Spis treści
Chaotyczny sposób zarządzania biznesem jest bolączką przedsiębiorstw z sektora MŚP. W takich firmach dane rozlewają się po całej organizacji i płyną różnymi kanałami (Excel, Asana, Dropbox, Slack, e-mail itd.). Gdy trzeba znaleźć konkretną informację, trzeba poświęcić godziny na jej szukanie. Rozwiązaniem tego problemu może być automatyzacja w Airtable.
Bynajmniej nie chodzi tu jedynie o wygodę. Cyfrowy chaos informacyjny ma również finansowy wymiar. Pracownicy tracą czas, błędy kosztują, a brak trafnych decyzji biznesowych wpływa na profit. Tylko firmy z sektora MŚP, które decydują się na integrację swoich procesów w jednym, centralnym systemie, zyskują porządek i elastyczność.
Dlaczego potrzebujesz 1 narzędzia zamiast 3+?
Załóżmy, że chcesz kupić składniki na gulasz po węgiersku. Niestety, w pobliżu nie ma supermarketu, więc musisz odwiedzić 3 różne sklepy (mięsny, warzywniak i spożywczy). Wiąże się to ze stratą czasu na parkowanie, szukanie produktów, stanie w kolejce i płacenie. Gdybyś poszedł do supermarketu, oszczędziłbyś czas…
Koniec dygresji, wracamy do tematu. Centralizacja narzędzi biznesowych (tak jak zakupy w supermarkecie) oszczędza czas. Nie tracisz cennych minut skupienia na przełączanie się między aplikacjami. Nie czekasz, aż się uruchomią kolejne programy.
Co więcej, jeśli dane o tym samym kliencie istnieją w CRM, systemie fakturowania i arkuszu Excela działu logistyki, pytanie nie brzmi „czy”, ale „kiedy” informacje staną się niespójne. Według badań IBM kiepska jakość danych kosztuje amerykańskie firmy 3,1 biliony dolarów rocznie. Skalując to do rozmiaru typowej firmy z sektora MŚP, mówimy o dziesiątkach tysięcy złotych straty co roku.
Absolutnie nie namawiamy Cię do szukania kompromisów. Dobrze skonfigurowana baza danych w Airtable nie zmusza Cię do rezygnacji z funkcjonalności innych narzędzi. Wręcz przeciwnie.
Airtable – jak usprawnić zarządzanie danymi?
Airtable w najprostszym ujęciu, to turbodoładowany arkusz kalkulacyjny połączony z bazą danych i silnikiem automatyzacji. Czym różni się od Excela? Excel jest świetny do analizy danych, ale z ich gromadzeniem i współdzieleniem radzi sobie dużo gorzej. Airtable odwraca te proporcje – ma mniej zaawansowanych funkcji analitycznych, ale dużo lepiej radzi sobie z przechowywaniem, organizacją i automatyzacją przepływu informacji.
W Excelu pracujesz na pojedynczych plikach. W Airtable budujesz powiązane ze sobą struktury. Sposób myślenia o danych się zmienia; stają się one częścią większej całości. Gdy zaktualizujesz dane klienta w jednym miejscu, zmiana automatycznie pojawia się we wszystkich połączonych widokach i tabelach.
Zautomatyzuj procesy i oszczędź czas
7 narzędzi do zarządzania danymi, które Airtable zastąpi w Twojej firmie
1. Excel i inne arkusze kalkulacyjne
Struktura w Airtable zapobiega duplikacji danych. Jak już wiesz, cokolwiek zmienisz, zaktualizuje się wszędzie. Na podstawie informacji możesz budować wykresy i pulpity kontrolne.
2. Podstawowe systemy CRM
W Airtable stworzysz prostą bazę klientów połączoną z ich zamówieniami i komunikacją. Możesz filtrować widok według handlowca, etapu sprzedaży i regionu, a także ustawić automatyczne powiadomienia o kolejnych działaniach.
