Temat zarządzania zmianą w wielu organizacjach stanowi tabu, choć całkiem niesłusznie. Ewolucja jest niezbędna nie tylko w przyrodzie, ale również w biznesie, który chce dotrzeć na szczyt i się na nim utrzymać. Czy rzeczywiście zarządzanie zmianą musi być problematyczne? Przeczytaj, jak mądrze zarządzać zmianą w swojej organizacji.
Czego dowiesz się z tego artykułu:
- Czym jest i na czym polega zmiana organizacyjna?
- Jakie są etapy zarządzania zmianą?
- Dlaczego zarządzanie zmianą w organizacji bywa trudne?
- Jak wygląda metodyka zarządzania zmianą?
- Dlaczego automatyzacja pozwala usprawnić proces zamówień?
- Jak międzynarodowe koncerny radzą sobie ze zmianą organizacyjną?
Czym jest zmiana organizacyjna?
Poprzez zmianę organizacyjną należy rozumieć ogół przekształceń procesów w danym sektorze firmy. Mogą one dotyczyć np. zmian w procesie produkcyjnym, obsłudze księgowej lub prawnej, ale też zasad składania zamówień. Każda zmiana organizacyjna charakteryzuje się tym, że jej charakter jest trwały. Nie chodzi więc o jednorazowe działania, ale przemyślaną ewolucję, która zmieni zasady działania całej firmy.
Zmiany organizacyjne nie dzieją się z dnia na dzień. Z reguły są to działania zaplanowane i rozłożone w czasie. Właśnie to rozplanowanie jest istotne dla budżetu firmy, ale też komfortu psychicznego pracowników.
Rodzaje zmian organizacyjnych
Zmiany organizacyjne mogą być dzielone według wielu kryteriów. Jako przykładowe można wskazać na:
- zmiany zachowawcze i rozwojowe w zależności od tego, czy mają one poprawić pozycję firmy, czy jedynie pomóc ją utrzymać,
- zmiany całościowe i fragmentaryczne w zależności od tego, jaką część biznesu obejmują modyfikacje procesów,
- zmiany reaktywne i uprzedzające, w zależności od tego, czy przedsiębiorca antycypuje przesunięcia w rynkowym układzie sił, czy już one nastąpiły i trzeba się do nich jak najszybciej dostosować.
Każda zmiana ma istotne znaczenie dla kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa, ale odpowiednio zaplanowana, nie musi powodować szoku. Przy zarządzaniu zmianą niezwykle istotne znaczenie mają planowane działania. Wszelkiego rodzaju nerwowe posunięcia nie tylko czynią proces droższym i bardziej długotrwałym, ale też utrudniają jego przeprowadzenie, ponieważ pracownicy gorzej znoszą sytuacje o trudnych do przewidzenia skutkach.
Jakie są etapy zarządzania zmianą?
Proces zarządzania zmianą (ang. Change Management) jest niezwykle złożony. Dlatego wprowadzenie zmian w firmie zwykle jest realizowane na podstawie planu. Taki plan dzieli się na kilka segmentów wymagających aktywnego udziału zarówno osób zarządzających organizacją, jak i pracowników.
Dostrzeżenie potrzeby zmiany
Kluczowe znaczenie ma zawsze dostrzeżenie potrzeby zmiany. Większość firm monitoruje swoje otoczenie biznesowe. Śledząc poczynania konkurencji oraz zmieniające się potrzeby odbiorców potrafisz dostrzec, że twoja organizacja mogłaby zajmować silniejszą pozycję niż dotychczas. Na tym etapie można wykorzystać różnego rodzaju oprogramowanie analityczne, które pomaga zbierać dane dotyczące biznesu.
Planując zmianę, powinieneś już od samego początku wiedzieć, gdzie ma cię ona doprowadzić. To może być np. wzrost kluczowych wskaźników KPI (ang. Key Performance Indicators), skrócenie czasu składania zamówień o 20% albo automatyczne wykrywanie braków na linii produkcyjnej i przesyłanie informacji o potrzebach logistycznych do działu zamówień.
