Jak archiwizować dokumenty w firmie?

O tym, że prawidłowa archiwizacja dokumentów jest ważna w każdej firmie teoretycznie nie trzeba nikogo przekonywać, nadal jednak wielu przedsiębiorców nie przestrzega zasad przechowywania archiwalnych dokumentów narażając się tym samym nie tylko na sankcje, ale przede wszystkim chaos w przedsiębiorstwie. Jak powinna wyglądać poprawna archiwizacja dokumentów i czy warto skorzystać w tym celu z osiągnięć nowoczesnej technologii?

Na czym właściwie polega archiwizacja dokumentów?

Archiwizowanie dokumentów to ogół czynności, który ma na celu segregację dokumentacji generowanej w firmie w taki sposób, aby możliwe było jej wieloletnie przechowywanie i zapoznanie się z treścią archiwów w dowolnym momencie przez upoważnioną do tego osobę. Można więc porównać ją do generalnych porządków w szafie. To, do czego sięgasz bardzo rzadko, powinno być poukładane w sposób zapewniający łatwą dostępność poszczególnych przedmiotów oraz ich zabezpieczenie przed zniszczeniem.

Proces przechowywania dokumentacji występuje praktycznie w każdej firmie — od biura księgowego, przez kancelarię prawną, aż po placówki świadczące usługi medyczne. Zasady przechowywania dokumentacji mogą wynikać zarówno z wewnętrznych procesów tworzących workflow w danym miejscu pracy, jak i przepisów szczególnych. Te ostatnie dotyczą m.in.:

• dokumentacji medycznej — zasady jej przetwarzania uregulowane są w odpowiednim rozporządzeniu Ministra Zdrowia;
• dokumentacji pracowniczej — zasady jej przetwarzania reguluje kodeks pracy oraz właściwe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej^, .
• jednostek samorządowych i budżetowych — tutaj wiodącą rolę odgrywa ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Zasadniczo dokumenty przechowywane w archiwum powinny być gromadzone według ściśle określonego porządku. Nawet jeżeli nie jest to wymagane przepisami prawa, doskonale ułatwi późniejsze odnalezienie kluczowych informacji, zaoszczędzając czas pracownika i Twoje pieniądze.

Z formalnego punktu widzenia obowiązek prowadzenia archiwum spoczywa wyłącznie na instytucjach generujących dokumenty archiwalne. Jeżeli w firmie powstają wyłącznie dokumenty niearchiwalne prowadzi się tzw. składnicę akt, ale jej funkcja jest bardzo podobna do archiwum. Nawet zaś gdyby takiego obowiązku nie było, możliwość spojrzenia w stare dokumenty nie raz się przydaje.

Zła organizacja w firmie spowoduje, że pracy będzie dwa razy więcej niż powinno, ponieważ dokumenty przed przejrzeniem trzeba na nowo segregować, a odnalezienie pożądanych informacji zajmuje bardzo dużo czasu.

Jak oznaczane są archiwizowane dokumenty?

Warto doprecyzować, że pojęcie archiwizacji ma szeroki zakres i odnosi się zarówno do dokumentacji archiwalnej, jak i niearchiwalnej w rozumieniu przepisów. Zasady jej przechowywania będą jednak nieco inne. Poszczególne papiery w firmie mogą mieć różną wartość i znaczenie, dlatego wyróżnia się kilka kategorii dokumentów. Podstawowym podziałem jest uwzględnienie dokumentów archiwalnych (A) oraz niearchiwalnych (B).

Dokumenty archiwalne mają wartość historyczną, kluczową z punktu widzenia funkcjonowania danej jednostki i nie podlegają zniszczeniu. Takie oznaczenie przyznaje się m.in.:

• dokumentacji organów spółek, np. uchwałom zarządu, samym umowom i statutom osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej oraz regulaminom;
• interpretacjom przepisów (np. interpretacje podatkowe);
• dokumentacji powstałej w procesie M&A czy wejściu na parkiet giełdowy, np. wykazom składników majątkowych, listom wierzycieli, prospektom emisyjnym;
• wewnętrznym instrukcjom kancelaryjnym;
• sprawozdaniom finansowym.

