Organizacja procesów biznesowych w każdej firmie wymaga stworzenia modelu, który będzie nie tylko efektywny, ale też zagwarantuje poprawność i powtarzalność poszczególnych czynności. Dzięki temu Twoi pracownicy poświęcają mniej czasu na rutynową obsługę dokumentacji i systemów informatycznych, a Ty skupiasz się na tym, na czym powinieneś, czyli zwiększaniu zysku. W obszarze zarządzania procesami biznesowymi można spotkać się często z trzeba akronimami — BPM, BPMS oraz BPMN. Przyjrzyjmy się im bliżej. Jak je rozróżnić, a co ważniejsze, jak wdrożyć, aby ułatwiły prowadzenie biznesu?
BPM co to znaczy, czyli Business Process Management w praktyce
Punktem wyjścia dla dalszych rozważań powinien być BPM ze względu na swój najszerszy zasięg. Business Process Management, czyli zarządzenie procesami biznesowymi, to działanie ukierunkowane na maksymalnie efektywne zaspokajanie potrzeb klientów. Niekiedy spotkasz się też z zamiennymi określeniami CPM (ang. Corporate Performance Management) lub EPM (ang. Enterprise Performance Management). W ten sposób określa się skalowalną metodologię, która jest stosowana do organizacji wewnętrznych procesów przedsiębiorstwa i ma za zadanie je ułatwić.
Czym jest proces biznesowy?
Osią, dookoła której obraca się BPM jest proces biznesowy, czyli połączony ze sobą zespół działań, które mają na celu rozwiązanie konkretnego problemu. Do typowych procesów biznesowych zalicza się:
- zarządzanie poszczególnymi pionami w przedsiębiorstwie, np. obiegiem dokumentacji pracowniczej, rekrutacją;
- działania marketingowe, sprzedaż, produkcja lub inne działania, które kreują dla Twojej firmy zysk;
- wszelkiego rodzaju działania wspierające prowadzenie głównej działalności. W praktyce może być to obsługa kadrowo-płacowa, usługi prawne, pomoc działu IT czy prowadzenie księgowości.
Odpowiednio wdrożony BPM jest niezbędny, aby przejść na kolejny poziom rozwoju firmy, czyli wdrożyć działania polegające na automatyzacji, jak chociażby Businnes Process Automation, technologie OCR czy wsparcie sztucznej inteligencji w poszczególnych obszarach działalności.
Jak wygląda wdrażanie zarządzania procesami biznesowymi?
Aby zoptymalizować obieg danych i zwiększyć produktywność, trzeba w odpowiedni sposób podejść do BPM. Najczęściej jego projekt będzie miał postać schematu blokowego obrazującego to, co dzieje się w poszczególnych działach firmy.
Zacznij od identyfikacji wszystkich procesów – zarówno tych, które już obowiązują, jak i tych, które planujesz dopiero wdrożyć. Jeżeli w swojej firmie wdrażałeś RODO (a zapewne tak było), możesz podejść do takiej analizy podobnie, jak do identyfikacji procesów przetwarzania danych osobowych z tą różnicą, że BPM ma szerszy kontekst. W tym celu warto zlecić przeprowadzenie audytu zewnętrznej firmie, która w obiektywny sposób podda analizie model biznesowy.
Kolejny krok to modelowanie zidentyfikowanych procesów, czyli symulacje działań w różnych warunkach środowiskowych. Dobrym przykładem jest np. ocena działania firmy w przypadku przełamania zabezpieczeń przez hakerów, w razie wycieku danych lub nagłego wzrostu obciążenia o 50%.
Trzeci etap obejmuje zakup lub zaprojektowanie odpowiedniego oprogramowania, systemu klasy BPM. Pozwala on na graficzne przedstawienie poszczególnych procesów, zapewnienie obiegu informacji, ścieżki akceptacji oraz zarządzanie codzienną pracą.