Przykład: Widzisz, że Twój bezpośredni konkurent wdrożył system ERP z modułem WMS ułatwiający składanie zamówień bezpośrednio u dostawców. Postanawiasz zrobić to samo, ale dodatkowo połączyć systemy z księgowym i OCR-owaniem dokumentów.
Zakomunikowanie zmiany
Jeśli widzisz potrzebę zmian, to świetnie, ale trzeba jeszcze to zakomunikować wewnątrz i na zewnątrz. Sukces organizacji tworzą przede wszystkim jej pracownicy, a ci nie lubią być zaskakiwani nowościami. Co więcej, jako ludzie często przejawiamy podświadomy opór przed wszystkim, co nowe. Wynika to z przyzwyczajenia do zastanych warunków oraz poczucia braku pewności związanego ze zmianą. Personel, który do tej pory zajmował się składaniem zamówień, może poczuć się zagrożony. Warto im uświadomić, że powiedzenie „Idzie nowe”, wcale nie musi oznaczać wdrożenia procedury zwolnień grupowych.
Obawy związane ze zmianą mogą odczuwać także Twoi kontrahenci. Czy nowy system zamówień oznacza, że firma będzie szukała tańszych lub szybszych dostawców? Zaangażowanie w komunikację jest bardzo ważnym elementem zmiany organizacyjnej!
Monitorowanie zmiany
Każdy proces zmiany jest wdrażany stopniowo i należy go regularnie nadzorować, aby upewnić się, że przynosi pożądany efekt. Odpowiedzialny proces zarządzania zmianą wymaga ścisłej współpracy organizacji oraz dostawcy danego rozwiązania. Bez tego może się okazać, że zmiana wprawdzie jest, ale trafia „obok” potrzeb pracowników i zamiast ułatwiać prowadzenie biznesu, czyni go jeszcze bardziej skomplikowanym.
W ślad za monitorowaniem zmiany idzie także jej modyfikacja. Nie zawsze jest tak, że pierwszy pomysł okazuje się najlepszy. Grunt to znaleźć partnera wspierającego wdrożenie zmiany, który jest w stanie doradzić optymalne rozwiązanie.
Przykład udanej zmiany: Wprowadzenie integracji systemowej między systemem ERP a platformą zakupową pozwala skrócić czas niezbędny do złożenia zamówienia.
Przykład nieudanej zmiany: Odrębni dostawcy wprowadzili system ERP i platformę zakupową, nie integrując ich ze sobą. W rezultacie pracownicy mają jeszcze więcej pracy, niż wcześniej.
Współczesne organizacje realizują różnego rodzaju modele zarządzania zmianą. Jednym z nich jest model GROW:
- G — Goal, czyli cel, w którego osiągnięciu zmiana ma pomóc,
- R — Reality, określenie obecnego stanu procesów, które mają ulec zmianie,
- O — Options, czyli określenie zasobów, jakimi dysponuje przedsiębiorstwo w celu przeprowadzenia zmiany,
- W — Way Forward, obejmujące zdefiniowanie kolejnych kroków prowadzących do założonego celu.
Pamiętaj, planowanie wdrożenia = minimalizacja ryzyka!
Dlaczego zarządzanie zmianą budzi lęk u przedsiębiorców i pracowników?
Wielu przedsiębiorców dostrzegając potrzebę zmiany w swojej firmie, zaczyna się jej obawiać. Można powiedzieć, że kojarzą oni rozwój procesów z dewizą rodu Starków z Gry o Tron, czyli Winter is Coming. Dlaczego uważa się, że zmiana zapowiada „mroczne czasy”?