Dokumenty oznaczane jako A wymagają znacznie więcej zapobiegliwości i silniejszej ochrony niż w przypadku dokumentacji typu B.

Z kolei dokumentacja typu B określana jest jako niearchiwalna, co oznacza, że zasadniczo podlega ona zniszczeniu w określonych okolicznościach. W tym kontekście wyróżnia się:

• dokumentację BC, czyli do użytku krótkotrwałego. Jest ona niszczona po wykorzystaniu;
• dokumentację B z dodaną cyfrą lub liczbą, np. B5 lub B10. Oznacza to, że papiery podlegają zniszczeniu po upływie określonego czasu wyrażonego w latach;
• dokumentację BE z dodaną cyfrą lub liczbą, np. BE5. Oznacza to, że po upływie wskazanej liczby lat dokumentacja powinna zostać przeanalizowana i oceniona pod kątem jej wykorzystania, zniszczenia lub zmiany klasyfikacji na inną.

Przechowywanie dokumentów księgowych i innych. Z jaką dokumentacją najczęściej stykają się firmy?

Z reguły w działalności gospodarczej firmy stykają się z dosyć ograniczonym wachlarzem dokumentacji. Najczęściej są to akta pracownicze oraz dokumentacja księgowa. W tej pierwszej kategorii znajdują się akta osobowe w częściach A, B, C i D oraz dokumentacja związana ze stosunkiem pracy, obejmująca m.in. ewidencję czasu pracy czy zwolnienia lekarskie. Archiwizowanie dokumentów księgowych obejmuje szerszy zakres informacji, w tym:

• księgi podatkowe;
• ewidencje podatkowe oraz rejestry VAT;
• dowody księgowe;
• deklaracje podatkowe;
• sprawozdania finansowe.

Na przestrzeni prowadzenia działalności gospodarczej przez lata tych dokumentów powstaje naprawdę sporo, dlatego tak ważne jest, aby wdrożyć odpowiednie zasady ich przechowywania.

Dlaczego odpowiednie przechowywanie dokumentów jest ważne?

Odpowiedzialnych przedsiębiorców (a więc także Ciebie) interesuje wyłącznie prawidłowa archiwizacja dokumentów. Nie chodzi jedynie o to, aby papiery posegregować, a segregatory znieść do piwnicy. Kluczowe znaczenie ma przechowywanie informacji w sposób gwarantujący ich wyszukiwalność, ale też integralność i bezpieczeństwo. Trzeba zadbać o to, aby były one chronione przed działaniem czynników zewnętrznych, jak wilgoć, pleśń czy promieniowanie UV. W przypadku cyfrowej archiwizacji dokumentów należy również wdrożyć odpowiednie zabezpieczenia informatyczne chroniące dane przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich. To może być szyfrowanie dysków przenośnych, a jeszcze lepiej umieszczenie danych w bezpiecznej chmurze.

Wiele osób rozpoczynających działalność gospodarczą nie zaprząta sobie tym głowy, ale znaczenie ma także wygospodarowanie miejsca na archiwalne zasoby. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na prowadzenie archiwum zakładowego wyłącznie w przestrzeni wirtualnej. To znacznie wygodniejsze i trwalsze — ale też tańsze — rozwiązanie niż dzierżawienie całego magazynu.

Jak wygląda archiwizacja dokumentów krok po kroku?

Archiwizacja dokumentów — tych papierowych i cyfrowych — powinna przebiegać według jednolitego schematu. Podstawowe znaczenie ma właściwe rozpoznanie typu dokumentacji. W przedsiębiorstwach przede wszystkim dominuje dokumentacja typu B. Będą to właśnie wspomniane dokumenty pracownicze, związane z inwentaryzacją czy obsługą magazynu lub zamówień klientów. Takie zasoby należy posegregować chronologicznie oraz pochować do foliowych koszulek, te zaś umieścić w odpowiednio opisanych segregatorach.

W przypadku cyfryzacji przedsiębiorstwa każdy dokument powinien zostać zeskanowany, opisany i umieszczony we właściwym folderze. Archiwa należy przechowywać alfabetycznie lub chronologicznie. W przypadku dokumentów, które mogą wyblaknąć, jak wydruki z kasy fiskalnej, wykonuje się ich kopie zapasowe.

Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?

Zasady archiwizacji dokumentów określają nie tylko to, w jaki sposób należy segregować i przechowywać dokumentację, ale wskazują też na czas, przez jaki trzeba je gromadzić.

Z punktu widzenia przedsiębiorców kluczowe znaczenie będą miały oczywiście dokumenty księgowe, ponieważ ich brak lub zniszczenie może wiązać się z nieprzyjemnymi konsekwencjami. Przede wszystkim dla podatnika, a także księgowego, który dopuścił się błędu) to bardzo duży stres, ponieważ konieczne będzie uzyskanie od kontrahenta duplikatów faktur, rachunków, dowodów kasowych czy zestawień transakcji.

Dokumenty księgowe należy przechowywać do czasu przedawnienia się zobowiązania podatkowego, czyli przez okres 5 lat liczonych od końca roku, w którym powstało zobowiązanie podatkowe. Z kolei archiwizacja dokumentów magazynowych czy umów zawieranych z kontrahentami powinna uwzględniać okres przedawnienia dla danego stosunku prawnego. W przypadku relacji B2B będą to 3 lata.

Zasady archiwizowania dokumentów pracowniczych

Jeśli chodzi o akta pracownicze, to zasady ich archiwizacji określa kodeks pracy w art. 94 pkt 9a oraz 9b. Zgodnie z tym przepisem pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację związaną ze stosunkiem pracy oraz akta pracownicze. Należy uczynić to w sposób gwarantujący jej poufność, integralność, kompletność i dostępność przez okres 10 lat licząc od końca roku, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu.

Archiwizacja dokumentów a RODO

Termin przechowywania dokumentów ma znaczenie także z punktu widzenia przepisów rozporządzenia RODO. Unijne rozporządzenie nakazuje, aby okres retencji danych był skrócony do minimum. Oznacza to, że dane osobowe powinny zostać usunięte niezwłocznie po tym, jak:

• przestały być przydatne;
• cel, który był powiązany z danymi osobowymi, nie wymaga już dalszego przetwarzania.

Nie może być więc tak, że sklep internetowy przechowuje dane klientów, którzy dawno temu zlikwidowali swoje konta i nie mogą już nawet dochodzić roszczeń z tytułu umowy sprzedaży.

Przygotowanie dokumentów do archiwizacji ma też na celu odnalezienie ich na tyle szybko i sprawnie, aby przedsiębiorca dochował swoich obowiązków w zakresie RODO. To bardzo ważne, ponieważ naruszenie norm rozporządzenia pociąga za sobą ryzyko nałożenia przez organ regulacyjny bardzo wysokiej sankcji.

Jakie kary grożą za nieprawidłową archiwizację dokumentów w firmie?

Nieprawidłowe przechowywanie i archiwizacja dokumentów firmowych nie tylko wprowadzają ryzyko chaosu, ale też rodzą ryzyko kar finansowych. W przypadku naruszenia zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej kara może sięgnąć nawet 30 tysięcy złotych. Jeśli zaś chodzi o księgi podatkowe, kara obejmuje grzywnę do 720 stawek dziennych oraz odpowiedzialność karno-skarbową.

Cyfrowe archiwizowanie dokumentacji. Czy warto się na nie decydować?

Archiwizacja dokumentów potrafi być prawdziwym problemem zarówno w dużych, jak i całkiem małych firmach. Te pierwsze zwykle mają ogromne ilości papierów lub całe dyski zapełnione skanami ważnych dokumentów. W przypadku małych firm archiwizacja będzie kolejną czynnością, jaką musi zająć się właściciel firmy. Aby uniknąć długich godzin spędzonych na wyszukiwaniu każdego dokumentu, warto rozważyć wdrożenie narzędzi wspierających archiwizację cyfrową. Są one niekiedy określane jako DMS, Document Management System. Jakie korzyści płyną z ich wykorzystania?

