeli klient chce stworzyć własną wersję, przechodzi przez 5-krokowy konfigurator, wybierając m.in. opakowanie, wino, słodycze i dodatki.

Nie jest to jednak zwykły katalog produktów.

Drzewko zależności pilnuje, żeby klient nie skonfigurował niemożliwego zestawu

Przy konfiguratorach produktowych łatwo stworzyć rozwiązanie, w którym użytkownik może kliknąć wszystko – również kombinację, której później nie da się fizycznie przygotować.

Dlatego wdrożyliśmy cyfrowe drzewko zależności, które ogranicza niedozwolone lub niedopasowane połączenia.

System na bieżąco sprawdza m.in.:

• czy produkty pasują do wybranego opakowania,
• czy konkretne warianty mogą być ze sobą łączone,
• czy zestaw zachowuje założoną logikę estetyczną,
• czy wszystkie elementy fizycznie zmieszczą się w opakowaniu.

Dodatkowy silnik zlicza gabaryty produktów, dzięki czemu konfiguracja nie kończy się stworzeniem atrakcyjnej propozycji, której później nie można spakować.

AI przygotowuje wizualizację zamiast Canvy

Drugim dużym wąskim gardłem były wizualizacje.

Wcześniej po każdym zapytaniu trzeba było ręcznie przygotować podgląd zestawu z brandingiem klienta. Przy kilku wariantach i poprawkach oznaczało to kolejne godziny pracy w Canvie.

Ten etap przejęła automatyzacja wykorzystująca Google Gemini.

Klient przesyła logo firmy, a system:

• usuwa jego tło,
• analizuje branding,
• dopasowuje kolorystykę,
• nanosi znak na opakowanie,
• tworzy wizualny podgląd przygotowanego zestawu.

W efekcie klient może zobaczyć swoją propozycję bez oczekiwania na ręczną pracę grafika lub właścicielki.

Właścicielka akceptuje ofertę z telefonu

Nie każdą decyzję biznesową warto automatyzować do końca. W Diwine.pl właścicielka nadal zachowuje kontrolę nad finalnym efektem, ale nie musi być przez to przywiązana do komputera.

Po wygenerowaniu wizualizacji otrzymuje powiadomienie i może zweryfikować projekt bezpośrednio na telefonie.

Jedno zatwierdzenie uruchamia dalszy proces:

1. akceptacja wizualizacji,
2. wygenerowanie oferty PDF,
3. wysyłka dokumentu do klienta,
4. dalsze automatyczne monitorowanie statusu.

System wykorzystuje również zadania cykliczne w tle, które analizują terminy dostaw i statusy ofert oraz automatycznie przypominają klientom o otwartych tematach.

Oferta zaakceptowana? System zaczyna organizować realizację

Automatyzacja sprzedaży B2B nie kończy się w momencie transakcji.

Po zaakceptowaniu zamówienia dane z konfiguratora są dalej wykorzystywane operacyjnie. System automatycznie przygotowuje informacje potrzebne dostawcom słodyczy, opakowań i pozostałych elementów zestawu.

Zamówienia zawierają konkretne:

• ilości,
• warianty,
• zdjęcia produktów,
• informacje niezbędne do prawidłowej kompletacji.

To ogranicza ryzyko sytuacji, w której do magazynu przyjedzie dobry produkt, ale np. w złym kolorze lub niewłaściwej wersji.

Integracja z Fakturownią – dokument dopiero wtedy, kiedy rzeczywiście jest potrzebny

Aby automatyzacja sprzedaży B2B była kompletna, proces został również połączony z Fakturownią.

Dokument ofertowy po stronie systemu finansowego nie powstaje na początku procesu, kiedy klient dopiero konfiguruje zestaw. Tworzy się automatycznie dopiero po właściwej akceptacji.

Dzięki temu system księgowy nie jest zapełniany dokumentami dotyczącymi zapytań, które nigdy nie zamieniły się w rzeczywiste zamówienia.

To drobny element całej architektury, ale dobrze pokazuje filozofię wdrożenia: automatyzujemy również to, czego system nie powinien robić za wcześnie.

Partnerzy widzą, co dzieje się z przekazanym klientem

Diwine.pl rozwija sprzedaż nie tylko bezpośrednio. Ważną rolę pełnią również handlowcy i partnerskie Koła Gospodyń Wiejskich.

Wcześniej po przekazaniu kontaktu partner tracił wgląd w dalszy przebieg sprzedaży. Utrudniało to kontrolę statusu oraz późniejsze rozliczenie prowizji.