Opór pracowników
Najczęstszą przeszkodą we wdrażaniu zmian jest konieczność przekonania do niej pracowników. Ludzie łatwo przyzwyczajają się do metod komunikacji, sposobu wykonywania zadań, czy raz przyjętych metod. Kiedy pracownicy czują, że nadchodzi zmiana, zaczynają obawiać się, że sobie z nią nie poradzą, podchodzą do niej niechętnie i z dystansem. To z kolei negatywnie wpływa na ich produktywność w pracy.
Utrwalona kultura organizacyjna
Większość dobrze prosperujących firm bazuje na wypracowanej kulturze organizacyjnej. Można określić ją jako zbiór praktyk, wartości i norm, które kształtują sposób funkcjonowania organizacji. Zmiana tej kultury organizacyjnej powinna zapoczątkować się na stanowiskach decyzyjnych, np. w zarządzie spółki. Promowanie zmiany i edukacja pracowników w pożądanym kierunku pomoże osiągnąć właściwe rezultaty bez niepotrzebnych trudności.
Konieczność przeszkolenia zespołu
Aby pracownicy wykonywali swoje zadania w sposób efektywny, powinni być odpowiednio kompetentni. Ich zaangażowanie w zmianę może polegać m.in. na prowadzeniu szkoleń wewnętrznych dotyczących zmian. W zależności od tego, jakie procesy są modyfikowane, szkolenia mogą obejmować np. obsługę nowych systemów informatycznych, korzystanie z automatyzacji oprogramowania, czy kontakt z klientami. Najłatwiej osiągnąć to poprzez współpracę z doświadczonym partnerem biznesowym.
Zespół APIDigm zawsze oferuje swoim klientom kompleksową obsługę. Zależy nam na tym, aby wdrożyć w twojej organizacji efektywną zmianę, ale też obserwować jej wpływ na Twój biznes.
Potrzeba połączenia systemów IT
Skuteczne zarządzanie zmianą w organizacji wymaga odpowiednich narzędzi. Dzisiaj są to przede wszystkim systemy IT, które zapewniają efektywne działanie poszczególnych obszarów przedsiębiorstwa. Jeśli korzystasz z produktów różnych dostawców, z pewnością zauważyłeś, że nie zawsze są one ze sobą zgodne. Problemy natury technicznej, jak opóźnienia w aktualizacji danych, konieczność ich ręcznego wprowadzenia lub tworzenia kopii zapasowych, są irytujące, ponieważ skutecznie spowalniają działanie firmy. Oczywiście połączenie ze sobą różnych systemów wiąże się z wydatkami, ale przy dobrym planowaniu szybko się one zwracają.
Często dopiero po prowadzeniu automatyzacji i integracji, które przekładają się na wzrost efektywności biznesu, zespół zaczyna się orientować, że wykorzystanie nowoczesnych technologii pomaga w rozwijaniu poszczególnych procesów.
Jak powinna wyglądać metodyka zarządzania zmianą?
Jeśli zmiany w firmie mają przebiegać bezboleśnie, warto stosować się do kilku prostych zasad.
Przede wszystkim zacznij od sporządzenia planu. To może być cykl zmian wg. Johna Kottera, model Lewina, GROW lub jeszcze inny. Ważne, aby etapy procesu zarządzania zmianą były przemyślane od początku do końca.
Pamiętaj o tym, aby zmiany wdrażać stopniowo. Dzięki temu Twoi pracownicy mają czas na adaptację, a ty możesz lepiej zarządzać budżetem.
Zautomatyzuj procesy i oszczędź czas
Zarządzanie zmianą w firmie będzie znacznie łatwiejsze, jeżeli wykorzystasz do tego narzędzia do automatyzacji. Pracownicy chętniej przekonają się do zmian, Jeśli zobaczą, że na co dzień mają mniej pracy, a dotychczasowe zadania wykonuje się przyjemniej.
Na czym polega wprowadzenie zmian i ulepszeń w procesie zamówień?
