Integracja systemów informatycznych jest jednym ze sposobów na to, aby procesy, na których opiera się Twoja organizacja, działały sprawniej i bardziej efektywnie. Wielu przedsiębiorców jest jednak przekonanych, że integracja systemów IT wiąże się z koniecznością przejściowego ograniczenia wolumenu zamówień i zmniejszenia efektywności biznesu do czasu zakończenia wdrażania działań automatyzacyjnych. Czy rzeczywiście musi tak być? A może da się przeprowadzić integrację systemów informatycznych w sposób „niewidzialny” dla przedsiębiorstwa?
Czego dowiesz się z tego artykułu?
- Czym różni się automatyzacja od integracji systemów IT?
- W jaki sposób przeprowadza się integrację systemową w firmie?
- Czy istnieje najlepszy sposób na automatyzację procesów?
- Jak wykorzystać API do automatyzacji w przedsiębiorstwie?
- Czy wdrażanie automatyzacji API zakłóca działanie firmy?
- Dlaczego warto zdecydować się właśnie na API?
- Od czego zależą koszty automatyzacji IT?
Automatyzacja a integracja systemów informatycznych. To samo, czy co innego?
W pierwszej kolejności wyjaśnijmy, czym integracja systemów IT różni się od ich automatyzacji. Dla przyspieszenia procesów biznesowych obie strategie mają istotne znaczenie, ale różnią się one między sobą.
Integracja systemów IT polega na komunikowaniu się ze sobą poszczególnych programów w celu umożliwienia wymiany danych z różnych źródeł. Przykładem platform, które korzystają z takiej integracji, są systemy ERP. Łączą one dane z wielu różnych kanałów, jak logistyka i magazyn, dział produkcji czy dział księgowości. Zintegrowane systemy informatyczne:
- zwiększają efektywność pracy,
- powodują, że wymiana informacji przebiega sprawniej,
- skracają czas niezbędny do wykonania zadań,
- odciążają pracowników, redukując liczbę zadań, które trzeba zrealizować,
- obniżają koszty pracy.
Z ekonomicznego punktu widzenia integracja systemów IT jest niezwykle opłacalnym procesem, ale nadal wymaga podejmowania działań przez pracowników, np. poprzez skonfigurowanie programu lub wciśnięcie określonej kombinacji przycisków.
Automatyzacja prowadzi integrację o krok dalej, eliminując potrzebę podejmowania działań przez ludzi. Systemy informatyczne nie tylko są ze sobą połączone, ale także samodzielnie podejmują decyzje w zdefiniowanych granicach. To nieoceniona pomoc w każdej firmie, gdzie pojawia się wiele powtarzalnych procesów, jak wystawianie faktur lub OCR-owanie dokumentów. Automatyzacja umożliwia m.in.:
- zarządzanie opiniami pozostawionymi przez klientów,
- tworzenie, przeglądanie i archiwizowanie umów zawartych z klientami lub kontrahentami,
- usprawnienie procesu rekrutacji,
- obsługę pytań użytkowników serwisu poprzez wdrożenie chatbotów AI.
Choć w ujęciu technicznym automatyzacja i integracja nie są tym samym, bardzo często występują jednocześnie. Można powiedzieć, że stanowią dwie strony tej samej monety. Implementacja obu rozwiązań przyczynia się do usprawnienia komunikacji pomiędzy działami i powoduje, że biznes staje się łatwiejszy w prowadzeniu.
Automatyzacja i integracja systemów informatycznych. Przykłady stosowanych rozwiązań
Wykorzystywane systemy informatyczne mogą być łączone ze sobą na wiele sposobów. Każdy z nich ma swoje zalety, ale także wady, dlatego kluczem do udanej automatyzacji jest nie tylko zidentyfikowanie procesów, które warto automatyzować, ale również dobranie do tego odpowiednich narzędzi. Przyjrzyjmy się najpopularniejszym rozwiązaniom stosowanym w praktyce.
