CASE STUDY.
PARK79. Automatyzacja procesów w branży HoReCa

Nowe oblicze operacji w branży HoReCa

Automatyzacja procesów w branży HoReCa to dziś klucz do zwiększenia efektywności i lepszego zarządzania firmą. Czy w Twojej firmie czas ucieka na powtarzalne czynności? Czy rozproszone dane opóźniają decyzje? W tym case study pokażemy, jak dzięki automatyzacji codziennych operacji poprawiliśmy wydajność nawet o 60%.

Park 79 – Zintegrowana oferta rozrywki i relaksu

Nasz klient, Park79, to unikatowe Centrum Rozrywki i Relaksu z Zielonej Góry. Firma wyróżnia się na rynku, łącząc w sobie różnorodne usługi i marki, takie jak:

• Hades Sport Pub & Bowling: Rockowy pub z kręgielnią i transmisjami sportowymi.
• Fluo Wellness: Strefa relaksu z masażami, saunami, grotą solną i strefą fitness.
• Restauracja Wino i Grono: Ceniona restauracja z szeroką ofertą kulinarną i win.
• Grape Town Hotel: Czterogwiazdkowy hotel z komfortowym zakwaterowaniem i salami konferencyjnymi.

Park79 aktywnie działa również w organizacji imprez prywatnych, firmowych oraz konferencji. Zarządzanie tak złożonymi i różnorodnymi obszarami działalności stawiało przed firmą wiele wyzwań operacyjnych, które wymagały efektywnego podejścia.

Rosnące złożoności w zarządzaniu wielomarkową działalnością

Przed naszą współpracą, Park79 borykało się z typowymi dla rozwijającej się, wielomarkowej firmy problemami, które spowalniały operacje i wpływały na efektywność:

• Duża ilość zadań manualnych: Wiele kluczowych czynności, takich jak wysyłka przypomnień o voucherach, ręczne generowanie raportów z rezerwacji czy synchronizacja danych między wewnętrznymi systemami zarządzania zadaniami (Nozbe, Notion), wymagało znaczącego nakładu pracy manualnej. To pochłaniało średnio kilkanaście godzin pracy tygodniowo i wiązało się z ryzykiem błędów.
• Fragmentacja danych: Informacje były rozproszone w różnych systemach: rezerwacje w WooCommerce, kontakty w ActiveCampaign, wewnętrzne notatki w Notion, dane finansowe w Comarch. Brak automatycznej integracji prowadził do rozbieżności danych i utrudniał szybki dostęp do pełnego obrazu sytuacji.
• Opóźniona komunikacja: Obsługa zapytań e-mailowych z różnych marek Park79 wymagała ręcznego monitorowania wielu skrzynek. To często prowadziło do wydłużonego czasu odpowiedzi na zapytania klientów, co mogło wpływać na ich doświadczenia.
• Wyzwania w pozyskiwaniu danych: Pobieranie cyklicznych raportów z niektórych systemów zewnętrznych (np. Wirtualna Centrala Operatora Orange), które nie oferowały prostych interfejsów API, wymagało ręcznego logowania i eksportowania danych, co było czasochłonne i mało efektywne.

Park79 poszukiwało rozwiązania, które pozwoliłoby zautomatyzować te procesy, zwiększyć precyzję danych i odciążyć zespół od rutynowych zadań.

Spersonalizowane automatyzacje z make.com i n8n

W EasyAutomate.pl podjęliśmy się zadania zintegrowania i zautomatyzowania kluczowych procesów w Park79. Opierając się na wszechstronności platform Make.com i n8n, stworzyliśmy dedykowane rozwiązania, które precyzyjnie odpowiadały na potrzeby klienta.

Szczegółowe wdrożenia obejmowały:

• Automatyzacja komunikacji z klientami:
  • Wdrożyliśmy automatyczne przypomnienia SMS i e-mailowe o wygasających voucherach i kuponach (dla Wino i Grono i Hades Pub), integrując Hades Pub API, ActiveCampaign i SMSAPI.
  • Zautomatyzowaliśmy generowanie i dystrybucję spersonalizowanych kodów rabatowych z WooCommerce, wysyłanych po interakcjach z kampaniami lead generation (np. Facebook Lead Ads, landing pages), z automatyczną aktualizacją w ActiveCampaign.
• Inteligentna obsługa zapytań e-mailowych:
  • Stworzyliśmy system monitorujący skrzynki e-mailowe dla każdej marki Park79. Wykorzystując modele AI (OpenAI GPT-4o-mini), automatyzacja analizuje treść wiadomości, klasyfikuje zapytania (np. rezerwacja, skarga), ocenia ich pilność i przypisuje do odpowiedniego brandu. Podsumowania i kluczowe dane są automatycznie zapisywane w Google Sheets, co ułatwia zarządzanie i priorytetyzację.
• Efektywne zarządzanie rezerwacjami i danymi:
  • Ustanowiliśmy dwukierunkową synchronizację danych o rezerwacjach między WooCommerce (zamówienia dla Hades Pub) a bazą danych Notion. Automatyzacja klasyfikuje typy rezerwacji (np. stoliki, kręgle), aktualizuje statusy (np. „Opłacona”, „Anulowana”) i szczegóły, zapewniając spójność informacji w czasie rzeczywistym.
• Optymalizacja procesów wewnętrznych i zarządzania zadaniami:
  • Wdrożyliśmy synchronizację zadań między Nozbe Teams a Notion, dbając o aktualność projektów i przypisanych odpowiedzialności.
  • Skonfigurowaliśmy automatyczne powiadomienia na Discord o nowych zadaniach w Nozbe, usprawniając wewnętrzną komunikację zespołu Park79.

