Strach, że coś się nie uda, jest częstą obiekcją podczas wdrażania automatyzacji. Właściciel firmy produkcyjnej z 30 pracownikami stoi przed ogromnym dylematem. Z jednej strony w przedsiębiorstwie konieczne są usprawnienia, a z drugiej – ewentualne przestoje przyniosą mu straty wysokości kilkunastu/kilkudziesięciu złotych.
Z powodu tych obaw właściciele odkładają automatyzację na później i również tracą: czas, zasoby pracowników i pieniądze. To klasyczny przykład, gdy strach przed zmianą kosztuje więcej… niż sama zmiana. Paradoksalnie, próba uniknięcia ryzyka staje się największym ryzykiem. Przecież konkurencja nie stoi w miejscu i pewnie właśnie automatyzuje swoje procesy.
Dwa przeciwstawne podejścia do automatyzacji: rewolucja i ewolucja
Rewolucja w automatyzacji kusi szybkimi efektami i zrobieniem wszystkiego za jednym zamachem, ale tylko w teorii. Można by założyć, że da się wejść, wymienić wszystkie systemy i zautomatyzować procesy jednocześnie, ale to się nie uda. Zamiast sprawnie działającej organizacji otrzymasz przestoje i zaniepokojony zespół, który po prostu nie wie, co ma robić.
Do automatyzacji trzeba podejść mądrze, z perspektywy ewolucji, czyli najpierw zacząć od jednego procesu. Najlepiej, żeby ten proces miał największy wpływ na firmę. Można wtedy wdrożyć technologie bez ruszania innych systemów, a przy okazji dać czas pracownikom na adaptację. A dopiero później przejść do następnego etapu. W tym podejściu nie zatrzymujesz niczego; firma działa tak, jak normalnie.
Dlaczego szybkie wdrożenie automatyzacji paraliżuje firmę?
Najczęstszą przyczyną problemów podczas wdrożenia automatyzacji jest chęć zrobienia wszystkiego naraz. Właściciel dowiaduje się, że taka opcja istnieje, kupuje drogie oprogramowanie i zatrudnia firmę, która wprowadza nowe procedury. Pracownicy muszą się przyzwyczaić do nowych systemów na wczoraj. W praktyce efekt jest odwrotny do zamierzonego.
Do częstych błędów zalicza się też ignorowanie specyfiki firmy. Procesy kształtowały się w Twoim przedsiębiorstwie latami, metodą prób i błędów. Próba wciśnięcia ich w sztywne ramy gotowego narzędzia jest z góry skazana na niepowodzenie.
Do tego dochodzi brak przeszkolenia zespołu. Pracownicy sami z siebie nie rozumieją, dlaczego dana zmiana jest wprowadzana. Są przyzwyczajeni do wypracowanych procedur i niekoniecznie mają ochotę uczyć się nowych systemów, dlatego będą stawiać opór. Mogą wprost mówić, co im się nie podoba, lub po cichutku stosować stare metody. Potrzebujesz ich zaangażowania, bo bez tego narzędzie będzie się marnować, więc poświęć czas na pokazanie im korzyści z automatyzacji.
Automatyzacja jako spokojne przejście – nasze podejście
W EasyAutomate pracujemy inaczej. Zamiast wymieniać wszystko od razu, nakładamy nowe rozwiązania na istniejącą infrastrukturę. Wdrożenie zaczynamy od zrozumienia Twoich procesów i wybrania tego, który przyniesie największe korzyści. Chociaż staramy się wykorzystać dostępne na rynku narzędzia, żeby ograniczyć koszty, nie wpisujemy Twoich procesów w sztywne ramy. W razie potrzeby możemy stworzyć nowe rozwiązanie.
Co najważniejsze, nie wymagamy wyłączania żadnego systemu podczas wdrożenia. Automatyzacja działa równolegle do istniejących procesów, dopóki nie będzie można jej uruchomić. Oznacza to, że faktury są wystawiane, zamówienia realizowane, a klienci obsługiwani. Pracujemy wokół Twojego harmonogramu.
Podczas automatyzacji ważne jest zarządzanie zmianą. Możemy przeprowadzić szkolenia dla Twoich pracowników, żeby sami przekonali się o korzyściach płynących z automatyzacji. Nie będą wtedy czuli się rzuceni na głęboką wodę z nowym systemem.
Zadbajmy wspólnie o rozwój Twojej firmy
Zanim podejmiesz decyzję o wdrażaniu automatyzacji, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji. Przyjrzymy się procesom w Twojej firmie, żeby uczciwie ocenić, które z nich warto zautomatyzować. Zależy nam na Twoim zysku, dlatego nie wciskamy automatyzacji tam, gdzie nie przyniesie to korzyści. Żeby Twoja inwestycja zwróciła się jak najszybciej, liczymy ROI przed rozpoczęciem prac.
Umów się na rozmowę. Opowiemy Ci, jak wprowadzamy automatyzację procesów bez zakłóceń w funkcjonowaniu firmy.