Nawet jeżeli system BPM był projektowany na zamówienie, konieczna będzie okresowa walidacja jego działania i modyfikacja poszczególnych elementów w celu dopasowania się do zmiennych warunków otoczenia biznesowego.
Zdobądź wiedzę, która pomoże Ci zarządzać firmą mądrzej
Pamiętaj, że projektowanie BPM musi być przeprowadzone rzetelnie, nigdy po macoszemu. Każda firma ma swoją specyfikę. Nawet jeżeli jakieś rozwiązanie sprawdzi się u Twojej bezpośredniej konkurencji, w Twoim przypadku nie musi zadziałać.
Jakie korzyści płyną z wdrożenia BPM?
Nadzór nad procesami biznesowymi daje Ci większą kontrolę nad funkcjonowaniem firmy. Przede wszystkim zmiany biznesowe mogą być wprowadzane szybciej i następuje to w sposób przewidywalny oraz oparty na konkretnych danych, a nie przypadkowy. Pozwala to na efektywniejszą realizację celów strategicznych i biznesowych, ponieważ nie marnujesz zasobów na szukanie najlepszych rozwiązań, ani nie wybierasz tych kompromisowych.
Ujednolicone procesy związane z przepływem pracy to także większe bezpieczeństwo i przewidywalność w trudnych momentach. Czy wiedziałeś, że błędem większości inwestorów giełdowych jest działanie na podstawie emocji, a nie danych rynkowych? W przypadku prowadzenia własnej firmy wygląda to podobnie. Najpierw planuj, dopiero później działaj.
Według analityków biznesowych najlepszy sposób zarządzania każdym biznesem opiera się na tzw. cyklu Deminga, inaczej określanym jako PDCA (ang. Plan, Do, Check, Act). Kolejne iteracje zmian i ich ewaluacja pozwalają na wypracowanie optymalnego modelu działania, oraz jego nieustanną poprawę. Pamiętaj, że biznes, który się nie rozwija, zaczyna się cofać.
Od listy procesów biznesowych do algorytmu działania. BMPN — co to takiego?
Załóżmy, że udało Ci się zidentyfikować wszystkie procesy biznesowe w Twojej firmie. Aby na podstawie takiego zestawienia możliwe było zastosowanie różnego rodzaju narzędzi informatycznych — a w szerszym kontekście zarządzanie procesowe — konieczne jest usystematyzowanie tych procesów oraz graficzna prezentacja ich wzajemnych zależności. Właśnie temu służy BPMN System, określany też jako Business Process Modelling and Notation System. Pierwsza wersja notacji BPMN została zaprojektowana dokładnie 20 lat temu przez konsultantów i sprzedawców oprogramowania w ramach Business Process Management Initiative.
Obecnie obowiązuje już BPMN 2.0, opracowana w 2011 roku przez Object Management Group. Opisuje ją również międzynarodowy standard ISO/IEC 195010:2013. Ze względu na swoją jednoznaczność, notacja BPMN może być wykorzystana do zaprojektowania systemu klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning) agregującego dane z różnych sektorów przedsiębiorstwa. Obsługuje ją oprogramowanie największych producentów modelowania software’u biznesowego, jak IBM, iGrafx czy Borland.
Mówiąc w skrócie, wykorzystanie BPMN jest niezbędne, aby zaprojektować oprogramowanie, które będzie w stanie skoordynować ze sobą poszczególne procesy w firmie i zoptymalizować ich działanie. Ale jak właściwie wygląda notacja BPMN? Na planszy umieszczane są kolejne elementy graficzne odzwierciedlające poszczególne elementy i zadania wykonywane w biznesie. Mogą to być takie klasy, jak:
- węzły przepływu (ang. flow nodes) – czynności, zdarzenia i bramki;
- połączenia (ang. connecting objects);
- miejsca realizacji procesu – baseny oraz tory pływackie (ang. pools and swimlanes);
- obiekty danych (ang. data objects);
- artefakty (ang. artifacts);
- dekoratory (ang. decorators).
