Zagubieni pracownicy utrudniają działanie firmy. Jeśli w poszczególnych działach gubią się dokumenty, a Ty słyszysz pytanie „na który mail przyszła wiadomość od Kowalskiego”, to znak, że trzeba się tym zająć. Sprawny przepływ informacji jest warunkiem utrzymania konkurencyjności na rynku.
Niestety, większość firm wciąż traci pieniądze przez brak organizacji. Według badań przeprowadzonych przez McKinsey pracownicy spędzają średnio 1.8 godziny dziennie na szukaniu potrzebnych informacji i dokumentów. W skali roku daje to 460 godzin na pracownika. To tak jakby do pracy, zamiast 5 osób, przychodziły 4.
Na czym polega problem z przepływem informacji w firmie?
Z naszych obserwacji wynika, że problemy ze sprawną wymianą informacji mają jedno podłoże. Nieuporządkowane procesy. Dział handlowy korzysta z CRM-a, księgowość z własnego systemu finansowego, a produkcja z arkuszy Excel. Każdy zespół ma własny system zapisywania danych, a gdy potrzebuje stworzyć raport, musi zapytać współpracowników z biura obok.
Standardowe rozwiązania nie usprawniają obiegu informacji w firmie
Większość firm próbuje rozwiązać problem przepływu informacji na dwa sposoby:
- Kupują systemy ERP.
- Zatrudniają dodatkowych pracowników do obsługi dokumentacji.
Nowy system ERP ma wysoki koszt. Jego wdrożenie wiąże się z długim okresem przejściowym i koniecznością przeprowadzenia szkoleń dla pracowników.
Nowy pracownik generuje koszty co miesiąc. Jego on-boarding trwa, a i tak nie masz gwarancji, że nie zrobi błędów podczas ręcznego przepisywania danych.
Przyśpiesz rozwój firmy z automatyzacją
Skuteczniejsze rozwiązanie: automatyzacja przepływu informacji
Nowoczesne systemy automatyzacji przepływu informacji opierają się na architekturze sterowanej zdarzeniami. Zmiana stanu systemu (np. pojawienie się nowej faktury w skrzynce mailowej) wywołuje szereg następujących po sobie akcji.
Nowoczesne narzędzia do automatyzacji łączą istniejące systemy w jedną całość. Przepływ danych między nimi może odbywać się bez ingerencji pracownika. Wystarczy nacisnąć odpowiedni przycisk i poczekać kilka minut na rezultat.
Szybkie zwycięstwa: lepszy przepływ informacji:
- jeden adres email dla wszystkich faktur,
- automatyczne powiadomienia o zadaniach,
- szablony najczęstszych dokumentów,
- automatyczne raporty dzienne.
Jak automatyzacja obiegu informacji działa w praktyce?
Automatyzacja nie jest abstrakcyjnym rozwiązaniem z przyszłości. W uproszczeniu polega na oddelegowaniu komputerowi zadań, które Twoi pracownicy robią ręcznie.
Automatyzacja fakturowania
W tradycyjnym układzie faktury przychodzą na różne adresy mailowe w firmie. Księgowa musi je pobrać. Następnie sortuje je według dat i dostawców. Wprowadza je do systemu księgowego i archiwizuje. Nawet sprawna osoba, która spędziła większość swojej kariery z dokumentami, potrzebuje na wykonanie tego zadania kilku/kilkunastu godzin miesięcznie.
Automatyczny system potrzebuje kilku minut. Człowiek pełni w nim jedynie funkcję nadzorczą. Nie musi wykonywać monotonnych zadań i poświęcać czasu na sprawdzanie, czy nie przestawił przecinka w nieodpowiednim miejscu.
Automatyzacja tworzy adres email, na który trafiają wszystkie faktury. Program odczytuje daty, kwoty, numer NIP, nazwę dostawcy i inne informacje za pomocą technologii OCR. Następnie kategoryzuje je według zdefiniowanych reguł i przesyła do odpowiednich folderów w chmurze.
Tutaj nie kończą się ułatwienia. System za pomocą API łączy się z programem księgowym i wprowadza w niego odpowiednie dane. Księgowa nie musi robić tego ręcznie. Wystarczy, że pod koniec procesu zweryfikuje poprawność informacji.
Automatyzacja tworzenia ofert
Czasochłonny proces tworzenia oferty handlowej składa się z powtarzalnych czynności. Handlowiec najpierw musi pobrać informacje o kliencie z systemu CRM. Następnie przepisuje je ręcznie do przygotowanego wcześniej szablonu. W kolejnym kroku weryfikuje aktualne ceny w cenniku i wprowadza je do oferty.
Na tym nie kończy się praca handlowca. Dokument musi zostać sformatowany w odpowiedni sposób, przekonwertowany na PDF i wysłany e-mailem do klienta. Na koniec pracownik aktualizuje status w CRM. Te działania mogą zająć nawet 30-35 minut. Czy da się je przyspieszyć?
Odpowiednio ustawiony system będzie pobierał dane z CRM, przepisywał je do szablonu i sprawdzał ceny w… kilka sekund. Na podstawie tych informacji stworzy dokument PDF, wyśle ofertę do klienta, a kopię zapisze w odpowiednim folderze. Następnie zaktualizuje status w CRM, a nawet stworzy przypomnienie o konieczności follow-upu za dwa dni.
Cały proces będzie trwał kilka minut. Wykluczy błędy przy przepisywaniu danych i zadba o spójność w wysyłanych ofertach. Handlowiec może wykorzystać zaoszczędzony czas na pozyskiwanie nowych zamówień.
Jak zacząć automatyzację obiegu danych w firmie?
Pierwszym krokiem, który należy wykonać przed automatyzacją, jest znalezienie właściwego procesu. Szukaj długotrwałych zadań wykonywanych regularnie. W większości firm jest to:
- przepisywanie danych między systemami,
- przygotowywanie faktur,
- tworzenie standardowych dokumentów i
- generowanie raportów.
Dany proces powinien być uporządkowany, czyli odbywać się w dokładnie określony sposób.
Wdrożenie podstawowych automatyzacji trwa kilka godzin. Nie zakłóca funkcjonowania firmy. Praca nad nim jest poprzedzona analizą i mapowaniem procesów biznesowych.
Automatyzacja, która się zwraca z EasyAutomate
Nasze automatyzacje zaczynamy od pytania: czy inwestycja Ci się zwróci w rozsądnym czasie? Zanim zaproponujemy usługi, przyglądamy się Twoim procesom i wyliczamy potencjalne oszczędności.
Jeśli koszty przewyższają korzyści, otwarcie Ci to powiemy. Tylko opłacalna automatyzacja ma sens. Wolimy stracić zlecenie niż polecić Ci rozwiązanie, które nie przyniesie zysku.
W EasyAutomate możesz widzieć partnera, który pomoże Ci podjąć właściwą decyzję biznesową. Chcesz sprawdzić, czy automatyzacja się u Ciebie opłaci? Skontaktuj się z nami.