Application Programming Interface (API)
Predefiniowane interfejsy API pozwalają na bezpośrednie łączenie się ze sobą różnych aplikacji. API umożliwia wymianę danych oraz realizację wspólnych procesów. Jest to wykonalne, ponieważ interfejs API opiera się na zestawie reguł, które określają zasady komunikacji między oprogramowaniem. Do głównych zalet API zalicza się:
- silnie rozwinętą interoperacyjność — platformy współpracują ze sobą niezależnie od języków programowania, na jakich zostały oparte,
- łatwość wdrożenia — nie ma potrzeby pisania całego interfejsu od nowa, ponieważ jest on zwykle udostępniony przez twórców danego oprogramowania (np. aplikacji bankowej),
- łatwość korzystania — technologie API pozwalają na zachowanie pełnej funkcjonalności aplikacji, co przekłada się na lepszy User Experience i bardziej efektywną pracę użytkowników.
Wybierając integrację przy użyciu API, warto zdawać sobie sprawę, że nie jest to rozwiązanie idealne. Przede wszystkim łączenie oprogramowania przy użyciu interfejsu API może stworzyć potencjalne luki w zabezpieczeniach. Poza tym możliwe są problemy z kompatybilnością między różnymi systemami lub różnymi wersjami tego samego systemu. Dzięki integracji systemów informatycznych przy użyciu API można wiele osiągnąć, ale warto nawiązać współpracę z firmą, która specjalizuje się w wykorzystaniu właśnie tych interfejsów.
Integracja Webhook
Do przesyłania informacji służy również integracja Webhook, która, podobnie jak API, korzysta z protokołu HTTP do wymiany danych. Jednak API może samo dodawać, usuwać lub modyfikować dane wyłącznie po działaniu użytkownika (działa według schematu Request Based). W przypadku Webhook to model Event-Based, który polega na samodzielnym wysłaniu informacji pod zdefiniowany adres URL, jeżeli zajdą zmiany w aplikacji zewnętrznej. O ile więc API wymaga aktywności użytkownika, Webhook działa w bardziej zautomatyzowany sposób, dlatego pozwala na śledzenie danych w czasie rzeczywistym.
Usprawnij pracę firmy
Integration Services Component (ISC)
ISC charakteryzuje się przede wszystkim łatwą konfiguracją „out-of-the-box”. Nie ma tutaj złożonej konfiguracji opartej na modyfikacji kodu źródłowego. Usługi ISC funkcjonują lokalnie i tworzą połączenie np. z oprogramowaniem klasy Business Intelligence. Pomimo dużych możliwości, ISC ma zasadniczą wadę — wymaga dobrej znajomości architektury, według której została zbudowana baza danych, która ma być obsługiwana. Bardzo często przydatne okazuje się też dostęp do back-endu aplikacji, czyli jej „mózgu”. Bez tego nie będzie możliwe wykorzystanie potencjału ISC. Właśnie dlatego, jeśli korzystasz z oprogramowania zewnętrznych dostawców, jak program księgowy, czy CRM z bazą danych klientów, interfejs API będzie po prostu łatwiejszym do zastosowania rozwiązaniem.
Orkiestracja (Orchestration)
Jeszcze innym podejściem do tworzenia połączeń między różnymi aplikacjami jest orkiestracja. Wymaga ona skorzystania ze specjalistycznego oprogramowania, jak chociażby Kubernetes, DockerSwarm czy Prefect. O ile orkiestracja daje bardzo duże możliwości integracji danych i tworzenia workflow, jest również procesem wymagającym złożonych — i często długotrwałych — prac programistycznych. Co więcej, wdrożenie w organizacji nowego procesu (np. wykupienie licencji na nowy program) wymaga ustalenia z wyprzedzeniem, czy wpłynie on na orkiestrację.
Nie są to oczywiście jedyne metody integracji danych. Wśród innych można wymienić elektroniczny obieg dokumentów EDI (ang. Electronic Data Interchange), czy architektura zorientowana na usługi (ang. Service-Oriented Architecture).
Czy istnieje najlepszy sposób integracji i automatyzacji oprogramowania?
Skoro wiesz już, na czym polega integracja systemów informatycznych i w jaki sposób może ona przebiegać, zapewne zadałeś sobie pytanie, dlaczego nie mogą po prostu wybrać najlepszej metody. Pamiętaj, że, choć proces łączenia aplikacji może przebiegać na wiele różnych sposobów, trudno o wskazanie jednoznacznie najlepszego rozwiązania. Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że mechanizm wymiany danych powinien być dopasowany do oczekiwań klienta.