Załóżmy, że chcesz, aby zmiany organizacyjne w firmie zostały przeprowadzone w dziale zamówień. Na czym w tym przypadku może polegać automatyzacja?
- Wystawianie i wysyłanie faktur do klientów
Dzięki automatyzacji procesu fakturowania pracownicy działu finansowego mogą skupić się na optymalizacji zarządzania przedsiębiorstwem. Nie muszą marnować czasu na wypełnianie dokumentacji, jej skanowanie i wysyłkę.
- Przygotowywanie i wysyłka maili transakcyjnych
Systemy IT mogą odciążyć Twoich pracowników poprzez automatyczne formułowanie treści maili w odpowiedzi na poszczególne zdarzenia w cyklu sprzedaży, np. złożenie zamówienia, jego potwierdzenie, przygotowanie przesyłki i jej nadanie. Choć może się wydawać, że te czynności zajmują jedynie chwilę, każda taka chwila to dodatkowy koszt Twojej firmy.
- Weryfikacja płatności
Automatyzacja procesu zamówień to także monitorowanie płatności za towar oraz integracja z systemami bankowymi i dostawcami bramek płatniczych. Dobrze wykonana praca na tym etapie zwiększa bezpieczeństwo finansowe firmy i znacząco przyspiesza obsługę zamówień.
- Monitorowanie stanu zamówienia
Jeszcze innym ułatwieniem w dziale zamówień jest integracja firmowych systemów ERP czy WMS z systemami firm logistycznych. W ten sposób można szybko ustalić, na jakim etapie znajduje się dane zamówienie. Pozwala to na skrócenie czasu zamówienia i ułatwia podejmowanie interwencji.
Zarządzanie zmianą. Przykłady firm, które odniosły globalny sukces
Wprowadzanie zmian zawsze jest trudne. Dlatego na zakończenie przygotowaliśmy dla Ciebie kilka przykładów organizacji, które przeprowadziły zmiany na tyle efektywnie, że odniosły ogromny sukces. Potraktuj je jako inspiracje i zastanów się, czy Twoja firma może postąpić podobnie.
#1 Google
Na początku XXI w. Google dominował już jako Twórca przeglądarki internetowej, ale jego działalność stała się niezwykle zróżnicowana. Inwestował m.in. w systemy smart home i elektronikę typu wearable, więc zarządzanie spółką było skomplikowane. Aby zlikwidować ten problem, utworzono holding złożony z wielu małych spółek poświęconych poszczególnym sektorom, nad którymi dominowała spółka Alphabet.
#2 Amazon
Sklep Amazon zaczynał jako internetowa księgarnia. Jego międzynarodowy sukces wynikał przede wszystkim z gotowości do ciągłych zmian oraz skupieniu się na obsłudze klienta, a nie zwiększaniu przychodów.
#3 Toyota
Koncern Toyota na początku borykał się z niewielkim, zamkniętym rynkiem, wysokimi kosztami produkcji i dużą ilością materiałów, które trzeba było wyrzucać. Wszystko do czasu opracowania przez inżyniera Taiichi Ono systemu Just-In-Time, który polegał na ograniczeniu poszczególnych procesów do niezbędnego minimum pozwalającego uzyskać pożądany rezultat.
Przykładów udanej zmiany organizacyjnej można podać znacznie więcej — Samsung, Lego, Netflix, czy Domino’s Pizza to tylko niektóre z nich.
Nawet jeśli nie planujesz rozwoju swojej firmy na miarę koncernu Amazon, zmiana cię nie ominie i warto dobrze się do niej przygotować. Zachęcamy do skorzystania z naszym usług — APIDigm to zespół wysoko wykwalifikowanych profesjonalistów, który specjalizuje się w automatyzacji procesów biznesowych oraz integracji systemów informatycznych. Chętnie pokażemy ci, że wdrażanie zmian w organizacji nie musi być bolesne. Skontaktuje się z nami i razem zaplanujmy Twój rozwój!
