Spis treści
Trafiłeś tutaj, ponieważ Twoi pracownicy spędzają godziny na przenoszeniu danych między systemami, ręcznym wystawianiu dokumentów i innych żmudnych zadaniach, a w tym czasie Twoja konkurencja już dawno nauczyła się, jak wykorzystać Make w automatyzacji procesów biznesowych? I teraz oni robią więcej w krótszym czasie, a Wy stresujecie się, jak nadążyć?
Firmy, które wyprzedzają Cię na rynku, dawno zaczęły automatyzować swoje procesy. I wcale nie wydały na to fortuny ani nie zatrudniły armii programistów… Prawdopodobnie wykorzystały w tym celu jedno ze sprytnych narzędzi – Zapier, Make lub N8N. A my dzisiaj pokażemy Ci, od czego możesz zacząć, żeby je dogonić.
1. Wysyłanie e-maili na podstawie nowych wierszy w Google Sheets
Ten scenariusz przydaje się, jeśli często wysyłasz podobne wiadomości do różnych odbiorców. Automatyzacja procesów biznesowych działa w tle i reaguje niemal natychmiast, wysyłając wiadomość, gdy pojawi się nowy wiersz z danymi odbiorcy w arkuszu. Dzięki temu oszczędzasz czas na ręcznym przepisywaniu imienia odbiorcy, adresu e-mail i szczegółów wiadomości.
Żeby zbudować tę automatyzację w Make, musisz połączyć program ze swoim kontem Gmail oraz stworzyć arkusz Google Sheets z trzema kolumnami: adres e-mail, temat i treść, a następnie uruchomić ten scenariusz.
2. Dodawanie subskrybenta w MailerLite i tworzenie kontaktu w HubSpot CRM z nowych leadów z Facebook Lead Ads
Jeżeli prowadzisz aktywne kampanie leadowe na Facebooku, najlepsze efekty osiągniesz, błyskawicznie reagując na każdy pozyskany kontakt. Pomoże Ci w tym scenariusz w Make, który, gdy tylko potencjalny klient wypełni formularz na Facebooku, natychmiast uruchomi sekwencję akcji: stworzy kontakt w HubSpot, doda osobę do kampanii w MailerLite, przypisze zadanie handlowcowi i wyśle powiadomienie.
3. Tworzenie wydarzeń w kalendarzu na podstawie danych z Google Sheets
Ten scenariusz ułatwia planowanie spotkań oraz ustalanie terminów. Make stworzy wydarzenie w kalendarzu Google za każdym razem, gdy w arkuszu pojawi się nowy wiersz z terminem. Pracownicy nie będą już musieli przepisywać dat i szczegółów do kalendarza. Co więcej, system od razu wyśle zaproszenia do wszystkich uczestników. Żeby wdrożyć tę automatyzację, potrzebujesz arkusza z kolumnami zawierającymi datę rozpoczęcia, datę zakończenia, temat, opis, lokalizację i adresy e-mail uczestników.
4. Zapisywanie załączników e-mail w Google Drive
Od rozwiązania problemu zagubionych załączników w skrzynce mailowej dzieli Cię zaledwie kilka kliknięć w Make. Gdy na wybrany adres e-mail (np. faktury@twojafirma.pl) wpłynie wiadomość z załącznikiem, Make automatycznie zapisze go w odpowiednim folderze na Google Drive, nada mu nazwę według określonego schematu (np. data-nadawca-nazwa) i oznaczy e-mail jako przetworzony. System może nawet sortować dokumenty według typu lub treści e-maila.
5. Dodawanie nowych leadów z Facebook Lead Ads do Trello i Google Sheets
Jeśli prowadzisz kampanie reklamowe na Facebooku, ten scenariusz usprawni obsługę pozyskanych leadów. Gdy lead wypełni Twój formularz reklamowy, Make natychmiast utworzy kartę na tablicy Trello z wszystkimi danymi kontaktowymi i równocześnie zapisze te informacje w arkuszu analitycznym. Dzięki temu handlowcy mogą natychmiast rozpocząć kontakt, a dział marketingu uzyskuje dane do analizy skuteczności kampanii.