Dużym organizacjom, które korzystają z oprogramowania wielu różnych dostawców, może zależeć na maksymalnej spójności wewnętrznej infrastruktury. Są one w stanie poświęcić duże środki i czas na to, aby dostosować orkiestrację do swoich potrzeb.
Czasami w operacjach biznesowych chodzi jednak o ciągłość. Dotyczy to zwłaszcza podmiotów działających na rynku MŚP, kiedy firmy rywalizują między sobą o pozycję lidera i jakiekolwiek opóźnienie może doprowadzić do utraty wypracowanej przewagi. W takiej sytuacji znacznie lepszym rozwiązaniem będzie integracja aplikacji z wykorzystaniem interfejsu API.
W jaki sposób można wykorzystać interfejs API do automatyzacji procesów w firmie?
Przyjrzyjmy się na przykładzie API, jak wykorzystywana jest wymiana informacji między systemami informatycznymi. Ten rodzaj interfejsu pozwala komunikować się dwóm lub większej liczbie programów. W łatwy sposób można zarówno uruchamiać różnego rodzaju procesy w programie, jak i przesyłać dane wskazane w żądaniu.
Integrację API można postrzegać w kilku wymiarach:
- jako połączenie systemów wykorzystywanych przez różne przedsiębiorstwa, np. firmowa platforma ERP oraz program wykorzystywany przez biuro księgowe,
- jako przetwarzanie danych w trybie wsadowym (ang. batch processing), kiedy zadania są kolejno wczytywane do pamięci i wykonywane bez pomocy użytkownika,
- jako automatyzację procesów biznesowych, jeśli API pomaga wykonywać poszczególne zadania lub dba o przepływ pracy,
- jako automatyczną synchronizację danych między systemami w celu zapewnienia aktualności informacji.
Dobrym przykładem wykorzystania API w firmie jest automatyczne zbieranie danych kontaktowych z formularza udostępnionego na stronie internetowej i przekazywanie ich do oprogramowania CRM. W ten sposób dział sprzedaży może od razu nawiązać kontakt z potencjalnym klientem, nie trzeba za każdym razem wyszukiwać tych informacji ręcznie. Następnie te dane mogą być zintegrowane z API aplikacji do mailingu (np. Mailchimp), aby ułatwić realizację kolejnych założeń kampanii marketingowej.
Jak wygląda wdrożenie integracji i automatyzacji w firmie na przykładzie API?
Proces integracji jednego systemu z innym powinien przebiegać w sposób zaplanowany i usystematyzowany. Przykładowy schemat działań może wyglądać następująco:
- Identyfikacja procesów, które wymagają automatyzacji i określenie, jakie korzyści może przynieść to Twojej firmie (np. większą efektywność operacyjną, niższe koszty pracy).
- Wybór metody integracji (np. przy użyciu interfejsów API).
- Określenie, w jaki sposób będzie przebiegała integracja krok po kroku (wytyczenie kamieni milowych i ram czasowych dla całego projektu).
- Przetestowanie integracji w odizolowanym środowisku i dopasowanie jej do wymagań biznesowych.
- Implementacja integracji do infrastruktury firmowej.
- Monitorowanie sprawności połączeń różnych systemów i ich utrzymanie.
Oczywiście każda integracja musi być dopasowana do konkretnych potrzeb organizacji. Nawet w firmach działających w tym samym obszarze, potrzeby mogą okazać się zupełnie inne. Wiele zależy od przyjętego modelu biznesowego, celów przedsiębiorstwa i planów jego rozwoju.
W praktyce aplikacje mogą wykorzystywać różnego rodzaju API. Przed rozpoczęciem prac bardzo ważne jest ustalenie, które z nich występują w firmie, ponieważ pozwala to lepiej zaplanować kolejność działań. Najpopularniejszym typem API jest RESTful, korzysta z niego 70% publicznych interfejsów. Nadal jednak można zetkną się z SOAP, RPC, GraphQL i jeszcze innymi rozwiązaniami.
Czy automatyzacja lub integracja systemów informatycznych musi ingerować w bieżący biznes?