• Skanowane dokumenty są automatycznie wprowadzane do bazy danych, co ułatwia ich późniejsze wyszukanie i eliminuje konieczność ponoszenia kosztów związanych z utrzymaniem fizycznego archiwum;
• przedsiębiorca automatycznie otrzymuje kopie całej papierowej dokumentacji, więc nie musi martwić się o jej uszkodzenie lub zagubienie;
• system automatycznie wysyła powiadomienia o upływie terminu archiwizacji określonej grupy dokumentów. Dzięki temu wiesz, że nie przechowujesz ich dłużej, niż jest to niezbędne;
• pracownicy firmy mogą zostawić proste, powtarzalne czynności zautomatyzowanym algorytmom, sami zaś zajmą się obowiązkami wymagającymi kreatywności;
• chmurowe rozwiązanie jest jednocześnie bezpieczne i elastyczne — pozwala na udostępnienie zasobów wybranym grupom użytkowników. To dobre rozwiązanie dla organizacji działających w modelu rozproszonym;
• przedsiębiorca spełnia wymagania compliance dla poszczególnych przepisów prawa — RODO, kodeksu pracy czy ustawy o rachunkowości;
• cyfrowa archiwizacja to oszczędność miejsca. Pudła archiwizacyjne potrafią zajmować ogromne ilości miejsca.

Kiedy cyfrowe metody archiwizacji nie będą dobrym pomysłem?

Wdrożenie digitalowych metod archiwizacji dokumentów potrafi znacząco przyspieszyć obieg informacji w firmie i zwiększyć ich bezpieczeństwo, ale nie zawsze będzie dobrym rozwiązaniem. Dlaczego?

Przede wszystkim zaprojektowanie indywidualnych rozwiązań jest dosyć drogie, więc nie każda firma będzie sobie mogła na nie pozwolić. W bardzo małych organizacjach zatrudniających zaledwie kilku pracowników organizacji nie powstaje na tyle dużo dokumentacji, żeby koszt zaprojektowania cyfrowego rozwiązania zwrócił się w rozsądnej perspektywie. Co zrobić w takiej sytuacji?

Archiwizacja dokumentów całkiem sprawnie przebiega przy użyciu narzędzi typu Google Drive, One Drive, File Cloud, Tresorit, ShareFile czy Zoho WorkDrive.

Pamiętaj tylko o jednym. Tego typu narzędzia są dostarczane przez zewnętrznych dostawców. Część z nich nie musi mieć nawet siedziby na terytorium Unii Europejskiej, a to może oznaczać brak jednolitych standardów ochrony danych osobowych. Dlatego przechowując dane firmowe w komercyjnych repozytoriach należy bardzo dokładnie zapoznać się z treścią regulaminu świadczenia usług. Co więcej, w razie awarii serwera i utraty danych czeka Cię uciążliwe i długotrwałe postępowanie odszkodowawcze o rezultacie tym bardziej niepewnym, że często będzie miało charakter transgraniczny.

Archiwizacja dokumentacji przy użyciu narzędzia szytego na miarę to 100% gwarancji, że informacje firmowe są należycie zabezpieczone z wykorzystaniem nowoczesnych osiągnięć technologii.

Cyfrowa archiwizacja dokumentów. Jak możemy Ci pomóc?

W EasyAutomate pomożemy zaprojektować narzędzie automatyzujące procesy archiwizacyjne w Twojej firmie. Przeprowadzimy też audyt wewnętrznych procesów i pomożemy odpowiedzieć na pytanie, czy w Twoim przypadku takie narzędzia się sprawdzą.  Zaprojektujemy workflow, który zapewni dostępność informacji dla upoważnionych osób, a jednocześnie gwarantuje ich bezpieczeństwo, integralność, niezmienność i odtwarzalność w środowisku klienta. Nieważne czy potrzebujesz udostępnić dokumenty radzie nadzorczej czy zewnętrznym audytorom, zawsze będziesz miał je pod ręką.

To również może Cię zainteresować:

• Jak BPM, BPMS i BPMN wpływają na zarządzanie procesami biznesowymi?

Źródła

1. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20200000666
2. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19740240141
3. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180002369
4. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19830380173
5. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=celex%3A32016R0679