6. Automatyczne odpowiedzi na nowe komentarze na Instagramie
Automatyzacja w Make pomoże Ci zaangażować obserwatorów na profilu na Instagramie bez spędzania godzin na monitorowaniu komentarzy. Ten scenariusz śledzi pojawiającą się aktywność na Twoim profilu biznesowym, a następnie odpowiada na nowe komentarze na podstawie ich treści. Wdrożenie wymaga połączenia konta firmowego Instagram (poprzez Facebook Business) i skonfigurowania różnych odpowiedzi na różne typy komentarzy, np. pytania o cenę, dostępność lub podziękowania za pozytywne opinie.
7. Dodawanie raportów śledzenia czasu z Toggl do Notion
Śledzenie czasu pracy powinno usprawniać działania, a nie je opóźniać, dlatego ten scenariusz w Make przenosi logi z Toggl do Notion (można też użyć innej bazy danych). Automatyzacja eliminuje ręczne raportowanie czasu, ponieważ sama dostarcza dokładne dane o kosztach projektów i raporty dla klientów lub do wewnętrznej analizy.
8. Streszczanie e-maili z Gmail za pomocą OpenAI i wysyłanie ich na Slack
Czytanie maili pochłania mnóstwo czasu. Jeśli nie masz kiedy tego robić, wykorzystaj odpowiedni scenariusz w Make. System może monitorować wybraną skrzynkę lub etykiety w Gmail. Gdy pojawi się nowy e-mail, wyśle jego treść do modelu OpenAI, który stworzy zwięzłe, kilkuzdaniowe streszczenie wyodrębniające najważniejsze fakty i wymagane działania. Streszczenie natychmiast wyśle się na odpowiedni kanał Slack, wraz z linkiem do oryginalnego e-maila. W kilka sekund ocenisz, czy musisz natychmiast przeczytać wiadomość, czy to może poczekać.
Jak wykorzystać Make w automatyzacji procesów biznesowych? Pierwsze kroki
Automatyzację procesów biznesowych zaczyna się od jednego, prostego procesu, który szybko przynosi widoczne korzyści. Zazwyczaj jest to automatyczne zapisywanie załączników lub wysyłanie wiadomości e-mail na podstawie zmian w arkuszu, ponieważ te czynności ułatwią pracę niemal każdej firmie.
Żeby zacząć, na początek musisz założyć konto na Make.com. Znajdziesz tam gotowe scenariusze, które możesz wykorzystać na początek. Gdy to zrobisz, przetestuj go na małej próbce danych. To pozwoli wyłapać błędy bez ryzyka. Jeśli automatyzacja działa poprawnie, uruchom pełny proces. Od razu zacznij monitorować jego efekty – mierz, ile czasu oszczędzasz i czy poprawiła się jakość pracy.
Przyśpiesz rozwój firmy z automatyzacją
Automatyzację może ustawić każdy, ale specjaliści zrobią to lepiej
Make jest narzędziem no-code, więc niemal każdy da radę ustawić w nim pierwszą automatyzację, ale już efektywne wdrożenie całego systemu wymaga specjalistycznej wiedzy. Konfiguracja scenariuszy, dostosowanie ich do potrzeb firmy, mapowanie danych między systemami, obsługa błędów i wyjątków może okazać się skomplikowane dla osoby, która nie ma doświadczenia w integracji systemów.
Z kolei niewłaściwie skonfigurowana automatyzacja w skrajnym przypadku zakłóci pracę firmy. Żeby nie tracić cennego czasu na samodzielne próby i nie ryzykować utraty danych, skorzystaj z pomocy specjalistów, którzy mają doświadczenie w usprawnianiu procesów biznesowych.
Sprawdź, czy Twoja firma potrzebuje wsparcia w automatyzacji.
Jesteśmy Twoim partnerem w automatyzacji
EasyAutomate wesprze Cię na każdym etapie transformacji cyfrowej. Na początku współpracy poznajemy Twoje procesy biznesowe, żeby zidentyfikować te, które przyniosą największe korzyści z automatyzacji. Nasze propozycje zawsze są podyktowane Twoją korzyścią biznesową. Nigdy nie zachęcamy do automatyzacji procesów, które jej nie sprzyjają.
Nasza współpraca opiera się na modelu subskrypcyjnym, dzięki czemu koszty wdrożenia są rozłożone w czasie i nie obciążają jednorazowo budżetu firmy. Ponieważ przedstawiamy wyliczenia ROI, wiesz, jakich oszczędności możesz się spodziewać i w jakim czasie. Skontaktuj się z nami, żeby zbudować przewagę konkurencyjną swojej firmy.