Dlatego partnerzy otrzymali własny panel z widokiem kanban, w którym mogą sprawdzić:

• swoje leady,
• status poszczególnych szans,
• etap realizacji zamówienia,
• informacje potrzebne do rozliczenia prowizji.

Platforma B2B sprawiła, że każdy pracuje na tych samych danych, ale widzi tylko własny fragment procesu.

System, którym właścicielka może zarządzać bez programisty

Automatyzacja sprzedaży B2B nie może oznaczać, że każda zmiana ceny lub treści maila wymaga zgłoszenia do software house’u.

Dlatego w panelu superadmina można samodzielnie modyfikować m.in.:

• rabaty,
• cenniki progowe,
• szablony wiadomości,
• prompty wykorzystywane przez AI,
• elementy konfiguracji sprzedażowej.

Technologia ma wspierać codzienny biznes, a nie tworzyć kolejną zależność operacyjną.

Platforma B2B dla Diwine: co znajduje się pod maską?

Od strony technologicznej Diwine.pl otrzymało własny, rozwijalny system, którego kod od początku należy do klienta. Automatyzacja sprzedaży B2B pod pełną kontrolą przedsiębiorcy.

Platforma B2B korzysta m.in. z:

• Medusa JS jako backendu,
• Dockera,
• Google Gemini,
• Fakturowni,
• Gmail OAuth,
• Gotenberg do generowania dokumentów PDF.

Platforma B2B jest naprawdę bezpieczna i stabilna, o co zadbaliśmy podczas ponad 1000 testów backendu i frontendu oraz automatyczne testy end-to-end realizowane przy pomocy Playwright.

Nie chodziło jednak o zbudowanie najbardziej rozbudowanego technologicznie rozwiązania. Architektura miała przede wszystkim wytrzymać proces, w którym sprzedaż, personalizacja, dokumenty, partnerzy i logistyka muszą działać razem.

Platforma B2B dla Diwine.pl – efekty współpracy

Największą zmianą jest skrócenie całego procesu od zapytania klienta do gotowej oferty i realizacji zamówienia.

Platforma B2B z konfiguratorami do zamawiania personalizowanych produktów sprawiła, że:

• czas przygotowania oferty spadł z maksymalnie 8 godzin do kilku minut,
• konfigurator może obsługiwać klientów 24/7, również bez udziału handlowca,
• wizualizacje z brandingiem klienta generuje AI zamiast ręcznej pracy w Canvie,
• właścicielka może zatwierdzać projekty bezpośrednio z telefonu,
• dostawcy automatycznie otrzymują dokładną specyfikację potrzebnych produktów,
• partnerzy i KGW mają własny podgląd lejka oraz statusów zamówień,
• ceny, rabaty, prompty AI i komunikację można zmieniać bez angażowania programisty,
• ponad 1000 testów zabezpiecza stabilność kluczowych elementów platformy.

Najważniejszy rezultat jest jednak biznesowy: sprzedaż przestała być ograniczana przez liczbę godzin, które właścicielka może osobiście poświęcić na przygotowywanie ofert.

Diwine.pl o współpracy z Easy Automate

„Powiedziałam to Kamilowi na spotkaniu i powiem teraz Tobie – jestem wdzięczna sobie, że wybrałam Easy Automate do współpracy. Rozumiecie, jakiego narzędzia potrzebuję, a program jest user-friendly. Jestem z Kamilem w stałym kontakcie i on bardzo szybko reaguje na mój feedback. Świetny profesjonalista. Dziękuję.”

Właścicielka Diwine.pl

Twój proces ofertowania B2B też zabiera więcej czasu niż sama sprzedaż?

Jeżeli każde zapytanie oznacza ręczną wycenę, przygotowanie prezentacji, tworzenie dokumentów, kontakt z kilkoma dostawcami i pilnowanie follow-upów, wraz ze wzrostem liczby leadów szybko pojawia się jedno pytanie: ile jeszcze ofert jesteś w stanie fizycznie przygotować?

Nie każdy biznes potrzebuje kolejnego CRM-u. Czasem potrzebuje procesu, który sam prowadzi klienta od konfiguracji produktu do gotowej oferty, a zespół angażuje dopiero tam, gdzie jego decyzja naprawdę ma znaczenie. Tu grę zmieniła platforma B2B do zamawiania personalizowanych produktów.

Porozmawiajmy o tym, jak zautomatyzować Twój proces ofertowania, konfiguracji produktów i obsługi zamówień B2B.

[Umów bezpłatną konsultację z ekspertem EasyAutomate!]