Terminologia BPMN przewiduje łącznie kilkadziesiąt terminów, które dla większości osób niemających styczności z planowaniem biznesowym brzmią niczym przysłowiowa czarna magia. Jeśli jednak chcesz zautomatyzować procesy, realizowane w Twojej firmie przetłumaczenie listy procesów na BPMN będzie niezbędne.
Oczywiście możesz się zastanawiać, po co to wszystko? Czy przypadkiem nie chodzi o to, żeby dać zarobić firmie od IT, zamiast po prostu sięgnąć po długopis, kartkę papieru i napisać tzw. językiem naturalnym (czyli takim, jaki właśnie czytasz) co właściwie dzieje się w Twoim przedsiębiorstwie, a następnie oddać taką kartkę prezesowi software house’u?
Niestety, nie wystarczy. Wynika to z prostego faktu, że język naturalny, nawet jeżeli zamieścisz w nim rozbudowane tabele oraz wypunktowania, jest ze swojej natury narażony na wieloznaczności, a w efekcie mało precyzyjny. Nie ma przy tym znaczenia, w jakim języku taki opis przygotujesz, ta ułomność dotyczy nas — ludzi — jako gatunku. Właśnie dlatego pojawiła się potrzeba zaprojektowania systemu reguł, które zawsze będą odczytywane w taki sam sposób. Jest on jednocześnie relatywnie prosty do opanowania oraz na tyle wydajny, że pozwala na przygotowanie dokumentacji zarówno dla niewielkiej firmy działającej na rynku lokalnym, jak i międzynarodowej korporacji.
Reguły biznesowe na kartce papieru a wdrożenie BPMS. Jak przeprowadzić cyfrową transformację?
Po przygotowaniu zestawu reguł biznesowych w formacie BPMN można przystąpić do stopniowej cyfryzacji procesów. Służy temu oprogramowanie klasy BPMS, czyli Business Process Management System. Z takim softwarem możesz zautomatyzować nawet złożone procesy biznesowe, które często się powtarzają i wymagają współpracy wielu osób lub nawet kilku działów. Systemy BPMS przynoszą firmom wiele korzyści. Co zyskujesz dzięki ich wdrożeniu?
- Kontrola dostępu do danych
Korzystając z oprogramowania BPMS można w łatwy sposób zarządzać dostępem do różnego typu danych. Nie tylko decydujesz, którzy pracownicy mają dostęp do konkretnych informacji, ale zapewniasz też compliance z obowiązującymi przepisami.
- Jedno oprogramowanie dla całego przedsiębiorstwa
Podobnie jak w przypadku systemów ERP, platforma BPMS pozwala na dostęp do danych z dowolnego miejsca i ich łatwe współdzielenie, ograniczając czas potrzebny na wprowadzenie informacji do systemu oraz ich przetworzenie. Zasoby mogą być na bieżąco aktualizowane. Dzięki integracji wielu danych na jednej platformie firma może obniżyć bieżące koszty biznesu, rezygnując z wielu programów o mniejszych możliwościach.
- Łatwiejszy obieg procesów
Dzięki BPMS przetwarzanie informacji staje się łatwiejsze i szybsze, ponieważ nie trzeba ich nadzorować manualnie. To także gwarancja utrzymania jednolitej jakości, ponieważ każdy proces tego samego typu jest nieprzerwanie realizowany według jednakowych wytycznych.
- Wzrost satysfakcji pracowników i ich większa produktywność
Wdrożenie Business Process Management Systems sprawia, że pracownikom łatwiej i przyjemniej wykonuje się swoje zadania. A to — przy odpowiednim przywództwie — oznacza większą efektywność i wzrost zysków.
Dużą zaletą BPMS jest też skalowalność. Nie zawsze trzeba optymalizować workflow we wszystkich działach jednocześnie. Mało tego, nie w każdym przypadku będzie to zalecane. Jeżeli w danej komórce, np. dziale prawnym, dokumentacji pojawia się stosunkowo niewiele, ale zawsze wymaga ona przygotowania od zera, może się okazać, że optymalizacja po prostu się nie zwróci.