3. Narzędzia do zarządzania projektami
W Airtable da się powiązać zadania projektowe z rekordem klienta lub zamówienia. Między listą zadań a szczegółami zamówienia przełączysz się jednym kliknięciem.
4. Systemy do śledzenia zadań
W Airtable możesz skonfigurować automatyzacje, które aktualizują status zadania na podstawie działań w innych częściach systemu. Terminy i priorytety uzupełnią się „same”.
5. Bazy danych produktów i cenniki
Struktura danych w Airtable ułatwia aktualizacje baz danych i cenników. Program obsługuje załączniki – możesz przechowywać zdjęcia produktów, specyfikacje techniczne i inne dokumenty bezpośrednio w rekordzie produktu.
6. Narzędzia do raportowania
Airtable tworzy widoki dostosowane do potrzeb różnych odbiorców. Te same informacje mogą się w różny sposób pokazywać dyrektorowi finansowemu i kierownikowi produkcji, zależnie od tego, na czym skupiają się w danym momencie. Dodatkowo można skonfigurować automatyczne wysyłanie raportów e-mailem w określonych odstępach czasu.
7. Systemy do zarządzania dokumentami
Możesz powiązać przechowywane dokumenty w Airtable z odpowiednimi klientami, projektami i zamówieniami. Pracownicy widzą wszystkie potrzebne dane w jednym widoku bez przeszukiwania folderów.
Jak wdrożyć Airtable do zarządzania danymi? – krok po kroku
Krok 1: Identyfikacja procesów do przeniesienia do Airtable
Zacznij od najbardziej problematycznego obszaru – zazwyczaj jest to zarządzanie klientami lub śledzenie zamówień. Zanim skonfigurujesz system, przeanalizuj przepływ pracy:
- Jakie informacje są gromadzone?
- Kto ich używa i do czego?
- Gdzie tworzą się wąskie gardła?
Zobacz też: Jak usprawnić procesy w firmie?
Krok 2: Projektowanie struktury bazy danych w Airtable
Na 99% będziesz potrzebował następujących tabel: klienci, produkty, zamówienia, zadania i członkowie zespołu. Później należy właściwie je powiązać (np. rekord zamówienia powinien być połączony z klientem, produktami i zadaniami).
Krok 3: Migracja danych w Airtable
Do migracji danych wykorzystaj narzędzia importu Airtable lub API. Wcześniej odpowiednio je oczyść, archiwizując już niepotrzebne informacje.
Krok 4: Konfiguracja automatyzacji w Airtable
Skonfiguruj potrzebne automatyzacje procesów biznesowych, np.:
- wysyłanie powiadomienia o przeterminowanych zadaniach,
- tworzenie faktury po oznaczeniu zamówienia jako zrealizowane,
- aktualizacja statusów projektów na podstawie ukończonych zadań,
- generowanie raportów.
Następnie dostosuj automatyzacje do swoich potrzeb i przekonać zespół do posługiwania się nowym narzędziem.
Jak zwiększyć efektywność zarządzania danymi z Airtable?
Prawdziwą potęgą Airtable jest integracja z innymi systemami: Gmailem, Dropboxem, Asaną, Slackiem etc. Narzędzie można połączyć również z Make w bardziej zaawansowanych scenariuszach.
Całkowita transformacja cyfrowa firmy to projekt na miesiące. Jeśli chcesz zobaczyć pierwsze efekty szybciej, skorzystaj z pomocy osób, które na automatyzacji w Airtable zjedli zęby (czyli nas, EasyAutomate!).
W EasyAutomate projektujemy wdrożenia pod konkretną firmę, dlatego naszą współpracę zaczynamy od analizy procesów i potrzeb. Nasze założenia są jasne:
- System ma działać dla Ciebie, a nie Ty dla systemu.
- Automatyzacja ma Ci się opłacać.
Skontaktuj się z nami, żeby umówić konsultację i rozpocząć transformację firmy.