Częstą obawą naszych klientów jest to, że integracja systemowa przejściowo obniża wydajność przedsiębiorstwa. Wyobraź sobie sytuację, kiedy zespół informatyków przychodzi do Twojej firmy i mówi, że software musi być wyłączony na dwa tygodnie, ponieważ tyle trwa integracja i testowanie nowych rozwiązań. Co widzisz? Najprawdopodobniej zaczynasz liczyć straty, prawda?
Takie podejście byłoby jednak bardzo kosztowne i niekorzystne dla Twojej organizacji. Na szczęście dzisiaj integracja oprogramowania przebiega zupełnie inaczej. Zarządzanie procesami API odbywa się niejako w tle. Oznacza to, że każda aplikacja firmowa działa nieprzerwanie. Nie ma tutaj czasochłonnej migracji danych, ponieważ wymiana informacji następuje w czasie rzeczywistym na żądanie użytkownika. W rezultacie Twoja firma nie musi zwalniać na etapie wdrożenia, aby przyspieszyć później.
Załóżmy, że na stronie internetowej przedsiębiorstwa chcesz dodać mapę dojazdu z Google Maps. Albo przycisk „Lubię to” spopularyzowany przez koncern Meta i ich platformę Facebook. W obu przypadkach wystarczy sięgnąć po interfejsy API (odpowiednio Google Maps API oraz Facebook Graph API), ale nie ma konieczności „wyłączania” całej strony w tym celu na długi czas.
Dlaczego warto postawić właśnie na integrację z wykorzystaniem interfejsów API?
Integracja IT może przebiegać na różne sposoby. W EasyAutomate kładziemy nacisk przede wszystkim na interfejsy API i chcielibyśmy, abyś dobrze zrozumiał, dlaczego tak jest.
Szybkie wdrażanie gotowych rozwiązań
Przede wszystkim API można wdrożyć w krótkim czasie, ponieważ nie ma potrzeby przeprowadzania złożonych prac programistycznych. W efekcie otrzymujesz gotowe narzędzie do rozwoju biznesu. Na efekty jego stosowania nie musisz czekać całymi miesiącami.
Łatwa automatyzacja
Szybka integracja poprzez API pozwala w łatwy sposób łączyć ze sobą różne systemy, ponieważ twórcy oprogramowania chętnie je udostępniają, promując w ten sposób swoje rozwiązania.
Uniwersalność
Organizacje mogą wykorzystywać API na wiele sposobów. W zależności od potrzeb możemy zapewnić komunikację np. z systemem ERP, CRM, WMS, MES, aplikacjami do bankowości internetowej i wieloma innymi programami.
Skalowalność
Raz zintegrowany system powinien się rozwijać w miarę, jak Twoja firma rośnie w siłę. Stworzenie połączeń na bazie API może być rozbudowywane bez konieczności przebudowy całej infrastruktury.
Niższe koszty
Na koniec zostawiliśmy coś, co z pewnością cię zainteresuje. Automatyzacja przy użyciu API wymaga od nas mniej pracy niż klasyczne programowanie. Dlatego możemy zaoferować atrakcyjne ceny usług.
Od czego zależy koszt integracji systemów informatycznych?
Na sumaryczny koszt wdrożenia automatyzacji API składa się wiele czynników, w tym wydatki na opracowanie indywidualnych rozwiązań, ich wdrożenie, testowanie i utrzymanie systemów. Na to nakładają się koszty związane z zabezpieczeniem połączeń między aplikacjami oraz rozwojem automatyzacji.
W praktyce trudno jest jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie o wysokość kosztów, dopóki nie ustalimy niezbędnego zakresu prac. Aby zabezpieczyć naszych klientów przed zbędnymi wydatkami, zawsze w pierwszej kolejności wyliczamy spodziewany ROI (ang. Return on Investment), czyli spodziewany zysk z inwestycji. Dzięki temu możesz ocenić „czarno na białym”, że wydatek się opłaci.
Pamiętaj, sam fakt tego, że aplikacja została wyposażona w API i możesz połączyć ją z infrastrukturą, nie oznacza, że daną integrację warto przeprowadzić. Jeśli zdecydujesz się na skorzystanie z naszych usług, opracujemy szczegółowy plan działania i przeprowadzimy wdrożenie tak, abyś nie odczuł go na co dzień.
