Spis treści
Zaniżanie cen, pomijanie ukrytych kosztów i strach przed wyższymi stawkami… Wiele małych biznesów w Polsce zostawia pieniądze na stole przez nieprawidłową wycenę swoich produktów i usług. Szacowanie wartości zamówienia odbywa się „na oko”.
Problem tkwi w tym, że podczas przygotowania oferty biorą pod uwagę, ile klient chciałby zapłacić, a nie jaką wartość mu oferują. Dopiero po wdrożeniu systemu raportowania właściciele odkrywają, jak bardzo niedoszacowana jest ich praca.
Dlaczego szacowanie wartości zamówienia jest skomplikowane?
Podczas wyceny łatwo o kosztowne błędy. Właściciele biznesów przede wszystkim zmagają się ze szkodliwymi przekonaniami. Boją się, że klient nie zaakceptuje ceny, dlatego zaniżają ją sztucznie, kosztem własnych zarobków.
Co jeszcze stoi za błędnym szacowaniem wartości zamówienia?
1. Skupianie się tylko na bezpośrednich kosztach materiałów
Przedsiębiorcy kalkulują cenę produktu lub usługi na podstawie kosztów materiału i roboczogodzin pracownika. Zapominają o cenach energii, amortyzacji urządzeń, marketingu, magazynowania etc.
2. Ignorowanie kosztów administracyjnych
Dostarczenie produktu lub usługi generuje mnóstwo pracy: przygotowywanie ofert, wystawianie faktur, obsługa reklamacji i wykonywanie telefonów z klientem. Nawet jeśli większość czynności wykonuje za Ciebie automatyzacja procesów biznesowych, to i tak trzeba je wliczyć w cenę.
3. Niewycenianie własnego czasu
Właściciele biznesów rzadko kiedy leżą pod palmą i odpoczywają. Bliższe prawdy jest stwierdzenie, że spędzają godziny na obsłudze projektów. Twój czas ma wartość, najwyższą w całej firmie. Jeśli nie uwzględniasz go w wycenie, pracujesz po kosztach albo wręcz dokładasz do biznesu.
4. Brak danych o tym, ile kosztują projekty
Szacowanie wartości zamówienia bez śledzenia czasu i kosztów jest strzelaniem w ciemno. Po miesiącu nikt nie będzie pamiętał tych danych, jeśli nie zostaną zaraportowane.
5. Niewidzialne koszty
Kolejnym elementem układanki są “niewidzialne koszty”, czyli:
- koszty stałe (czynsz, ubezpieczenia, subskrypcje na oprogramowanie itd.),
- ryzyko zmian zakresu (klienci modyfikują zamówienia w trakcie, przez co musisz reagować na bieżąco),
- przestój między zadaniami/sprzedażą produktów,
- sezonowość.
Firmy ignorują te koszty, ponieważ trudno przypisać je do konkretnego projektu, a w międzyczasie one systematycznie podgryzają marżę.
Usprawnij pracę firmy
Zobacz też: Szacowanie wartości zamówienia – typowe pułapki.
Praktyczne metody szacowania wartości zamówień
Wycena to nie loteria, choć wielu przedsiębiorców traktuje ją na zasadzie „rzućmy cenę i zobaczmy, czy klient złapie”. Zamiast zgadywać, lepiej oprzeć szacowanie wartości zamówienia na solidnych fundamentach, żeby uniknąć zaniżania cen lub przeszacowania.
Co składa się na dobrą wycenę pracy? Przede wszystkim systematyczność. Ten sam sposób kalkulacji powinien być stosowany konsekwentnie do wszystkich projektów. Dzięki temu możesz wyciągać wnioski oparte na danych. Liczy się również transparentność. Świadomość, skąd wzięła się końcowa kwota, ułatwia jej obronę podczas negocjacji.
1. Metoda od dołu do góry (bottom-up)
Zapisuj wszystkie składowe kosztu:
- materiały bezpośrednie,
- roboczogodziny pracowników,
- energia i zużycie maszyn,
- marża zysku.
Zostaw bufor na nieprzewidziane okoliczności (10-15%) i na tej podstawie ustal cenę.
2. Wycena czasowa z mnożnikiem
- Oszacuj ile godzin zajmie projekt.
- Pomnóż przez stawkę godzinową (uwzględniającą wszystkie koszty).
- Dodaj mnożnik na koszty stałe (zwykle 2.5-3x stawki pracownika).
Przykład: Pracownik zarabia 30 zł/h, więc klientowi wyceniasz jego pracę minimum na 75-90 zł/h.
3. Wycena wartościowa
Ten sposób wyceny nieco odwraca podejście. Zamiast liczyć swoje koszty, zastanów się, ile warta jest twoja usługa dla klienta:
- Ile pieniędzy zaoszczędzi?
- Ile więcej zarobi dzięki twojemu produktowi?
- Jaki problem rozwiązujesz?
Jeśli twój produkt oszczędza klientowi 10 000 zł miesięcznie, cena 20-30% tej kwoty jest uzasadniona.
Jak automatyzacja zwiększa precyzję wycen?
Prawidłowe szacowanie wartości zamówienia (usługi, pracy etc.) wymaga danych, a dane trzeba zbierać. W praktyce wygląda to tak: zamiast polegać na „czuciu” i pamięci, należy wdrożyć systemy, które na bieżąco dostarczają ci informacji. Z pomocą przychodzi automatyzacja.
Automatyzacja wyceny – pomysły
- Zbieranie czasu pracy przez pracowników (integracja z systemem produkcyjnym).
- Automatyczne przypisywanie kosztów materiałów do projektów.
- Tworzenie szablonów ofert uwzględniających wszystkie koszty.
- Generowanie raportów porównujących planowane kontra rzeczywiste koszty.
Sprawdź, czy Twoja firma potrzebuje wsparcia w automatyzacji.
Automatyzacja wyceny produktu lub usługi – jak się za to zabrać?
Jak zawsze, nie porywaj się z motyką na księżyc, zacznij od małych kroków. Najpierw zbierz dane, potem przeanalizuj rentowność poszczególnych projektów i zastanów się nad uczciwą wyceną. To zadziała najlepiej, gdy masz już dobrze opisane procesy i znasz swoje koszty.
W Easyautomate sprawiamy, że technologia służy ludziom, a każda zainwestowana złotówka zwraca się kilku(nasto)krotnie. Wdrażamy automatyzacje dopasowane do potrzeb i nie wymagające wiedzy technicznej. Jeśli potrzebujesz pomocy w stworzeniu sprawnego systemu wycen, odezwij się do nas.