• Automatyzacja raportowania i analizy danych:
  • Zautomatyzowaliśmy codzienne pobieranie faktur XML z systemu Comarch i ich automatyczną wysyłkę do księgowości.
  • Wdrożyliśmy cykliczne pobieranie danych z Facebook Ads (Meta Ads) do Google Sheets, co umożliwiło bieżące monitorowanie efektywności kampanii marketingowych i kluczowych wskaźników, takich jak CPL czy CTR.
  • Wykorzystaliśmy Selenium WebDriver w n8n do automatycznego logowania i pobierania raportów CSV/XLSX z systemów takich jak Wirtualna Centrala Operatora Orange. Dane te są następnie przetwarzane i ładowane do Google Sheets, co znacząco usprawniło procesy księgowe i analityczne.
  • Zaimplementowaliśmy również automatyzację „Wieczorny dziennik”, która wykorzystuje AI (Anthropic Claude) do analizy notatek z Notion i ekstrakcji 17 parametrów dziennych (np. samopoczucie, energia), wspierając analizę osobistego rozwoju.

Wdrożenie odbywało się etapowo, z priorytetem na najbardziej krytyczne obszary. Każdy zautomatyzowany przepływ pracy był dokładnie testowany, a zespół klienta był angażowany w proces, otrzymując szkolenia z obsługi i monitorowania. Nasze podejście koncentrowało się na tworzeniu elastycznych i skalowalnych rozwiązań.

Konkretne wyniki

Wdrożenie kompleksowej automatyzacji przez EasyAutomate.pl przyniosło Park79 mierzalne korzyści, które przełożyły się na realne usprawnienia operacyjne i finansowe:

• Oszczędność czasu: Park79 zredukowało czas poświęcany na manualne zadania o ponad 60%. Przykładowo, codzienne zarządzanie rezerwacjami, które wcześniej zajmowało do 3 godzin, skróciło się do około 30-45 minut monitoringu.
• Wzrost efektywności kampanii: Automatyczne i spersonalizowane przypomnienia o voucherach (dla Wino i Grono i Hades Pub) przyczyniły się do zwiększenia wykorzystania ofert o około 10-15%, co bezpośrednio przełożyło się na wzrost przychodów.
• Szybsza komunikacja z klientami: Czas reakcji na zapytania e-mailowe z różnych marek skrócił się z ponad 24 godzin do średnio 3-5 godzin. To znacząco poprawiło jakość obsługi klienta i jego satysfakcję.
• Mniejsza liczba błędów: Automatyczna synchronizacja danych między systemami (np. WooCommerce, Notion) znacząco zredukowała ryzyko błędów wynikających z ręcznego wprowadzania informacji. Odnotowano spadek liczby rozbieżności danych o około 70-80%.
• Poprawa zarządzania danymi: Zarząd Park79 zyskał dostęp do aktualnych i spójnych raportów z kampanii marketingowych i danych o rezerwacjach, co umożliwiło bardziej świadome i szybkie podejmowanie decyzji.
• Zwiększona produktywność zespołu: Dzięki odciążeniu od rutynowych zadań, pracownicy mogli skupić się na bardziej wartościowych i strategicznych działaniach, co wpłynęło pozytywnie na ich morale i ogólną wydajność.

Automatyzacja jako fundament rozwoju

Ten case study jasno pokazuje, że strategiczna automatyzacja procesów biznesowych może znacząco przekształcić działanie firmy. Park79, dzięki współpracy z EasyAutomate.pl, efektywnie zoptymalizowało swoje operacje, stało się bardziej elastyczne i zyskało przewagę konkurencyjną. Inwestycja w automatyzację to inwestycja w przyszłość firmy – pozwala nie tylko oszczędzać czas i zasoby, ale także budować solidne fundamenty pod dalszy, skalowalny rozwój.

Czas na automatyzację!

Czy Twoja firma mierzy się z podobnymi wyzwaniami? Czy chcesz uwolnić swój zespół od rutynowych zadań i skupić się na strategicznym rozwoju?

Umów się na bezpłatną konsultację z naszym ekspertem. Podczas 30-minutowej rozmowy zidentyfikujemy kluczowe obszary w Twojej firmie, w których automatyzacja procesów biznesowych może przynieść największe korzyści. Dowiedz się, jak krok po kroku możemy przekształcić Twoje wyzwania w realne usprawnienia!