Nie sprzedajemy automatyzacji. Pomagamy Twojej firmie rosnąć. Większość przedsiębiorców popełnia ten sam błąd. Traktują automatyzację jak jednorazowy projekt. Zlecają wdrożenie, płacą i… zostają sami z systemem, który nie spełnia ich oczekiwań.
W EasyAutomate działamy inaczej. Zanim wybierzemy potrzebne narzędzia do automatyzacji, siadamy z Tobą do wirtualnego stołu. Rozmawiamy o Twojej firmie, procesach i planach rozwoju. Często już na tym etapie odradzamy proponowane automatyzacje, bo zwyczajnie by się nie zwróciły. Nasi klienci cenią tę szczerość. Powiemy Ci prawdę, nawet jeśli oznacza to mniejszy kontrakt.
4 kosztowne błędy przy wdrażaniu automatyzacji (i jak ich uniknąć)
„Zautomatyzujmy, co się da!” – z takim podejściem przychodzi do nas wielu klientów. Jeśli byśmy się na to zgodzili, wyszliby od nas o tysiące złotych ubożsi. Dlatego pierwszym etapem współpracy w EasyAutomate jest konsultacja, podczas której wybieramy zadania, których automatyzacja się opłaca.
1. Automatyzacja bałaganu
Chcesz zautomatyzować obieg dokumentów w firmie. Problem w tym, że:
- faktury przychodzą na 5 różnych maili,
- każdy dział ma swój system ich opisywania,
- nikt nie wie, kto powinien je zatwierdzać,
- dokumenty giną w chaosie folderów na współdzielonym dysku.
Automatyzacja tego procesu bez jego wcześniejszego uporządkowania nie ma sensu. Przed rozpoczęciem właściwych działań porządkujemy procesy. Ustalamy jeden kanał dla wszystkich faktur, określamy jasną ścieżkę akceptacji i archiwizujemy je w odpowiednim folderze.
2. Nieliczenie zwrotu z inwestycji
Wyobraź sobie firmę, która wydaje 5 000 zł na automatyzację procesu, który zajmował pracownikom 30 minut miesięcznie. Przy stawce 50 zł/h, zwrot z inwestycji nastąpiłby po… prawie 4 latach. To nie ma sensu.
Przed każdą automatyzacją sprawdzamy, ile czasu zajmuje dany proces miesięcznie. Ustalamy koszt automatyzacji i liczymy, kiedy inwestycja się zwróci. Jeśli ROI jest dłuższe niż 12 miesięcy, zwykle odradzamy automatyzację. Nie zostawimy Cię z niczym. Po prostu poszukamy innych procesów, które warto usprawnić.
3. Sztywne rozwiązania, które nie rozwijają się z firmą
Wyobraź sobie, że wdrażasz system automatycznej obsługi zamówień. Wszystko działa świetnie. Aż do momentu, w którym wprowadzasz nową linię produktów i dodajesz nowy kanał sprzedaży. System nie jest przygotowany na zmiany. Sprawdzasz więc koszt jego modyfikacji, a on wynosi… prawie tyle samo, co pierwotne wdrożenie.
U nas takie rzeczy się nie zdarzają. Dobre rozwiązanie powinno pozwalać na łatwe modyfikacje i rosnąć razem z firmą. W EasyAutomate kładziemy na to ogromny nacisk.
4. Rezygnacja ze szkolenia pracowników
Korzystanie z ułożonej automatyzacji jest proste. Twoi pracownicy bez problemu sobie z nią poradzą, ale potrzebujesz im wyjaśnić co i jak, a przede wszystkim… pokazać sens używania technologii.
Pracownicy będą omijać system, którego nie rozumieją i wykonywać rzeczy ręcznie, nawet jeśli zajmie im to 5x dłużej. Tak po prostu jest. Dlatego w EasyAutomate chętnie pomożemy Ci przeszkolić zespół, żeby wiedział, jak i kiedy korzystać z automatyzacji.
Najpierw Twój biznes, potem technologia
W EasyAutomate pomożemy Ci przejść całą drogę. Przeanalizujemy procesy, wdrożymy automatyzację i będziemy ją optymalizować.
Przed wdrożeniem
Zaczynamy zawsze od tego najważniejszego, czyli zrozumienia Twojego biznesu.
Wspólnie analizujemy obecne procesy i pomagamy je układać. Identyfikujemy wąskie gardła. Znajdujemy obszary z największym potencjałem do automatyzacji pod względem zaoszczędzonego czasu, pieniędzy i wyeliminowanych błędów.
Liczymy ROI dla każdego procesu. Jeszcze zanim podejmiesz decyzję o współpracy z nami, wiesz, co zyskasz. Określamy priorytety wdrożenia, żeby nie zajmować się kilkoma procesami jednocześnie. Co istotne: jeśli widzimy, że automatyzacja jakiegoś procesu się nie opłaca, mówimy o tym wprost.
Podczas wdrożenia
Wdrożenie zaczynamy od małego, ale istotnego procesu. Gdy to możliwe, wykorzystujemy narzędzia, z których już korzystasz. Minimalizujemy koszty dodatkowego oprogramowania. Chcemy osiągnąć szybkie korzyści. Przez cały czas ściśle współpracujemy z Twoim zespołem – to oni najlepiej znają codzienne wyzwania.
Zbieramy uwagi i dostosowujemy rozwiązania. Eliminujemy problemy, zanim urosną. Każdy etap dokładnie dokumentujemy, więc zawsze wiesz, co i dlaczego robimy. Równolegle możemy przeprowadzić szkolenia. Pracownicy nauczą się obsługi nowych rozwiązań na prawdziwych przykładach z Waszej firmy. Nie zostawiamy Twojej firmy bez wsparcia.
Przydzielamy Ci opiekuna projektu odpowiedzialnego za całą współpracę. Ustalone z góry terminy podsumowań pomagają Ci śledzić, na jakim etapie jest automatyzacja. Jeśli wyniki nie spełnią Twoich oczekiwań, możesz zakończyć współpracę w dowolnym momencie. Elastyczne wsparcie abonamentowe zapewnia 2-dniowy czas reakcji. Szybko odniesiemy się, jeśli pojawią się niejasności.
Po wdrożeniu
Wdrożenie to dopiero początek. Zostajemy z Tobą, żeby upewnić się, że system naprawdę działa i przynosi zakładane korzyści. Twoi pracownicy często najlepiej widzą możliwości usprawnień, dlatego zbieramy ich pomysły i sugestie.
Na tej podstawie planujemy kolejne kroki rozwoju systemu. Twoja firma się zmienia, więc automatyzacja też musi się rozwijać. Nie traktujemy tego, jak jednorazowego projektu, ale jak długofalową współpracę.
Model współpracy, który się sprawdza przy automatyzacji
Zamiast dużej, jednorazowej opłaty, proponujemy model subskrypcyjny. Po zakończeniu głównego wdrożenia przechodzisz na niższy abonament utrzymaniowy. Co ważne – możesz zrezygnować w każdej chwili. Nie wiążemy Cię długoterminowymi umowami. Wolimy, żeby to jakość naszych usług była powodem, dla którego zostajesz.
Zacznij od tego, co najważniejsze
Nie musisz od razu automatyzować całej firmy. Zacznij od procesów, które przyniosą największą wartość. Może to być nawet jedno zadanie: generowanie raportów, porządkowanie faktur lub przydzielanie zadań pracownikom.
Dobry partner pomaga Ci rozwijać biznes. Właśnie dlatego 95% naszych klientów zostaje z nami na dłużej.