Czy BPMS jest tym samym, co BPA?
Czytając o zarządzaniu procesami biznesowymi mogłeś natknąć się też na takie określenie, jak Automatyzacja Procesów Biznesowych (ang. Business Process Automation). Można powiedzieć, że te dwie technologie grają w jednej drużynie, ale nie należy ich ze sobą utożsamiać.
BPA wykorzystuje konfigurowalne przepływy pracy (workflow), których zadaniem jest wykonywanie schematycznych i powtarzalnych działań przypisanych wcześniej pracownikom. Może to być np. wypełnianie deklaracji podatkowych w biurze księgowym. Tego typu software wdraża się znacznie szybciej niż BPMS i wpływa on na przyspieszenie procesów oraz na koordynowanie wszystkiego, co dzieje się w Twojej firmie. Dzięki temu można stosunkowo tanio i szybko usprawniać procesy w oparciu o już używane programy w firmie. Z kolei BPMS to kompleksowa platforma do zarządzania procesami biznesowymi. Wdraża się ją wolniej i wymaga większych nakładów finansowych.
O ile w przypadku BPA raz zaprogramowany proces można stosunkowo łatwo zmodyfikować, w przypadku BPMS będzie to znacznie trudniejsze i wymaga ingerencji w całą strukturę software’u.
Nie próbujemy Cię przekonać, że BPA zawsze będzie lepszy rozwiązaniem tylko dlatego, że jest szybsze oraz tańsze. Wiele firm, jak np. biura rachunkowe czy przedsiębiorstwa spedycyjne bazują na wykonywaniu powtarzalnych czynności, np. wypełnianiu dużej ilości tych samych formularzy. Może się okazać, że w ich przypadku BPMS będzie lepszy rozwiązaniem, którego wdrożenie przełoży się na wyższy ROI (ang. Return on Investment). A przecież właśnie o jak najwyższą stopę zwrotu z inwestycji chodzi w każdym biznesie.
Automatyzacja procesów w firmie. Jaką kolejność działań zachować?
Jeśli Twoim priorytetem jest zarządzanie procesowe, warto dobrze zaplanować poszczególne etapy wdrażania automatyzacji. Do właściwej identyfikacji procesów (czyli BPM) potrzebujesz wykorzystać system notacji (BPMN). Dopiero takie połączenie pozwala na wdrożenie oprogramowania (BPMS). Przyjęcie innego kierunku działań zwiększa ryzyko tego, że po drodze jeden lub wiele elementów całej układanki nie będzie działało w sposób prawidłowy.
W jaki sposób EasyAutomate wspiera automatyzację firm?
Nasi specjaliści pomogą Ci na każdym z tych etapów. Zaczynamy od weryfikacji opłacalności potencjalnych zmian. Jeśli uznamy, że przyczynią się one do zwiększenia efektywności, opracowujemy pełną dokumentację. W ramach audytu i przygotowania założeń projektowych zidentyfikujemy procesy firmowe, korzystając ze schematu BPMN. Na tej podstawie tworzymy poszczególne programy, których zadaniem będzie usprawnić przepływy pracy, odciążyć zasoby ludzkie i zapewnić Twojej firmie dalszy rozwój.
Zamawiając stworzenie oprogramowania BPMS nie musisz obawiać się o kompatybilność z innymi systemami firmowymi, ponieważ zapewniamy pełną integrację software’ów. Nie dostaniesz setek opcji oferowanych przez mainstreamową konkurencję, z których nigdy nie skorzystasz, ale platformę, która oferuje dokładnie to, co jest Ci potrzebne w prowadzeniu przedsiębiorstwa. Zajmiemy się też utrzymaniem i rozwojem oprogramowania, więc nie zostaniesz sam z błędami, irytującymi ograniczeniami czy niespodziewanymi crashami systemu.
